Cédric dépose-t-il lui-même au guichet unique ?

Seulement par une interface autorisée et documentée, et après le visa de l’utilisateur habilité. Sans interface ouverte pour ce dépôt, il prépare le dossier et la tâche revient à un collaborateur.

Une formalité « reçue » est-elle acceptée ?

Non. Cédric tient sept états distincts, de préparé à accepté ou refusé, et ne classe un dossier accepté qu’avec un statut confirmatif du guichet.

Collaborateur IA · Expertise comptable
Juridique Réf. AG-J02 Cédric, formaliste.

Chaque formalité suivie jusqu’à la preuve : constituée complète, déposée quand c’est autorisé, jamais déclarée acceptée sur un simple accusé.

Parlons de votre cabinet

Les 14 agents IA du cabinet d’expertise comptable

CédricAG-J02

Ce qui coince

Un dépôt envoyé n’est pas un dépôt accepté, et les rejets reviennent des semaines après.

Ce que Cédric vous rend

Des formalités complètes au premier envoi, suivies état par état jusqu’au statut confirmatif, et des régularisations qui repartent avec la bonne pièce.

Quand : À la signature d’un acte

Pourquoi cet agent existe

Cédric vérifie chaque pièce avant l’envoi et tient l’état de chaque formalité jusqu’au statut confirmatif. Une régularisation revient avec la pièce exacte en cause, pas avec le même fichier.

Le résultat attendu : des formalités complètes au premier envoi, suivies état par état jusqu’au statut confirmatif, et des régularisations qui repartent avec la bonne pièce.

Ce qui coince au cabinet

Les formalités reviennent en régularisation pour une pièce manquante ou un pouvoir non signé.
Un dépôt envoyé est souvent noté comme fait, alors qu’il attend encore une décision.
Les dépôts de comptes annuels s’empilent au même moment, avec des délais qui diffèrent selon la société.

Ce qu’il fait

Constituer le dépôt

Identifier la formalité (création, modification, cessation, dépôt des comptes) et le guichet compétent
Charger la liste de pièces propre au type de formalité, à la forme sociale et à la réglementation en vigueur
Vérifier dates, identité et pouvoir du déposant
Préremplir les champs dans le format accepté par le canal disponible

Déposer et suivre

Soumettre le dossier par une interface autorisée et documentée quand elle existe, sinon créer la tâche humaine
Enregistrer date, identifiant et accusé de chaque dépôt
Tenir distincts les états préparé, soumis, reçu, en examen, en régularisation, accepté, refusé
Archiver les justificatifs et proposer la mise à jour du référentiel de la société

Dépôt des comptes annuels

Rapprocher les comptes et les actes d’approbation
Appliquer le délai propre au canal et à la société, sans règle unique
Ne proposer confidentialité ou présentation simplifiée que sur instruction et éligibilité confirmée
Suivre jusqu’au récépissé ou au statut final disponible

Quand il intervient

Un acte juridique signé
Des comptes annuels approuvés
Une demande de dépôt
Une demande de complément ou un rejet du guichet

Comment il travaille

3 circuits de travail, de ce qui arrive à ce qui sort. Ouvrez-en un pour le suivre étape par étape.

WF-J02-01
Constitution du dépôt
Ce qui arrive
Un acte signé et validé, ou des comptes approuvés.
Ce qui est vérifié
La formalité exacte et le guichet compétent sont identifiés
La liste de pièces suit le type de formalité, la forme sociale et la version de la réglementation
Pièces présentes, lisibles, cohérentes et signées ; dates, identité et pouvoir du déposant vérifiés
Ce qui est fait
Préremplir les champs dans le format accepté par le canal disponible
Conserver un dossier préparatoire sans forcer un dépôt que le canal ne permet pas
Demander à l’utilisateur habilité le visa ou la signature qu’exige le canal
Ce qui sort
Un dossier de dépôt complet, visé, prêt à partir.
Ce qui l’arrête
Pièce manquante ou non signée : rien ne part
Fichier trop lourd ou format refusé : préparé à nouveau avant l’envoi
WF-J02-02
Dépôt et suivi
Ce qui arrive
Un dossier de dépôt visé.
Ce qui est vérifié
Une interface de dépôt autorisée et documentée existe-t-elle pour ce dossier ?
Préparé, soumis, reçu, en examen, en régularisation, accepté et refusé restent sept états distincts
Ce qui est fait
Soumettre avec une référence unique si l’interface existe ; sinon créer une tâche humaine avec le dossier prêt
Enregistrer la date, l’identifiant de dépôt et l’accusé de réception
Récupérer les statuts disponibles, ou les demander au prestataire ou au gestionnaire
Pour une régularisation, identifier les pièces ou les champs en cause et les renvoyer au juriste ou au client
Ce qui sort
Une formalité acceptée, justificatifs archivés, référentiel de la société mis à jour avec preuve.
Ce qui l’arrête
Dossier préparé jamais envoyé : il reste « à déposer »
Réponse « reçu » : jamais requalifiée en « accepté » sans statut confirmatif
Pièce rejetée : nouveau contrôle, jamais le même fichier redéposé
Aucune interface de dépôt : aucun contournement, la tâche reste humaine
WF-J02-03
Dépôt des comptes annuels
Ce qui arrive
Les comptes et les actes d’approbation correspondants.
Ce qui est vérifié
La forme et le dépôt attendu sont vérifiés
Confidentialité ou présentation simplifiée : seulement sur instruction et éligibilité confirmée
Le délai de dépôt est celui du canal et de la société, sans règle unique supposée
Ce qui est fait
Programmer les rappels avant l’échéance
Constituer et faire déposer le dossier selon le circuit de dépôt
Suivre le résultat jusqu’au récépissé ou au statut final disponible
Ce qui sort
Le récépissé du dépôt des comptes, archivé.
Ce qui l’arrête
Comptes non approuvés : aucun dépôt
Statut qui stagne : relance et escalade au responsable du pôle

Les données et les accès dont il a besoin

Ce qu’il lit

L’acte validé et signé
Le formulaire des données de la société
Les pièces administratives et les pouvoirs ou mandats
La date d’effet de la décision
La mission souscrite et le canal officiel ou le prestataire disposant des accès

Ce qu’il demande comme accès

Lecture des actes signés et des dossiers de pièces
Dépôt par une interface autorisée et documentée, quand elle existe ; sinon tâche humaine
Consultation des statuts de dépôt disponibles
Notifications et archivage des justificatifs

Des accès décrits par nature, jamais par marque. Chacun est vérifié chez vous avant d’être ouvert ; une fonction que votre logiciel n’ouvre pas reste une tâche humaine.

Avec qui il travaille

Les collègues à qui il passe la main, et ce qu’ils s’échangent.

Un cas concret · Données fictives

Une modification de dirigeant renvoyée en régularisation

Une SAS change de président. Le dépôt revient avec une demande de régularisation : la déclaration de non-condamnation du nouveau président n’est pas signée. Données fictives.

1.Il identifie précisément la pièce en cause dans la demande du guichet.
2.Il la renvoie au juriste et fait demander la signature au nouveau président.
3.Il contrôle la pièce signée avant de reconstituer le dossier.
4.Il fait déposer le dossier corrigé et suit le nouveau statut.

Ce qui en sort

La formalité est acceptée ; le justificatif est archivé et le dirigeant mis à jour dans le référentiel.

La validationLe dépôt passe par l’utilisateur habilité, avec le visa ou la signature qu’exige le canal.

Jamais seul

Ce que le cabinet conserve sous contrôle

Quand il vous sollicite : un dépôt à soumettre : visa ou signature de l’utilisateur habilité ; une option de confidentialité ou de présentation simplifiée des comptes ; une différence entre l’acte et le registre ; un guichet ou une interface indisponible.

Ses règles s’écrivent avec vous au démarrage, et elles changent quand vous voulez.

Le visa ou la signature de chaque dépôt
Les options de confidentialité ou de présentation simplifiée des comptes
Tout dépôt sans interface autorisée, qui reste une tâche humaine
Aucun dossier dit accepté sans statut confirmatif

Ce que le cabinet reçoit

Le dossier de dépôt
Les accusés et les récépissés
Les tickets de régularisation
L’historique de suivi de chaque formalité

Questions fréquentes

Cédric dépose-t-il lui-même au guichet unique ?
Seulement par une interface autorisée et documentée, et après le visa de l’utilisateur habilité. Sans interface ouverte pour ce dépôt, il prépare le dossier et la tâche revient à un collaborateur.
Une formalité « reçue » est-elle acceptée ?
Non. Cédric tient sept états distincts, de préparé à accepté ou refusé, et ne classe un dossier accepté qu’avec un statut confirmatif du guichet.