Nicolas facture-t-il les clients de mes clients ?

Non. Il facture les honoraires du cabinet. Les factures des clients du cabinet relèvent de leur comptabilité, tenue par l’assistant comptable.

Que fait-il d’un honoraire contesté ?

Il suspend les relances standard selon votre politique et passe la main à un associé. Aucune relance ne présente une somme contestée comme certaine.

Collaborateur IA · Expertise comptable
Relation client et administration Réf. AG-A02 Nicolas, chargé de facturation et de recouvrement des honoraires.

Les honoraires du cabinet facturés à leur juste montant : les forfaits à l’échéance, les suppléments seulement après accord, les encaissements suivis jusqu’au bout.

Parlons de votre cabinet

Les 14 agents IA du cabinet d’expertise comptable

NicolasAG-A02

Ce qui coince

Les dépassements de mission se font sans être facturés, et les impayés d’honoraires traînent.

Ce que Nicolas vous rend

Des honoraires facturés à temps, sans doublon ni supplément non accepté, des encaissements rapprochés et une situation claire de ce qui reste dû.

Quand : À chaque échéance de facturation

Pourquoi cet agent existe

Nicolas tient la facturation du cabinet sur ses lettres de mission : il facture ce qui est prévu, propose ce qui dépasse avec sa preuve, et ne l’émet qu’une fois l’accord obtenu. Le recouvrement suit votre politique, pas l’humeur du jour.

Le résultat attendu : des honoraires facturés à temps, sans doublon ni supplément non accepté, des encaissements rapprochés et une situation claire de ce qui reste dû.

Ce qui coince au cabinet

Les travaux hors forfait se font, et la question de les facturer arrive des mois après.
Une facture d’honoraires émise deux fois ou oubliée abîme la relation avec le client.
Les impayés d’honoraires se relancent quand quelqu’un y pense.

Ce qu’il fait

Facturation récurrente

Lire lettres de mission, forfaits et échéances
Appliquer une indexation seulement si elle est validée et applicable
Calculer les lignes de façon déterministe et vérifier le total
Émettre par le logiciel quand la délégation le permet, la plateforme agréée assurant la transmission réglementaire

Prestations exceptionnelles

Recevoir des responsables de pôle une proposition structurée : prestation, date, base de prix, justificatif
Vérifier si la prestation est incluse, optionnelle, à deviser ou hors périmètre
Préparer la demande d’accord au client
Facturer seulement après l’accord, avec sa référence

Encaissements et relances

Rapprocher paiements, prélèvements et factures, paiements partiels compris
Repérer avoirs, trop-perçus, échecs de prélèvement et échéances dépassées
Relancer selon votre politique de ton et de cadence
Produire la situation : facturé, encaissé, dû, en retard, hors forfait

Quand il intervient

Une échéance de facturation périodique
Une lettre de mission signée ou un avenant accepté
Une prestation hors forfait validée
Un paiement reçu
Une facture arrivée à échéance sans paiement

Comment il travaille

3 circuits de travail, de ce qui arrive à ce qui sort. Ouvrez-en un pour le suivre étape par étape.

WF-A02-01
Facturation récurrente
Ce qui arrive
Une échéance de facturation des lettres de mission actives.
Ce qui est vérifié
Dossiers et prestations à facturer selon périodicité, forfait, date d’effet et indexation validée
Aucune facture déjà produite pour le même dossier, la même mission et la même période, même en cas de nouvel essai
Numérotation, mentions, client facturé et total TTC
Ce qui est fait
Calculer les lignes par un calcul déterministe : abonnement, services compris, taxe, remise ou prorata prévus
Générer le projet dans le logiciel de facturation
Émettre si la délégation le permet, la transmission réglementaire passant par la plateforme agréée ; sinon demander la validation
Relire l’identifiant de la facture et conserver la preuve d’émission
Ce qui sort
Les factures d’honoraires du mois émises une fois, et leur preuve.
Ce qui l’arrête
Facture déjà émise : écartée
Changement de tarif non confirmé : rien n’est émis
WF-A02-02
Prestations exceptionnelles
Ce qui arrive
Une proposition d’un responsable de pôle : prestation, dossier, date, temps ou volume, justificatif, référence de mission.
Ce qui est vérifié
La prestation est-elle incluse, prévue en option, à deviser ou hors périmètre ?
L’accord requis existe-t-il ?
Ce qui est fait
Préparer la demande d’autorisation au client par la chargée de clientèle ou la secrétaire
Après l’accord, créer la ligne de facturation avec la référence de la preuve
Empêcher toute réémission en cas de signalement en double
Ce qui sort
Une prestation facturée sur accord, ou une proposition en attente.
Ce qui l’arrête
Accord manquant : aucune émission définitive
Description vague (« travail juridique réalisé ») : rien n’est facturé
WF-A02-03
Encaissements et relances
Ce qui arrive
Les paiements, prélèvements et factures en cours.
Ce qui est vérifié
Références, montants et dates sont associés, paiements partiels compris
Avoirs, trop-perçus, échecs de prélèvement et échéances dépassées sont repérés
Une somme contestée n’est jamais présentée comme certaine sans vérification
Ce qui est fait
Proposer le rapprochement facture et paiement
Déclencher les relances validées par le cabinet, au ton et à la cadence prévus
Produire la situation des honoraires : facturé, encaissé, dû, en retard, hors forfait, mission non rentable
Ce qui sort
Des encaissements rapprochés, des relances tracées et une situation à jour.
Ce qui l’arrête
Paiement partiel : le solde baisse, la facture reste ouverte
Contestation, litige, résiliation ou demande de remise : escalade humaine et relances standard suspendues
Jamais de menace ni de recouvrement coercitif

Les données et les accès dont il a besoin

Ce qu’il lit

Les lettres de mission actives et les grilles tarifaires
Les conditions hors taxes et la TVA applicable
Les périodes facturables et les prestations réalisées
Les autorisations des prestations hors forfait
Les relevés d’encaissement et les statuts des factures

Ce qu’il demande comme accès

Lecture des lettres de mission et des tarifs
Création de projets de facture, émission seulement si vous le déléguez
Lecture des paiements
Usage de la plateforme agréée du cabinet pour l’émission
Envoi des relances validées

Des accès décrits par nature, jamais par marque. Chacun est vérifié chez vous avant d’être ouvert ; une fonction que votre logiciel n’ouvre pas reste une tâche humaine.

Avec qui il travaille

Les collègues à qui il passe la main, et ce qu’ils s’échangent.

Un cas concret · Données fictives

Une modification statutaire hors forfait

Le juriste signale un transfert de siège réalisé pour un client dont le forfait ne couvre pas les actes juridiques exceptionnels. Données fictives.

1.Il relit la lettre de mission : l’acte n’est ni inclus ni prévu en option.
2.Il prépare un devis avec la base de prix et la référence du dossier.
3.Il fait envoyer la demande d’accord au client.
4.Il attend l’accord avant toute facture.

Ce qui en sort

Le client accepte le devis ; la facture est émise une fois, avec la référence de l’accord.

La validationAucune facture ne part sur la seule mention « travail juridique réalisé ».

Jamais seul

Ce que le cabinet conserve sous contrôle

Quand il vous sollicite : une contestation, un litige ou une demande de remise ; une résiliation en cours de mois ; un changement de tarif non confirmé ; une prestation exceptionnelle sans accord du client.

Ses règles s’écrivent avec vous au démarrage, et elles changent quand vous voulez.

Toute prestation exceptionnelle, facturée seulement après accord
Les remises, les litiges et les contestations
Tout changement de tarif
Aucun recouvrement coercitif
Les factures des clients du cabinet, qui ne relèvent pas de lui

Ce que le cabinet reçoit

Les factures d’honoraires
Les avoirs préparés
Les relances envoyées
Le suivi des impayés
Le reporting économique des honoraires

Questions fréquentes

Nicolas facture-t-il les clients de mes clients ?
Non. Il facture les honoraires du cabinet. Les factures des clients du cabinet relèvent de leur comptabilité, tenue par l’assistant comptable.
Que fait-il d’un honoraire contesté ?
Il suspend les relances standard selon votre politique et passe la main à un associé. Aucune relance ne présente une somme contestée comme certaine.