Collaborateur IA · Gestion locative · Comptes et impayés
Nathalie, comptable de gestion locative
Que chaque loyer reçu trouve son locataire, et que le compte rendu de gestion ne prenne plus trois jours.
Ce qu’elle fait seule
- Pointer les loyers reçus et identifier les paiements incomplets ou sans référence
- Affecter chaque mouvement au bon locataire et au bon lot
- Préparer les quittances et suivre dépôts de garantie et régularisations
- Contrôler les factures de prestataires contre le devis et l’intervention
- Préparer les versements aux propriétaires, prêts à autoriser
- Produire les comptes rendus de gestion, ligne à ligne justifiés
- Signaler toute incohérence et répondre aux questions simples de calcul d’un propriétaire
- Préparer les exports destinés à la comptabilité
Le résultat attendu : Des comptes qui se tiennent au jour et un compte rendu de gestion prêt sans veillée.
Ce dont elle est responsable
Les loyers encaissés, les dépôts de garantie, les factures de prestataires, les reversements et les comptes rendus.
Quand elle vous sollicite
- Tout virement : il est préparé, jamais déclenché par un agent
- Modifier une écriture ou une comptabilité déjà validée
- Un écart inexpliqué après recherche
Une journée avec Nathalie
8 h 00
Les encaissements de la nuit sont pointés : trois virements sans référence.
10 h 30
Les trois sont identifiés et affectés, une quittance partielle est signalée.
14 h 00
Neuf factures de prestataires sont contrôlées contre devis et intervention.
17 h 30
Les reversements du mois sont préparés, prêts à autoriser.
Dans quels outils elle travaille
- Septeo SPI
- Pennylane
- Sage
- Vilogi
Des logiciels reconnus, pas une liste de connexions promises. Ce que chacun laisse connecter est vérifié avant l’installation ; un outil n’est dit connecté qu’après un test de bout en bout.
Ce que nous mesurons, chaque mois
- Loyers pointés à date
- Paiements sans référence identifiés
- Factures contrôlées avant paiement
- Délai de production du compte rendu
- Écarts expliqués
Travaille surtout avec
- DidierResponsable des impayés et du précontentieux
Traiter un retard la semaine où il apparaît, quand il coûte encore un courrier.
- FatouGestionnaire de la relation locataires et propriétaires
Répondre au quotidien du portefeuille, et tenir les propriétaires informés sans qu’ils demandent.
- PatriceResponsable de la maintenance, des travaux et des sinistres
Faire réparer vite, dans la limite du mandat, en sachant qui paie.
Le reste de l’équipe
Décrivez votre cabinet.
Nous analysons où le travail ralentit chez vous, et nous composons l’équipe qui le fera avancer.