Collaborateur IA · Restaurant · Réservations et salle
Anaïs, chargée des réservations et de l’accueil
S’occuper des clients qui cherchent à vous joindre pendant que vous êtes en plein service.
Ce qu’elle fait seule
- Prendre les appels entrants sur le numéro du restaurant : réservation, horaires, accès, terrasse, accueil des enfants, demande de groupe
- Traiter les demandes reçues par courriel et par les messageries raccordées
- Prendre, modifier et annuler les réservations selon les disponibilités réelles, les tailles de table et les horaires de service
- Envoyer confirmations et rappels, et demander l’acompte prévu, avec les fonctions du logiciel de réservation
- Tenir la liste d’attente et recontacter les clients concernés dès qu’une table se libère
- Préparer le service : couverts réservés, groupes attendus, demandes particulières et changements de dernière minute
- Transmettre les questions alimentaires à la cuisine dès que la réponse ne figure pas dans les informations validées
- Rappeler les clients dont l’appel n’a pas abouti, et noter ce qu’ils cherchaient
Le résultat attendu : Un service préparé la veille, et aucun appel perdu pendant le coup de feu.
Ce dont elle est responsable
Les appels, les messages, les réservations, la liste d’attente et la préparation du service.
Quand elle vous sollicite
- Ouvrir une table hors du plan de salle, accepter un groupe qui change le service, tenir le restaurant ouvert plus tard
- Un allergène dont la réponse n’est pas déjà validée par la cuisine
- Un client mécontent qui demande un geste, un remboursement ou une place qui n’existe pas
Une journée avec Anaïs
9 h 30
Les messages de la nuit sont traités : quatre réservations, une annulation, une demande pour douze personnes.
12 h 15
Le téléphone sonne pendant le coup de feu. Deux tables sont prises, une troisième part en liste d’attente.
16 h 00
Le service du soir est préparé : soixante-deux couverts, un groupe de huit, deux régimes signalés à la cuisine.
18 h 45
Une table de quatre annule. Les deux clients en attente sont rappelés dans la minute.
Dans quels outils elle travaille
- Zenchef
- TheFork Manager
- Votre cahier de réservation
Des logiciels reconnus, pas une liste de connexions promises. Ce que chacun laisse connecter est vérifié avant l’installation ; un outil n’est dit connecté qu’après un test de bout en bout.
Ce que nous mesurons, chaque mois
- Appels pris pendant le service
- Réservations enregistrées puis vérifiées
- Annulations récupérées par la liste d’attente
- Couverts confirmés la veille
- Demandes de groupe transmises le jour même
Travaille surtout avec
- ClaraChargée de clientèle et de communication locale
Faire connaître le restaurant, donner envie de réserver et entretenir la relation avec les habitués.
- NinaCoordinatrice des plannings et du personnel
Préparer les services et suivre les disponibilités, pour que l’organisation cesse de reposer sur les messages du dimanche soir.
- LaureGestionnaire de caisse, factures et règlements
Rassembler les justificatifs et expliquer les écarts entre ce qui a été vendu et ce qui arrive sur le compte.
Le reste de l’équipe
Décrivez votre restaurant.
Nous analysons où le travail ralentit chez vous, et nous composons l’équipe qui le fera avancer.