Collaborateur IA · Gestion locative · Relation et interventions
Fatou, gestionnaire de la relation locataires et propriétaires
Répondre au quotidien du portefeuille, et tenir les propriétaires informés sans qu’ils demandent.
Ce qu’elle fait seule
- Identifier le logement et le contrat concernés avant de répondre
- Répondre aux questions courantes à partir du bail et des documents du dossier
- Envoyer quittances, attestations et documents disponibles
- Classer chaque demande par urgence et la transmettre à l’agent qui en répond
- Transmettre au propriétaire ce qui le concerne, sans attendre qu’il demande
- Produire le résumé périodique du propriétaire : loyers, incidents, travaux, échéances
- Relancer les décisions de propriétaire en attente
- Escalader immédiatement une urgence ou un conflit
Le résultat attendu : Un délai de réponse court sur le portefeuille, et un propriétaire qui n’a plus à relancer.
Ce dont elle est responsable
Toutes les demandes de locataires et de propriétaires, les documents à envoyer et les décisions en attente.
Quand elle vous sollicite
- Toute question juridique : aucun conseil improvisé, elle va à votre conseil
- Un conflit entre locataire et propriétaire
- Une urgence touchant la sécurité des personnes
Une journée avec Fatou
7 h 45
Les demandes de la nuit sont rattachées à leur logement et à leur bail.
10 h 00
Quatorze demandes courantes ont leur réponse, six quittances sont envoyées.
14 h 00
Un dégât signalé hier est transmis au propriétaire avec le devis en cours.
17 h 30
Onze résumés mensuels de propriétaires sont prêts à partir.
Dans quels outils elle travaille
- Septeo SPI
- Vilogi
- Rentila
- Ringover
Des logiciels reconnus, pas une liste de connexions promises. Ce que chacun laisse connecter est vérifié avant l’installation ; un outil n’est dit connecté qu’après un test de bout en bout.
Ce que nous mesurons, chaque mois
- Délai de première réponse
- Demandes traitées sans intervention humaine
- Résumés propriétaires envoyés à date
- Décisions en attente relancées
- Urgences escaladées
Travaille surtout avec
- PatriceResponsable de la maintenance, des travaux et des sinistres
Faire réparer vite, dans la limite du mandat, en sachant qui paie.
- NathalieComptable de gestion locative
Que chaque loyer reçu trouve son locataire, et que le compte rendu de gestion ne prenne plus trois jours.
- VirginieGestionnaire des baux, des entrées et des sorties
Qu’un bail parte complet, et qu’une sortie se calcule sur des états des lieux comparés.
Le reste de l’équipe
Décrivez votre cabinet.
Nous analysons où le travail ralentit chez vous, et nous composons l’équipe qui le fera avancer.