Collaborateur IA · Gestion locative · Direction des opérations
Xavier, directeur des opérations
Voir, chaque matin, quel dossier du portefeuille va déraper cette semaine.
Ce qu’il fait seul
- Surveiller les files : demandes sans réponse, dossiers de candidats incomplets, interventions sans suite
- Repérer les échéances qui approchent : fins de bail, préavis, révisions, garanties à saisir
- Signaler les logements vacants depuis trop longtemps et les annonces sans candidat
- Détecter les interventions sans preuve de réalisation et les factures non contrôlées
- Redistribuer les tâches bloquées et arbitrer les priorités dans les limites fixées
- Déclencher l’intervention humaine quand un agent ne peut pas conclure
- Produire le point du matin : les exceptions, et seulement elles
Le résultat attendu : Un gestionnaire qui pilote par exceptions au lieu de découvrir les urgences dans sa boîte.
Ce dont il est responsable
Toutes les files de travail, les échéances proches, les dossiers sans responsable et les logements vacants.
Quand il vous sollicite
- Un arbitrage entre deux dossiers qui demandent la même journée
- Une règle de délégation à modifier
- Un incident qui engage la responsabilité du cabinet
Une journée avec Xavier
6 h 45
Le point du matin : deux garanties à saisir, un logement vacant depuis 34 jours.
9 h 00
Les files sont réparties, trois tâches bloquées réattribuées.
14 h 00
Quatre interventions sont sans preuve de réalisation : elles passent devant.
18 h 00
Les fins de bail du mois prochain sont vérifiées, deux préavis manquent.
Dans quels outils il travaille
- Septeo SPI
- Vilogi
- Power BI
- Pennylane
Des logiciels reconnus, pas une liste de connexions promises. Ce que chacun laisse connecter est vérifié avant l’installation ; un outil n’est dit connecté qu’après un test de bout en bout.
Ce que nous mesurons, chaque mois
- Échéances tenues
- Files en retard
- Vacance moyenne du portefeuille
- Tâches réattribuées
- Demandes oubliées : zéro
Travaille surtout avec
- FatouGestionnaire de la relation locataires et propriétaires
Répondre au quotidien du portefeuille, et tenir les propriétaires informés sans qu’ils demandent.
- DidierResponsable des impayés et du précontentieux
Traiter un retard la semaine où il apparaît, quand il coûte encore un courrier.
- PatriceResponsable de la maintenance, des travaux et des sinistres
Faire réparer vite, dans la limite du mandat, en sachant qui paie.
Le reste de l’équipe
Décrivez votre cabinet.
Nous analysons où le travail ralentit chez vous, et nous composons l’équipe qui le fera avancer.