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Gestion locative

Trois cents lots. Et la même journée pour les quittances, la fuite du 3e et le loyer qui manque.

Le métier tient sur du volume qui revient tous les jours : une quittance, une fuite, un préavis, un devis à faire valider, un loyer qui n’est pas arrivé. C’est ce qui le rend automatisable, et c’est aussi ce qui le rend risqué : une réponse donnée trois cents fois finit par être donnée sans regarder le dossier. Chaque flux a ici un agent responsable.

14 688 tâches déjà réalisées par cette équipe chez nos clients

Un assistant pour l’immobilier sait envoyer une quittance. Une gestionnaire des impayés sait que le loyer du 4B manque depuis six jours, que le locataire a payé en retard deux fois cette année, et qu’il reste onze jours avant de saisir l’assurance loyers impayés.

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8agents, 5 pôles

Ils travaillent dansGmailOutlookWhatsApp BusinessHubSpotCalendlyMetabaseSepteo SPIet 19 autres

Où ça coince chez vous ?

Cochez ce que vous reconnaissez : les agents qui y répondent s’allument.

Cochez ce que vous reconnaissez : les agents qui y répondent s’allument.

Un dossier vivant

Mardi 8 h 05 : le loyer du 4B n’est pas arrivé

  1. Didier

    voit l’échéance dépassée de six jours, vérifie qu’aucun virement ne dort sans référence, et envoie le premier rappel courtois.

  2. Nathalie

    confirme qu’aucun encaissement ne correspond : ce n’est pas un faux retard.

  3. Didier

    relève que le locataire a payé en retard deux fois cette année, et que l’assurance loyers impayés impose une déclaration sous vingt jours.

  4. Fatou

    informe le propriétaire du retard et de ce qui a déjà été fait, avant qu’il s’en aperçoive.

  5. Le gestionnaire

    lit une ligne : retard J+6, rappel envoyé, garantie à saisir avant le 28. Il décide de proposer un échéancier.

  6. Didier

    prépare l’échéancier aux conditions de l’agence et le dossier de preuves, au cas où.

  7. Xavier

    garde la date limite de la garantie dans le point du matin jusqu’à ce qu’elle soit traitée.

Plusieurs collègues qui se passent le travail. C’est ça, une équipe.

L’équipe

Un agent réel, un portefeuille, une délégation. Ajoutez ceux qu’il vous manque.

01

Développement et location

Faire entrer des biens, les louer vite

  • Olivier

    Chargé du développement du portefeuille

    Faire entrer des biens en gestion sans dépendre du seul bouche-à-oreille.

    Un flux de bailleurs qualifiés, et un dossier d’entrée complet le jour de la signature.

    Sa fiche

  • Sandrine

    Chargée de location

    Réduire la vacance en traitant chaque candidat le jour où il se manifeste, avec les mêmes critères pour tous.

    Un logement reloué plus vite, et des dossiers comparés sur les mêmes critères écrits.

    Équipe de départ

    Sa fiche
02

Baux, entrées et sorties

Le cycle administratif du locataire

  • Virginie

    Gestionnaire des baux, des entrées et des sorties

    Qu’un bail parte complet, et qu’une sortie se calcule sur des états des lieux comparés.

    Un bail sans annexe manquante, et un dépôt de garantie qui s’explique ligne à ligne.

    Sa fiche
03

Relation et interventions

Répondre, faire réparer

  • Fatou

    Gestionnaire de la relation locataires et propriétaires

    Répondre au quotidien du portefeuille, et tenir les propriétaires informés sans qu’ils demandent.

    Un délai de réponse court sur le portefeuille, et un propriétaire qui n’a plus à relancer.

    Équipe de départ

    Sa fiche

  • Patrice

    Responsable de la maintenance, des travaux et des sinistres

    Faire réparer vite, dans la limite du mandat, en sachant qui paie.

    Une intervention lancée le jour du signalement, et une charge imputée à qui la doit.

    Équipe de départ

    Sa fiche
04

Comptes et impayés

Encaisser, reverser, recouvrer

  • Nathalie

    Comptable de gestion locative

    Que chaque loyer reçu trouve son locataire, et que le compte rendu de gestion ne prenne plus trois jours.

    Des comptes qui se tiennent au jour et un compte rendu de gestion prêt sans veillée.

    Équipe de départ

    Sa fiche

  • Didier

    Responsable des impayés et du précontentieux

    Traiter un retard la semaine où il apparaît, quand il coûte encore un courrier.

    Un impayé traité au premier mois, et une garantie saisie avant sa forclusion.

    Équipe de départ

    Sa fiche
05

Direction des opérations

Voir ce qui va déraper

  • Xavier

    Directeur des opérations

    Voir, chaque matin, quel dossier du portefeuille va déraper cette semaine.

    Un gestionnaire qui pilote par exceptions au lieu de découvrir les urgences dans sa boîte.

    Sa fiche

La chaîne de valeur, agent par agent

  1. 01

    Bailleur

    Un bien qualifié et un mandat signé

    Olivier

  2. 02

    Mise en location

    Une annonce diffusée sur des informations validées

    Sandrine

  3. 03

    Candidats

    Des dossiers complets, mêmes critères pour tous

    Sandrine

  4. 04

    Bail

    Un contrat complet, annexes comprises

    Virginie

  5. 05

    Entrée

    Un état des lieux, un dépôt, une assurance

    Virginie

  6. 06

    Quotidien

    Une réponse le jour même, un propriétaire informé

    Fatou

  7. 07

    Incident

    Une intervention lancée et suivie

    Patrice

  8. 08

    Devis

    Un accord de propriétaire obtenu ou relancé

    Patrice

  9. 09

    Loyers

    Chaque encaissement affecté au bon lot

    Nathalie

  10. 10

    Retard

    Un rappel dans la semaine, une garantie saisie à temps

    Didier

  11. 11

    Reversement

    Un versement préparé et un compte rendu justifié

    Nathalie

  12. 12

    Sortie

    Deux états des lieux comparés, un dépôt calculé

    Virginie

  13. 13

    Pilotage

    Les exceptions du jour, et rien d’autre

    Xavier

Ce qu’ils font seuls, ce qui reste à vous

L’autonomie absolue n’existe ni pour un agent ni pour un salarié : chacun travaille dans un mandat. Le travail consiste à réduire les décisions humaines à celles qui le justifient, pas à supprimer les contrôles.

A

Il agit, vérifie, trace et programme la suite

Sans demander d’autorisation.

  • Répondre à une question courante depuis le bail
  • Envoyer une quittance ou une attestation disponible
  • Réclamer une pièce à un candidat, un bailleur, un prestataire
  • Détecter un loyer manquant et écarter les faux retards
  • Affecter un encaissement au bon lot
  • Transmettre au propriétaire ce qui le concerne
  • Repérer une panne qui revient
B

Il agit seul si toutes les conditions sont réunies

Plafond du mandat, modèles validés, séquence approuvée ; sinon il bloque.

  • Lancer une intervention urgente sous le plafond du mandat
  • Envoyer le premier rappel d’un loyer en retard
  • Diffuser une annonce sur des informations validées
  • Préparer un bail depuis un modèle validé
  • Proposer un échéancier aux conditions de l’agence
  • Préparer un reversement propriétaire, prêt à autoriser
C

Il instruit tout, un humain décide

Le travail de préparation est fait ; la décision ne lui appartient pas.

  • Le choix du locataire, et le motif écrit d’un dossier écarté
  • Tout virement et toute écriture comptable
  • L’envoi d’une mise en demeure
  • Une retenue sur dépôt de garantie
  • Imputer une réparation au locataire dans un cas douteux
  • Le niveau d’honoraires et toute dérogation au mandat
  • Une clause rédigée librement
D

Jamais

Quel que soit l’agent.

  • Se faire passer pour un humain, ou masquer l’usage d’une IA quand l’information est due
  • Choisir un locataire, ou appliquer un critère qui ne serait pas écrit et identique pour tous
  • Demander une pièce qui ne figure pas dans la liste autorisée
  • Donner un conseil juridique
  • Déclencher un virement ou modifier une comptabilité validée
  • Décider d’une assignation, d’une expulsion ou d’un abandon de dette
  • Démarcher un particulier qui n’a pas donné son accord
  • Modifier ou supprimer un état des lieux, une preuve, un courrier

Les logiciels de votre métier

26 logiciels du métier que nous connaissons, et dans lesquels vos collaborateurs peuvent travailler une fois la connexion vérifiée.

Ces marques appartiennent à leurs éditeurs : ni partenariat, ni approbation. Reconnus ne veut pas dire connectés : certains éditeurs documentent une connexion, chez d’autres l’accès dépend de votre contrat, et nous le vérifions cabinet par cabinet. Avant signature, nous produisons la matrice de ce qui est connecté, intégrable par fichiers, ou manuel. Rien n’est dit connecté sans un test de bout en bout.

Logiciels de gestion

  • Septeo SPI

    Gestion locative, comptabilité, quittances et comptes rendus

  • Powimo

    Gestion locative et suivi d’activité

  • Vilogi

    Gestion, extranet et interventions

  • Gercop

    Gestion locative et comptes mandants

  • Rentila

    Gestion locative pour les portefeuilles légers

  • Votre logiciel de gestion

    Un autre outil métier : nous vérifions ce qu’il laisse connecter

Location et candidats

  • DossierFacile

    Dossiers de candidats locataires vérifiés

  • Passerelles de diffusion

    Publication des annonces sur les portails

  • ImmoPad

    États des lieux numériques et photos horodatées

Signatures et courrier suivi

  • Yousign

    Signature électronique des baux et mandats

  • Universign

    Signature électronique, alternative

  • AR24

    Lettre recommandée électronique : mises en demeure et congés

  • Maileva

    Impression, mise sous pli et envoi postal suivi

Interventions

  • Twimm

    Interventions, prestataires et suivi technique

  • Vos prestataires référencés

    Devis, plannings et preuves de réalisation

Comptes et banque

  • Pennylane

    Comptabilité, factures et justificatifs

  • Sage

    Comptabilité et gestion du cabinet

  • Qonto

    Comptes du cabinet et rapprochements

Relation et téléphonie

  • Gmail

    Messagerie, demandes entrantes et relances

  • Outlook

    Messagerie, agenda et documents

  • WhatsApp Business

    Photos d’incident, échanges rapides

  • Ringover

    Appels, historique et suivi des demandes

Développement et pilotage

  • HubSpot

    Bailleurs, propositions et suivi des mandats

  • Calendly

    Visites, états des lieux et rendez-vous bailleurs

  • Power BI

    Vacance, impayés, délais d’intervention

  • Metabase

    Suivi d’activité à partir de vos données

Dans quel ordre on les met au travail

Il serait imprudent de tout mettre en route d’un coup. Chaque agent passe par un environnement fictif, des dossiers anonymisés, une période d’observation, puis une délégation qui s’élargit.

  1. 01

    Vague 1 : le quotidien du portefeuille

    Répondre aux locataires et aux propriétaires, lancer les interventions. C’est là que les journées se perdent.

    Fatou, Patrice, Xavier

  2. 02

    Vague 2 : l’argent

    Pointer les loyers, contrôler les factures, traiter le retard le mois où il apparaît.

    Nathalie, Didier

  3. 03

    Vague 3 : louer et contractualiser

    Réduire la vacance et sortir des baux complets. La délégation s’écrit critère par critère, et le choix reste humain.

    Sandrine, Virginie

  4. 04

    Vague 4 : faire grandir le portefeuille

    Aller chercher des bailleurs et préparer les entrées en gestion.

    Olivier

Ce qui ne se négocie pas

  • Le cabinet reste responsable de sa gestion, de son mandat et de ses agents.
  • Aucun agent ne choisit le locataire : il vérifie les pièces autorisées et applique à tous les mêmes critères, écrits.
  • Aucun agent ne demande une pièce qui ne figure pas dans la liste autorisée.
  • Le motif d’un dossier de candidat écarté est écrit et relu par un humain.
  • Aucun agent ne déclenche un virement ni ne modifie une comptabilité validée : les paiements sont préparés, puis autorisés.
  • Aucun agent ne décide d’une assignation, d’une expulsion ni d’un abandon de dette.
  • Aucun agent ne donne de conseil juridique : la question va à votre conseil.
  • Aucun particulier n’est démarché sans avoir donné son accord.
  • Une réparation n’est imputée au locataire que par une personne, jamais par défaut.
  • Les états des lieux, photos horodatées et courriers ne sont ni modifiés ni supprimés.
  • Une panne de connexion n’est jamais confondue avec un loyer encaissé ou une relance envoyée.
  • Toute délégation nouvelle est testée sur des exercices passés avant d’être ouverte.

Ce que nous mesurons, dans ce métier

Louer et contractualiser

  • Délai de mise en ligne
  • Délai de réponse à un candidat
  • Dossiers complets reçus
  • Vacance moyenne par logement
  • Baux complets à la signature

Tenir le quotidien

  • Délai de première réponse
  • Demandes traitées sans intervention humaine
  • Résumés propriétaires à date
  • Signalements traités le jour même
  • Délai de résolution d’un incident

Tenir les comptes

  • Loyers pointés à date
  • Paiements sans référence identifiés
  • Factures contrôlées avant paiement
  • Délai du compte rendu de gestion
  • Écarts expliqués

Protéger le loyer

  • Retards détectés à l’échéance
  • Premiers rappels sous 48 h
  • Garanties saisies dans les délais
  • Encaissements après relance
  • Dossiers précontentieux complets

Décrivez votre cabinet.

Nous analysons où le travail ralentit chez vous, et nous composons l’équipe qui le fera avancer.

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