Arnaud passe-t-il des écritures sans validation ?

Seulement les cas courants que vous listez au démarrage, par exemple un abonnement toujours imputé au même compte. Tout le reste part en brouillon, avec une demande de validation ciblée.

Que fait-il d’une facture reçue deux fois ?

Il la reconnaît par son identifiant, son numéro, son tiers et sa période, même quand elle arrive par deux canaux différents, et bloque la seconde importation.

Travaille-t-il dans une comptabilité à part ?

Non. Il travaille dans votre logiciel de production, avec les droits que vous lui ouvrez. Si l’éditeur n’ouvre pas une fonction, la tâche revient à un collaborateur.

Collaborateur IA · Expertise comptable
Comptabilité et fiscalité Réf. AG-C01 Arnaud, assistant comptable.

De la facture reçue à l’écriture rapprochée : chaque flux du dossier entre en comptabilité avec sa pièce, ses contrôles et sa trace.

Parlons de votre cabinet

Les 14 agents IA du cabinet d’expertise comptable

ArnaudAG-C01

Ce qui coince

Les factures arrivent de partout, et vos collaborateurs passent leurs journées à les saisir.

Ce qu’Arnaud vous rend

Des écritures équilibrées, rattachées à leur pièce, rapprochées de la banque, et un état clair de ce qui reste en suspens avant la révision.

Quand : À réception d’une facture ou d’un relevé

Pourquoi cet agent existe

Arnaud prend le flux courant : il lit, contrôle, propose ou passe l’écriture que vos règles autorisent, et range à part tout ce qui demande un jugement. Vos collaborateurs passent leur temps sur les exceptions, plus sur la frappe.

Le résultat attendu : des écritures équilibrées, rattachées à leur pièce, rapprochées de la banque, et un état clair de ce qui reste en suspens avant la révision.

Ce qui coince au cabinet

Les pièces arrivent par la plateforme agréée, par courriel, en photo : chaque canal a ses doublons et ses oublis.
Le temps de saisie mange celui du contrôle, et une erreur d’imputation ne se voit qu’à la révision.
Les suspens bancaires s’accumulent jusqu’à la clôture, faute d’avoir été traités au fil de l’eau.
Avec la facturation électronique, la facture arrive structurée, mais il faut toujours la qualifier, l’imputer et la contrôler.

Ce qu’il fait

Recevoir et qualifier les pièces

Lire les factures électroniques (formats Factur-X, UBL ou CII) et les pièces classiques, en gardant l’original
Vérifier que la facture est bien adressée au dossier ou à l’un de ses établissements
Contrôler HT, TVA et TTC, ligne par ligne et au total
Bloquer les doublons, même quand la même facture arrive par deux canaux
Distinguer achat, vente, avoir, acompte, note de frais et document hors comptabilité

Imputer et comptabiliser

Proposer journal, compte de charge ou de produit, tiers 401 ou 411 et libellé normalisé
Appuyer chaque proposition sur les écritures déjà validées du dossier
Examiner l’exigibilité de la TVA, l’autoliquidation et le droit à déduction avant de toucher aux comptes 445
Passer les cas courants autorisés par vos règles, puis relire l’écriture dans le logiciel
Préparer une correction ou une contrepassation, jamais une modification silencieuse

Banque, paiements et lettrage

Importer et dédoublonner les mouvements bancaires de la période
Proposer le rapprochement, règlements groupés et partiels compris
Lettrer les comptes fournisseurs (401) et clients (411) selon votre délégation
Classer les mouvements sans pièce, les commissions et les écarts par cause probable
Rapprocher les règlements de paie des comptes sociaux et signaler les écarts au pôle social

Immobilisations

Repérer les achats d’équipement durable au regard de votre politique
Proposer compte d’actif, coût d’acquisition, durée et méthode
Demander au client la date de mise en service quand elle manque
Préparer la fiche d’immobilisation et le plan d’amortissement pour le réviseur

Quand il intervient

Son rythme : il travaille au fil des flux. La cadence des synchronisations suit ce que vos logiciels permettent et ce que vous fixez au démarrage.

Une facture ou un avoir reçu de la plateforme agréée, du portail client ou par courriel
Un nouveau mouvement bancaire disponible
Une note de frais déposée
Un journal de paie validé, transmis par le pôle social
Une synchronisation planifiée avec vos logiciels
Une correction ou une demande d’un collaborateur

Comment il travaille

4 circuits de travail, de ce qui arrive à ce qui sort. Ouvrez-en un pour le suivre étape par étape.

WF-C01-01
Réception, qualification et contrôles de facture
Ce qui arrive
Une facture, un avoir ou un justificatif arrive dans le dossier, structuré ou non.
Ce qui est vérifié
Le SIREN ou le SIRET du destinataire correspond au dossier ou à un établissement autorisé
Les champs structurés sont lus quand ils existent ; sinon l’extraction garde la source et un indice de qualité
HT, TVA et TTC concordent ligne par ligne et au total, avec la tolérance d’arrondi que vous fixez
Aucun doublon : identifiant réglementaire, numéro et tiers sur la période, empreinte du fichier, rapprochements existants
Ce qui est fait
Normaliser le numéro, les dates d’émission, de livraison et d’échéance, la devise, les taux multiples, l’avoir lié et la référence de commande
Classer la pièce : achat, vente, avoir, acompte, immobilisation possible, note de frais ou document hors comptabilité
Rattacher l’original à la future écriture et noter le niveau de preuve
Ce qui sort
Une pièce qualifiée, prête à imputer, ou mise de côté avec son motif.
Ce qui l’arrête
Destinataire différent du dossier : rien n’est comptabilisé, le collaborateur est prévenu
Montants incohérents : la pièce passe en exception, la demande de facture rectificative est préparée
Doublon : la seconde importation est bloquée
WF-C01-02
Imputation et comptabilisation
Ce qui arrive
Une pièce qualifiée, le plan de comptes et le régime fiscal du dossier.
Ce qui est vérifié
Les écritures comparables déjà validées du dossier servent de référence
La TVA est examinée : objet de l’opération, exigibilité, autoliquidation, prorata de déduction, exonérations ; la TVA d’une facture n’est jamais déductible par principe
Le risque immobilisation ou charge est évalué selon votre politique
Débits et crédits s’équilibrent, la période est ouverte, le compte actif, le journal autorisé
Ce qui est fait
Proposer journal, comptes, tiers 401 ou 411, comptes 445, date comptable et libellé normalisé
Passer l’écriture si le cas est courant et autorisé par vos règles ; sinon enregistrer un brouillon et demander une validation ciblée
Relire l’écriture créée dans le logiciel : identifiant, comptes, montants, période et pièce jointe
Ce qui sort
Une écriture équilibrée, sourcée et relue, ou un brouillon soumis à validation.
Ce qui l’arrête
Période close : seule une proposition est produite
Erreur constatée après écriture : correction ou contrepassation préparée, jamais de modification silencieuse de l’historique
Réponse du logiciel perdue après une écriture : il vérifie ce qui existe avant toute nouvelle tentative
WF-C01-03
Paiements, lettrage et banque
Ce qui arrive
Les mouvements bancaires de la période.
Ce qui est vérifié
Les mouvements sont dédoublonnés par compte, identifiant, date et montant
Les candidats de rapprochement se cherchent par montant, tiers, référence, sens et date
Règlements groupés et partiels sont reconnus, sans forcer une affectation unique
Le lettrage porte sur les comptes de tiers, jamais sur les comptes de chiffre d’affaires
Ce qui est fait
Proposer ou confirmer, selon votre délégation, le lettrage des comptes fournisseurs (401) et clients (411)
Classer les mouvements sans pièce, les paiements non affectés, les commissions et les écarts par cause probable
Rapprocher les règlements de paie des comptes 421, 431 et 437, ou de ceux que le dossier emploie
Ce qui sort
Une banque rapprochée et un état des suspens, chacun avec sa cause et son responsable.
Ce qui l’arrête
Virement groupé ambigu : proposé, jamais forcé
Écart sur la paie : remonté au pôle social
Pièce absente : une demande ciblée est préparée pour le client
WF-C01-04
Détection d’immobilisation
Ce qui arrive
Une facture d’équipement durable.
Ce qui est vérifié
La nature du bien, sa durée d’utilisation attendue et votre politique de capitalisation sont confrontées
La ventilation de la TVA est vérifiée
Les options complexes ne sont jamais tranchées seules
Ce qui est fait
Proposer le compte d’actif (par exemple 2183 pour le matériel de bureau et informatique, quand il convient), le coût d’acquisition, la durée et la méthode
Demander au client la date de mise en service qui manque, par la chargée de clientèle
Préparer la fiche d’immobilisation et le plan d’amortissement, puis les soumettre au réviseur
Ce qui sort
Une fiche d’immobilisation proposée, avec ses motifs, en attente du visa du réviseur.
Ce qui l’arrête
Date de mise en service inconnue : aucun amortissement n’est calculé
Votre politique conduit à une charge : la proposition et ses motifs sont enregistrés tels quels

Les données et les accès dont il a besoin

Ce qu’il lit

Le plan de comptes et les journaux du dossier
Les périodes ouvertes et closes
Les règles de TVA du dossier, avec leurs dates d’effet
Les factures structurées et les justificatifs, avec leur original
Les tiers connus et les écritures déjà validées
Les relevés et mouvements bancaires
Vos règles de délégation et votre politique d’immobilisation

Ce qu’il demande comme accès

Lecture des factures, de leurs originaux et de leurs statuts sur la plateforme agréée
Lecture du plan de comptes, des journaux et des périodes
Création de brouillons d’écriture ; écriture définitive seulement si vous l’autorisez
Lecture des mouvements bancaires
Proposition du lettrage, et confirmation selon votre délégation
Création des tiers, si vos droits le permettent

Des accès décrits par nature, jamais par marque. Chacun est vérifié chez vous avant d’être ouvert ; une fonction que votre logiciel n’ouvre pas reste une tâche humaine.

Avec qui il travaille

Les collègues à qui il passe la main, et ce qu’ils s’échangent.

Un cas concret · Données fictives

Un ordinateur portable à 1 200 € HT

Une facture structurée arrive de la plateforme agréée : un ordinateur portable, 1 200 € HT et 240 € de TVA, pour une société au régime normal. Données fictives.

1.Il vérifie que le destinataire est bien la société du dossier, et qu’aucune facture identique n’est déjà enregistrée.
2.Il contrôle HT, TVA et TTC, puis le droit à déduction au regard de l’activité.
3.Le bien est durable : il ouvre un contrôle d’immobilisation selon votre politique.
4.Il propose l’écriture type : débit 2183 (matériel de bureau et informatique) 1 200 €, débit 44562 (TVA déductible sur immobilisations) 240 €, crédit 404 (fournisseurs d’immobilisations) 1 440 €.
5.La date de mise en service manque : il la fait demander au client.

Ce qui en sort

La proposition d’écriture et la fiche d’immobilisation attendent le visa du réviseur. Aucun amortissement n’est calculé tant que la date manque.

La validationCes comptes ne s’emploient qu’après validation de leur pertinence dans le plan du dossier et du droit à déduction. Si votre politique conduit à une charge, la proposition et ses motifs sont enregistrés.

Jamais seul

Ce que le cabinet conserve sous contrôle

Quand il vous sollicite : une TVA dont le droit à déduction n’est pas établi ; un achat qui peut être une charge ou une immobilisation hors de votre politique ; une facture adressée à une autre société que celle du dossier ; une écriture à passer sur une période close ; une erreur constatée après écriture, à corriger ou à contrepasser.

Ses règles s’écrivent avec vous au démarrage, et elles changent quand vous voulez.

Toute écriture qui sort des cas courants que vous avez autorisés
Le droit à déduction de la TVA, quand il n’est pas établi
Le choix entre charge et immobilisation hors de votre politique
Toute écriture définitive sur une période close
La correction d’une écriture déjà validée
Aucune écriture n’est inventée pour combler un écart

Ce que le cabinet reçoit

Des écritures équilibrées, chacune rattachée à sa pièce
L’état des suspens bancaires, classés par cause
Le tableau des imputations à contrôler
La liste des immobilisations proposées
La synthèse de complétude du dossier pour la période

Questions fréquentes

Arnaud passe-t-il des écritures sans validation ?
Seulement les cas courants que vous listez au démarrage, par exemple un abonnement toujours imputé au même compte. Tout le reste part en brouillon, avec une demande de validation ciblée.
Que fait-il d’une facture reçue deux fois ?
Il la reconnaît par son identifiant, son numéro, son tiers et sa période, même quand elle arrive par deux canaux différents, et bloque la seconde importation.
Travaille-t-il dans une comptabilité à part ?
Non. Il travaille dans votre logiciel de production, avec les droits que vous lui ouvrez. Si l’éditeur n’ouvre pas une fonction, la tâche revient à un collaborateur.