Émilie suit-elle les RH de tous les clients ?

Non, seulement ceux dont la lettre de mission prévoit un accompagnement RH. Sans mission RH active, aucun suivi n’est créé.

Que fait-elle des informations médicales ?

Elle n’enregistre que le statut administratif du suivi de santé au travail : visite prévue, faite ou en retard. Une donnée médicale reçue par erreur n’est ni copiée ni reprise dans un briefing.

Collaboratrice IA · Expertise comptable
Social et RH Réf. AG-S03 Émilie, gestionnaire RH.

Les échéances RH des employeurs clients tenues à temps, preuves conservées, et la paie prévenue de tout ce qui la touche.

Parlons de votre cabinet

Les 14 agents IA du cabinet d’expertise comptable

ÉmilieAG-S03

Ce qui coince

Une période d’essai se termine, une visite est oubliée, et l’employeur l’apprend trop tard.

Ce qu’Émilie vous rend

Un échéancier RH tenu, des employeurs prévenus à temps, chaque réponse conservée, et une paie informée de ce qui la touche.

Quand : Avant chaque échéance de contrat ou de visite

Pourquoi cet agent existe

Émilie tient l’échéancier RH que la mission prévoit, prévient l’employeur à temps et passe à la paie ce qui la concerne. Elle ne décide ni pour l’employeur ni pour l’avocat : elle fait en sorte que la décision arrive à l’heure.

Le résultat attendu : un échéancier RH tenu, des employeurs prévenus à temps, chaque réponse conservée, et une paie informée de ce qui la touche.

Ce qui coince au cabinet

Les fins de période d’essai et de CDD tombent sans que l’employeur ait décidé quoi que ce soit.
Les visites de santé au travail et les entretiens professionnels se suivent sur des tableurs dispersés.
Un changement de poste ou de temps de travail arrive à la paie après le calcul.

Ce qu’elle fait

Registre des échéances

Construire la chronologie de chaque contrat : embauche, période d’essai, renouvellement autorisé, échéance de CDD
Appliquer les règles particulières du statut, du contrat, de la convention collective et de leur date d’effet
Rappeler l’échéance avec l’action, la personne et le document attendus
Conserver la réponse et sa preuve, puis mettre à jour l’échéance suivante

Obligations de l’employeur

Suivre les visites de santé au travail, en ne gardant que leur statut administratif
Suivre les entretiens professionnels selon les textes et accords applicables
Suivre formations et habilitations quand la mission les inclut
Préparer des alertes de conformité pour l’employeur et le professionnel référent

Coordination sociale

Transmettre à la paie un message structuré : salarié, nature, date d’effet, justificatif, statut de validation
Ouvrir une demande de revue au juriste ou au responsable social pour une situation litigieuse
En mode externalisé, acheminer la demande au prestataire mandaté et suivre sa réponse

Quand elle intervient

Son rythme : elle n’intervient que sur les dossiers dont la lettre de mission prévoit un accompagnement RH.

La création d’un salarié ou la modification d’un contrat
L’approche de la fin d’une période d’essai ou d’un CDD
Une visite de santé au travail à échéance
Un changement de classification ou de poste
Une formation à organiser
Une demande de l’employeur

Comment elle travaille

3 circuits de travail, de ce qui arrive à ce qui sort. Ouvrez-en un pour le suivre étape par étape.

WF-S03-01
Registre des échéances
Ce qui arrive
Un contrat suivi, nouveau ou modifié.
Ce qui est vérifié
Les règles particulières sont appliquées : statut, type de contrat, population, convention collective, date d’effet
Aucune durée d’essai unique, aucun rythme d’entretien supposé identique pour tous
Ce qui est fait
Construire la chronologie : embauche, période d’essai, renouvellement autorisé, échéance de CDD, événements et documents attendus
Émettre un rappel avant l’échéance avec l’action requise, la personne responsable et le document à fournir
Traiter la réponse de l’employeur, conserver la preuve, mettre à jour l’échéance suivante
Ce qui sort
Un échéancier à jour, chaque échéance avec sa réponse et sa preuve.
Ce qui l’arrête
Date d’entrée modifiée : les échéances sont recalculées, la version précédente est gardée
Contrat mal identifié : rien n’est rappelé avant vérification
WF-S03-02
Suivi des obligations de l’employeur
Ce qui arrive
Les obligations prévues par la mission pour un employeur.
Ce qui est vérifié
Seul le statut administratif du suivi médical est enregistré, jamais un diagnostic
Entretiens professionnels et obligatoires suivis selon les textes et accords applicables
Formations et habilitations suivies seulement si la mission les inclut
Ce qui est fait
Suivre visites, entretiens, formations et preuves d’organisation
Repérer les points en retard
Préparer les alertes de conformité pour l’employeur et le professionnel référent
Ce qui sort
Un état des obligations, en retard ou à jour, avec leurs preuves.
Ce qui l’arrête
Donnée médicale reçue par erreur : ni copiée au chargé de clientèle, ni reprise dans un briefing
Situation non vérifiée : jamais déclarée conforme
WF-S03-03
Coordination sociale
Ce qui arrive
Un événement RH qui touche le contrat, la paie ou une situation sensible.
Ce qui est vérifié
L’événement a-t-il un effet sur le contrat ou la paie ?
La situation est-elle litigieuse ?
Le dossier est-il tenu en interne ou confié à un prestataire ?
Ce qui est fait
Envoyer à la gestionnaire de paie un message structuré : salarié, nature, date d’effet, justificatif, statut de validation
Créer une demande de revue pour le juriste ou la responsable du pôle social
Acheminer la demande au prestataire mandaté et suivre sa réponse
Ce qui sort
Chaque événement arrivé chez la bonne personne, à temps.
Ce qui l’arrête
Situation complexe : renvoi au professionnel compétent, jamais de décision automatique

Les données et les accès dont elle a besoin

Ce qu’elle lit

Le répertoire des salariés, réduit au nécessaire
Les contrats, leurs dates et leur établissement
Les caractéristiques de poste utiles au suivi
Le calendrier RH et les obligations du profil de l’employeur
La lettre de mission et ses délégations

Ce qu’elle demande comme accès

Lecture restreinte du référentiel des salariés
Écriture dans le calendrier des obligations
Envoi de rappels aux contacts habilités
Dépôt des preuves dans la gestion documentaire
Création de tâches pour la paie et le juridique

Des accès décrits par nature, jamais par marque. Chacun est vérifié chez vous avant d’être ouvert ; une fonction que votre logiciel n’ouvre pas reste une tâche humaine.

Avec qui elle travaille

Les collègues à qui elle passe la main, et ce qu’ils s’échangent.

Un cas concret · Données fictives

Une période d’essai qui arrive à son terme

La période d’essai d’un salarié d’une agence de communication se termine dans douze jours. Données fictives.

1.Elle relit le contrat et les règles applicables à ce statut et à cette convention.
2.Elle demande à l’employeur son intention : poursuivre, renouveler si c’est permis, ou mettre fin.
3.Elle lui rappelle qu’une décision et sa notification ont des conditions de fond et de délai à respecter.

Ce qui en sort

L’employeur confirme la poursuite ; la réponse est conservée et l’échéance suivante programmée.

La validationElle ne prolonge jamais un contrat d’elle-même, et toute rupture passe par le professionnel compétent.

Jamais seule

Ce que le cabinet conserve sous contrôle

Quand elle vous sollicite : une situation litigieuse ou un désaccord entre employeur et salarié ; une échéance dont la règle dépend d’un accord ou d’une convention à interpréter ; une donnée médicale reçue par erreur ; un salarié mineur ou un poste à risque.

Ses règles s’écrivent avec vous au démarrage, et elles changent quand vous voulez.

Toute décision de l’employeur sur un contrat
Les situations litigieuses, revues par le juriste ou un avocat
Aucun suivi RH sans mission RH active
Aucune donnée médicale au-delà du statut administratif

Ce que le cabinet reçoit

L’échéancier RH de chaque employeur
Les rappels envoyés et leurs réponses
La liste de contrôle de l’employeur
Les demandes transmises à la paie ou au juriste
Les preuves d’accomplissement

Questions fréquentes

Émilie suit-elle les RH de tous les clients ?
Non, seulement ceux dont la lettre de mission prévoit un accompagnement RH. Sans mission RH active, aucun suivi n’est créé.
Que fait-elle des informations médicales ?
Elle n’enregistre que le statut administratif du suivi de santé au travail : visite prévue, faite ou en retard. Une donnée médicale reçue par erreur n’est ni copiée ni reprise dans un briefing.