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Restaurant

Le téléphone sonne pendant le coup de feu. Le mardi soir est vide. La marge se découvre au bilan.

Un restaurant indépendant ne perd pas son argent en cuisine. Il le perd au téléphone qui sonne pendant le service, sur les soirs qu’on ne remplit jamais, dans les hausses de prix que personne ne compare, et dans l’écart entre ce qui a été vendu et ce qui arrive sur le compte. Chacun de ces trous a ici un agent responsable.

12 852 tâches déjà réalisées par cette équipe chez nos clients

Un assistant pour la restauration sait écrire une publication. Une chargée des réservations sait qu’une notification par courriel ne prouve pas qu’une table est libre, qu’un virement reçu d’une plateforme n’est pas le chiffre d’affaires correspondant, et qu’une question sur un allergène se termine en cuisine, jamais dans une réponse vraisemblable.

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7agents, 5 pôles

Ils travaillent dansGoogle Business ProfileInstagramFacebookGmailWhatsApp BusinessGoogle SheetsGoogle Driveet 23 autres

Où ça coince chez vous ?

Cochez ce que vous reconnaissez : les agents qui y répondent s’allument.

Cochez ce que vous reconnaissez : les agents qui y répondent s’allument.

Un dossier vivant

Jeudi 12 h 10 : le groupe de douze annule pour ce soir

  1. Anaïs

    reçoit l’annulation, la porte au logiciel de réservation, libère la table et vérifie que l’enregistrement a bien pris.

  2. Anaïs

    rouvre la liste d’attente : deux clients avaient demandé ce créneau, ils sont rappelés avant la fin du service de midi.

  3. Le patron

    tranche : deux tables de quatre plutôt qu’une de douze, parce que le service tourne mieux ainsi.

  4. Clara

    sort une offre pour les places restantes : la photo du matin, une publication, un message aux habitués du quartier.

  5. Bilal

    reprend la commande de demain. La pièce de viande prévue pour douze n’a plus de destination : il propose de la passer au plat du jour.

  6. Julien

    vérifie que la réception du matin est étiquetée : si la viande reste, il faut savoir jusqu’à quand elle tient.

  7. Nina

    regarde le planning du soir. Un extra était appelé pour le groupe : elle prépare deux options avant de déranger qui que ce soit.

  8. Le patron

    décide du sort de l’acompte encaissé la semaine dernière. Rendu, gardé, ou reporté sur une autre date.

  9. Laure

    suit la décision dans les écritures, et note l’encaissement pour que le rapprochement de fin de mois ne la cherche pas.

  10. Yasmine

    ouvre une heure de plus sur les plateformes : ce service se remplira par la livraison, ou ne se remplira pas.

Plusieurs collègues qui se passent le travail. C’est ça, une équipe.

L’équipe

Un agent réel, un portefeuille, une délégation. Ajoutez ceux qu’il vous manque.

01

Réservations et salle

Décrocher, placer, préparer le service

  • Anaïs

    Chargée des réservations et de l’accueil

    S’occuper des clients qui cherchent à vous joindre pendant que vous êtes en plein service.

    Un service préparé la veille, et aucun appel perdu pendant le coup de feu.

    Équipe de départ

    Sa fiche
02

Clientèle et notoriété

Faire venir, faire revenir

  • Clara

    Chargée de clientèle et de communication locale

    Faire connaître le restaurant, donner envie de réserver et entretenir la relation avec les habitués.

    Des services creux qui se remplissent, et des habitués à qui on parle avant qu’ils s’éloignent.

    Équipe de départ

    Sa fiche
03

Achats, caisse et marges

Ce qu’on achète, ce qu’on encaisse

  • Bilal

    Économe, achats et marges

    Surveiller ce que le restaurant achète, ce qu’il consomme et ce que chaque plat lui laisse réellement.

    Une hausse de prix vue le jour de la facture, et un coût matière connu plat par plat.

    Équipe de départ

    Sa fiche

  • Laure

    Gestionnaire de caisse, factures et règlements

    Rassembler les justificatifs et expliquer les écarts entre ce qui a été vendu et ce qui arrive sur le compte.

    Un écart expliqué au lieu d’être subi, et un dossier comptable complet sans la chasse aux pièces.

    Équipe de départ

    Sa fiche
04

Équipe et registres

Tenir le planning et les documents

  • Nina

    Coordinatrice des plannings et du personnel

    Préparer les services et suivre les disponibilités, pour que l’organisation cesse de reposer sur les messages du dimanche soir.

    Un planning envoyé avant le week-end, et un remplacement trouvé sans y passer la soirée.

    Sa fiche

  • Julien

    Assistant hygiène, traçabilité et entretien

    Suivre les contrôles, les documents et les interventions pour que rien ne se perde dans un classeur ou une conversation.

    Des registres qui se retrouvent le jour du contrôle, et un entretien qui n’attend pas la panne.

    Sa fiche
05

Livraison et vente à emporter

Tenir les boutiques, instruire les litiges

  • Yasmine

    Responsable livraison et vente à emporter

    Tenir les boutiques de livraison à jour et suivre les problèmes de commande jusqu’à leur résolution.

    Des cartes qui disent la vérité sur les plateformes, et des litiges instruits au lieu d’être abandonnés.

    Sa fiche

La chaîne de valeur, agent par agent

  1. 01

    Appel

    Une demande prise pendant le service, sans faire sonner la salle

    Anaïs

  2. 02

    Réservation

    Une table posée sur les disponibilités réelles, puis vérifiée

    Anaïs

  3. 03

    Rappel

    Un couvert confirmé la veille, une annulation récupérée

    Anaïs

  4. 04

    Service

    Les couverts, les groupes et les demandes particulières du soir

    Anaïs

  5. 05

    Plat du jour

    Une photo et un vocal du chef devenus publication

    Clara

  6. 06

    Service creux

    Une action préparée pour les soirs qui ne se remplissent pas

    Clara

  7. 07

    Groupe

    Un menu, un devis, une relance jusqu’à la réservation

    Clara

  8. 08

    Facture fournisseur

    Une hausse de prix vue à l’unité comparable

    Bilal

  9. 09

    Coût matière

    Ce que chaque plat laisse, aux prix d’achat du mois

    Bilal

  10. 10

    Commande

    Une commande calée sur les stocks et les réservations

    Bilal

  11. 11

    Clôture

    Les ventes ventilées par moyen de paiement

    Laure

  12. 12

    Rapprochement

    Ce qui arrive sur le compte, expliqué ligne par ligne

    Laure

  13. 13

    Pièces

    La liste précise de ce qui manque au comptable

    Laure

  14. 14

    Planning

    Des services couverts, poste par poste

    Nina

  15. 15

    Remplacement

    Un extra trouvé sans y passer la soirée

    Nina

  16. 16

    Registres

    Des relevés, des lots et des entretiens qui se retrouvent

    Julien

  17. 17

    Plateformes

    Des cartes cohérentes et des litiges instruits

    Yasmine

Ce qu’ils font seuls, ce qui reste à vous

L’autonomie absolue n’existe ni pour un agent ni pour un salarié : chacun travaille dans un mandat. Le travail consiste à réduire les décisions humaines à celles qui le justifient, pas à supprimer les contrôles.

A

Il agit, vérifie, trace et programme la suite

Sans demander d’autorisation.

  • Prendre un appel, un message, une demande de réservation
  • Rappeler un client dont l’appel n’a pas abouti
  • Récupérer une facture, un bon de livraison, une clôture de caisse
  • Comparer deux prix d’achat à l’unité équivalente et signaler l’écart
  • Rassembler les justificatifs et dresser la liste de ce qui manque
  • Recueillir les disponibilités et les demandes de congés
  • Relancer un fournisseur, un prestataire, une plateforme, un client
  • Classer une étiquette, un lot, un compte rendu d’intervention
B

Il agit seul si toutes les conditions sont réunies

Disponibilité vérifiée dans le logiciel, information déjà validée par le restaurant, montant sous plafond, modèles approuvés ; sinon il bloque.

  • Prendre, modifier ou annuler une réservation dans le plan de salle du jour
  • Envoyer une confirmation, un rappel, une demande d’acompte prévue au paramétrage
  • Publier le plat du jour et tenir les horaires et la carte à jour
  • Répondre à un avis dans les cas et les tournures que vous avez validés
  • Passer une commande courante sous le montant fixé
  • Retirer un plat en rupture des boutiques de livraison
  • Envoyer un planning déjà arbitré et suivre les confirmations
  • Demander un duplicata ou un avoir à un fournisseur
C

Il instruit tout, un humain décide

Le travail de préparation est fait ; la décision ne lui appartient pas.

  • Ouvrir une table hors du plan de salle, ou accepter un groupe qui change le service
  • Fixer un prix de menu, consentir une remise, offrir une prestation
  • Changer de fournisseur, modifier une recette, un grammage ou un prix de vente
  • Contester une commission, abandonner une somme, passer une facture en perte
  • Embaucher, fixer une rémunération, arbitrer un écart d’heures contesté
  • Décider du sort d’un lot douteux ou d’un aliment hors seuil
  • Lancer une promotion, couper une plateforme, suspendre la livraison
D

Jamais

Quel que soit l’agent.

  • Se faire passer pour un humain, ou masquer l’usage d’une IA quand l’information est due
  • Confirmer une table sans avoir vérifié que la réservation est enregistrée
  • Répondre sur un allergène quand l’information validée par le restaurant ne contient pas la réponse
  • Cocher un contrôle, un relevé ou un nettoyage comme fait faute d’information
  • Modifier une vente clôturée pour faire disparaître un écart de caisse
  • Confondre le virement net d’une plateforme et le chiffre d’affaires correspondant
  • Calculer un coût matière sur une moyenne trouvée ailleurs que dans vos prix d’achat
  • Publier une photo d’un plat qui n’est pas le vôtre, ou un avis écrit pour vous
  • Écrire à un client qui s’est opposé aux communications du restaurant

Les logiciels de votre métier

30 logiciels du métier que nous connaissons, et dans lesquels vos collaborateurs peuvent travailler une fois la connexion vérifiée.

Ces marques appartiennent à leurs éditeurs : ni partenariat, ni approbation. Reconnus ne veut pas dire connectés, et l’absence de raccordement direct n’écarte pas un outil : un espace professionnel se remplit, les factures photographiées se lisent. Quand un outil fait déjà le travail, l’agent s’appuie dessus : Zenchef tient le plan de salle, Melba couvre recettes et stocks, L’Addition exporte le rapport Z, METRO et Deliveroo donnent les factures. Avant signature, nous produisons la matrice de ce qui est connecté, intégrable par fichiers, ou manuel. Rien n’est dit connecté sans un test de bout en bout.

Réservation et salle

  • Zenchef

    Plan de salle, réservations, rappels et fichier clients

  • TheFork Manager

    Réservations venues du portail et disponibilités

  • Votre cahier de réservation

    Un autre outil, ou le cahier : nous regardons ce qu’il laisse lire

Caisse et encaissement

  • L’Addition

    Clôtures, rapport Z et exports comptables

  • Lightspeed Restaurant

    Ventes, moyens de paiement et exports

  • Zelty

    Caisse, commandes externes et exports

Achats, recettes et stocks

  • METRO

    Factures et bons de livraison du compte professionnel

  • Promocash

    Commandes, factures et tarifs négociés

  • Melba

    Recettes, coût matière, stocks et écarts de livraison

  • Vos fournisseurs locaux

    Bons de livraison, factures et avoirs, le plus souvent par courriel

Livraison et vente à emporter

  • Uber Eats Manager

    Carte, disponibilités, litiges et relevés

  • Deliveroo Partner Hub

    Carte, factures, détail des paiements et réclamations

  • Deliverect

    Une carte répartie entre les plateformes, et les commandes qui reviennent

Planning et personnel

  • Combo

    Plannings, disponibilités, pointages et contraintes du personnel

  • Skello

    Plannings, absences et heures réalisées

  • Votre outil de pointage

    Heures réelles, exports et écarts avec le planning

Hygiène et traçabilité

  • Traqfood

    Relevés, contrôles à réception et plan de nettoyage

  • ePack Hygiène

    Traçabilité, températures et documents de contrôle

  • Vos dossiers partagés

    Photos d’étiquettes, relevés et comptes rendus d’intervention

Notoriété et clientèle

  • Google Business Profile

    Horaires, carte, photos, avis et lien de réservation

  • Instagram

    Publications, stories et messages

  • Facebook

    Page, événements et messages

  • Meta Business Suite

    Publication et messagerie des deux pages au même endroit

  • Canva

    Visuels, ardoises et supports à imprimer

Comptabilité et pièces

  • Pennylane

    Factures, justificatifs et lecture des transactions

  • Vos relevés bancaires

    Opérations à rapprocher et versements des plateformes

Messagerie et documents

  • Gmail

    Demandes entrantes, factures reçues et relances

  • WhatsApp Business

    Vocaux du chef, photos de plats et messages de l’équipe

  • Google Sheets

    Coût matière, écarts de stock et suivi des litiges

  • Google Drive

    Fiches recettes, registres et pièces du personnel

Dans quel ordre on les met au travail

Il serait imprudent de tout mettre en route d’un coup. Chaque agent passe par un environnement fictif, des dossiers anonymisés, une période d’observation, puis une délégation qui s’élargit.

  1. 01

    Vague 1 : le téléphone et les tables

    Prendre les appels et les messages pendant le service, tenir les réservations et la liste d’attente. C’est le premier argent perdu, et le plus simple à récupérer.

    Anaïs

  2. 02

    Vague 2 : remplir les services creux

    Tenir les pages, publier le plat du jour, répondre aux avis et aller chercher les groupes. Les tournures et les cas de réponse s’écrivent avec vous avant la première publication.

    Clara

  3. 03

    Vague 3 : la marge et l’argent qui rentre

    Dépouiller les factures, calculer le coût matière, rapprocher la caisse et les versements. Cette vague suppose des fiches recettes et des inventaires relevés sur place : sans eux, il n’y a rien à comparer.

    Bilal, Laure

  4. 04

    Vague 4 : l’équipe, les registres et les plateformes

    Le planning, les relevés et les entretiens, puis les boutiques de livraison. Ces trois-là deviennent utiles quand il y a plusieurs salariés, un classeur à tenir, ou une part sérieuse d’activité livrée.

    Nina, Julien, Yasmine

Ce qui ne se négocie pas

  • Le restaurant reste responsable de son établissement, de ses salariés et de ses agents.
  • Une réservation n’est confirmée qu’après vérification de son enregistrement : ni une notification par courriel ni une photo du cahier ne prouvent que la dernière table est libre.
  • Aucun agent ne répond seul sur un allergène : dès que l’information validée par le restaurant ne contient pas la réponse, la question part en cuisine.
  • Un contrôle, un relevé ou un nettoyage n’est jamais coché comme fait faute d’information. L’agent relance, il ne comble pas.
  • Les mesures, les contrôles physiques et les décisions sur la sécurité d’un aliment restent au personnel compétent.
  • Aucune vente clôturée n’est modifiée pour faire disparaître un écart de caisse.
  • Un virement net reçu d’une plateforme n’est pas le chiffre d’affaires correspondant : commissions et retenues s’écrivent séparément.
  • Le coût matière se calcule sur vos quantités, vos rendements et vos prix d’achat, jamais sur une moyenne trouvée ailleurs.
  • Les inventaires et les quantités réellement jetées se relèvent sur place : sans eux, un écart de stock ne veut rien dire.
  • Les décisions d’embauche, de rémunération et les arbitrages exceptionnels restent au dirigeant.
  • Aucun geste commercial, aucun remboursement, aucune remise n’est consenti sans décision humaine.
  • Les photos publiées sont celles de vos plats, et aucun avis n’est écrit à la place d’un client.
  • Le fichier clients sert au restaurant et à rien d’autre, et l’opposition aux communications reste simple à exercer.

Ce que nous mesurons, dans ce métier

Remplir la salle

  • Appels pris pendant le service
  • Réservations enregistrées puis vérifiées
  • Annulations récupérées par la liste d’attente
  • Couverts sur les services creux
  • Demandes de groupe converties en réservation

Protéger la marge

  • Hausses de prix signalées
  • Écarts de livraison trouvés
  • Avoirs obtenus
  • Coût matière des dix meilleures ventes
  • Écart entre stock théorique et inventaire

Voir clair sur l’argent

  • Écarts de caisse expliqués
  • Pièces manquantes au comptable
  • Délai de remise du dossier comptable
  • Montants récupérés sur les contestations
  • Factures d’entreprise encaissées à l’échéance

Tenir l’organisation

  • Plannings envoyés avant la date convenue
  • Remplacements trouvés dans le vivier
  • Relevés renseignés sur le mois
  • Valeurs hors seuil signalées, et délai de signalement
  • Interventions d’entretien réalisées à l’échéance

Décrivez votre restaurant.

Nous analysons où le travail ralentit chez vous, et nous composons l’équipe qui le fera avancer.

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