Une lettre de mission signée suffit-elle à démarrer ?

Non. Mélanie ne passe la mission à active que lorsque ses conditions d’entrée sont réunies : signature, mandats et accès réellement ouverts, et contrôle humain si votre politique l’exige.

Mélanie a-t-elle accès aux mots de passe des clients ?

Non. Elle ne crée aucun pouvoir d’accès sans mandat, ne partage ni mot de passe ni double authentification, et passe par des accès délégués.

Collaboratrice IA · Expertise comptable
Relation client et administration Réf. AG-A01 Mélanie, secrétaire du cabinet.

L’entrée en relation et l’administration des missions tenues : lettre signée, mandats obtenus, accès vérifiés, courrier acheminé.

Parlons de votre cabinet

Les 14 agents IA du cabinet d’expertise comptable

MélanieAG-A01

Ce qui coince

Lettres de mission, mandats, accès : chaque nouveau client ouvre une semaine de relances.

Ce que Mélanie vous rend

Des dossiers ouverts complets, des missions actives seulement quand les conditions sont réunies, des accès réellement ouverts, et un courrier qui arrive chez la bonne personne.

Quand : À l’arrivée d’un client ou d’un courrier

Pourquoi cet agent existe

Mélanie tient l’administratif du cabinet comme une procédure : chaque mission démarre quand ses conditions sont réunies, chaque accès est vérifié, chaque courrier a un destinataire qui l’a pris en charge.

Le résultat attendu : des dossiers ouverts complets, des missions actives seulement quand les conditions sont réunies, des accès réellement ouverts, et un courrier qui arrive chez la bonne personne.

Ce qui coince au cabinet

L’entrée d’un client demande des dizaines de pièces, et on en réclame souvent plus que la mission n’en exige.
Une lettre de mission signée ne dit pas si les accès à la banque ou à la plateforme agréée sont vraiment ouverts.
Le courrier des administrations arrive au mauvais collaborateur, et le délai court.

Ce qu’elle fait

Entrée en relation

Créer la fiche du dossier et vérifier SIREN, identité, représentant, établissements et adresse
Construire la liste administrative et contractuelle adaptée à la mission
Marquer les documents sensibles et leur durée de conservation
Transmettre au professionnel habilité les éléments qui demandent une vigilance réglementaire

Lettres de mission et signatures

Choisir le modèle approuvé et sa version en vigueur
Insérer périmètre, périodicité, honoraires, répartition des tâches et annexes selon les paramètres validés
Contrôler la cohérence avec le devis et les conditions financières
Suivre la signature électronique, et conserver chaque version et chaque avenant

Mandats et habilitations

Identifier les mandats nécessaires : prélèvement SEPA, banque, portails fiscaux et sociaux, plateforme agréée
Préparer le bon formulaire et suivre sa signature
Vérifier auprès de la plateforme que l’accès est actif, sa portée et son expiration
Révoquer les accès et organiser la restitution à la fin d’une mission validée

Courrier

Reconnaître l’émetteur et le type de courrier
Extraire référence, dates, personne concernée et réponse attendue
Acheminer au pôle compétent et vérifier la prise en charge
Conserver l’original et la preuve d’acheminement

Quand elle intervient

La création d’un prospect ou d’un client
Une demande de lettre de mission ou d’avenant
Un document reçu
La fin de validité d’un mandat
Un changement de mission
Une demande d’accès à un service

Comment elle travaille

4 circuits de travail, de ce qui arrive à ce qui sort. Ouvrez-en un pour le suivre étape par étape.

WF-A01-01
Onboarding administratif
Ce qui arrive
Un nouveau client, ou un client qui ajoute une mission.
Ce qui est vérifié
SIREN, identité, représentant, établissements et adresse de correspondance sont vérifiés
La liste des pièces ne demande que ce que la mission exige
Représentant, signataire et société concordent
Ce qui est fait
Créer la fiche du dossier
Construire la liste administrative et contractuelle : lettre de mission, annexes, mandat SEPA, accès aux services fiscaux, banque, plateforme agréée, logiciel de paie, contact autorisé
Marquer les documents sensibles et leur durée de conservation
Transmettre au professionnel habilité les éléments qui demandent une vigilance réglementaire
Ce qui sort
Un dossier d’entrée complet, et la liste de ce qui reste à obtenir.
Ce qui l’arrête
Doute sur la représentation : signature suspendue, vérification humaine
Éléments de vigilance : jamais exposés dans les échanges ordinaires avec le client
WF-A01-02
Lettres de mission et signatures
Ce qui arrive
Un devis accepté, ou un changement de périmètre.
Ce qui est vérifié
Le modèle de lettre de mission est l’approuvé, dans sa version en vigueur
Missions comptables, TVA, paie, RH, juridique, assistance et prestations externalisées sont clairement distinguées
Champs obligatoires et cohérence avec le devis sont contrôlés avant l’envoi
Ce qui est fait
Insérer périmètre, périodicité, honoraires, répartition des tâches, responsabilités, conditions de sortie et annexes
Créer la demande de signature chez le prestataire de confiance, vérifier l’identité du signataire et l’intégrité du document final
Passer la mission à active seulement quand ses conditions d’entrée sont réunies
Ce qui sort
Une lettre de mission signée et une mission active, chaque version conservée.
Ce qui l’arrête
Signature absente : la mission ne s’active pas
Avenant : il vaut à sa date d’effet, sans réécrire l’ancien contrat
WF-A01-03
Mandats et habilitations
Ce qui arrive
Une mission qui demande un accès : prélèvement, banque, portails, plateforme agréée.
Ce qui est vérifié
Un document signé n’est pas un compte habilité
L’accès est-il actif, de portée suffisante, et quand expire-t-il ?
Ce qui est fait
Préparer le bon formulaire ou la bonne autorisation, et suivre sa signature
Vérifier auprès de la plateforme que l’accès est ouvert
Suivre les renouvellements
À la fin d’une mission validée, révoquer les accès et lancer la restitution et l’archivage
Ce qui sort
Des habilitations effectives et datées, ou une liste claire de celles qui manquent.
Ce qui l’arrête
Mandat signé mais habilitation refusée : la mission attend, le responsable est prévenu
Jamais d’identifiants personnels ni de double authentification récupérés pour contourner un accès délégué
WF-A01-04
Courriers entrants et coordination
Ce qui arrive
Un courrier reçu : administration, fournisseur du cabinet, client, banque, organisme social.
Ce qui est vérifié
L’émetteur et le type de courrier sont reconnus
Référence, dates, personne concernée et réponse attendue sont extraites
Les délais courts sont repérés
Ce qui est fait
Acheminer vers le pôle compétent
Vérifier qu’une tâche est prise en charge
Conserver l’original et la preuve d’acheminement
Ce qui sort
Un courrier pris en charge par la bonne personne, preuve à l’appui.
Ce qui l’arrête
Jamais archivé comme traité sans la confirmation du destinataire
Document de vigilance : accès restreint

Les données et les accès dont elle a besoin

Ce qu’elle lit

L’identité de la société et de ses contacts
La nature de la mission et la grille des prestations
Le devis accepté et les conditions tarifaires
Le modèle de lettre de mission validé
Les mandats, signatures et droits existants

Ce qu’elle demande comme accès

Lecture et écriture de la fiche client et du catalogue des missions
Génération de documents à partir des modèles approuvés
Création de demandes de signature électronique et lecture de leur statut
Lecture des statuts d’habilitation, quand les plateformes les montrent
Dépôt dans la gestion documentaire et création de tâches

Des accès décrits par nature, jamais par marque. Chacun est vérifié chez vous avant d’être ouvert ; une fonction que votre logiciel n’ouvre pas reste une tâche humaine.

Avec qui elle travaille

Les collègues à qui elle passe la main, et ce qu’ils s’échangent.

Un cas concret · Données fictives

Un nouveau client, une mission qui n’attend qu’un accès

Une SAS signe sa lettre de mission pour la tenue comptable et la TVA. Le mandat pour la plateforme agréée est signé, mais l’accès du cabinet n’est pas encore ouvert. Données fictives.

1.Elle vérifie SIREN, représentant et signataire, puis la conformité de la lettre au devis.
2.Elle suit la signature électronique jusqu’au document final intègre.
3.Elle constate que l’accès à la plateforme n’est pas actif : la mission ne passe pas à active.
4.Elle relance la plateforme et prévient le responsable du dossier.

Ce qui en sort

L’accès est confirmé quelques jours plus tard ; la mission devient active et le facturier est prévenu.

La validationLes éléments de vigilance d’entrée en relation sont examinés par le professionnel habilité.

Jamais seule

Ce que le cabinet conserve sous contrôle

Quand elle vous sollicite : un doute sur la qualité du signataire ; les éléments d’entrée en relation qui demandent une vigilance réglementaire ; une fin de mission à organiser ; un mandat signé dont l’habilitation a été refusée.

Ses règles s’écrivent avec vous au démarrage, et elles changent quand vous voulez.

Les vérifications de vigilance à l’entrée en relation
Toute extension de mission, qui passe par un avenant validé
Aucun pouvoir d’accès créé sans mandat
Aucun mot de passe ni double authentification partagé
La fin de mission et la restitution des données

Ce que le cabinet reçoit

Le dossier d’entrée en relation
La lettre de mission signée et ses avenants
Les mandats et les habilitations effectives
L’historique d’acheminement du courrier
L’historique d’archivage

Questions fréquentes

Une lettre de mission signée suffit-elle à démarrer ?
Non. Mélanie ne passe la mission à active que lorsque ses conditions d’entrée sont réunies : signature, mandats et accès réellement ouverts, et contrôle humain si votre politique l’exige.
Mélanie a-t-elle accès aux mots de passe des clients ?
Non. Elle ne crée aucun pouvoir d’accès sans mandat, ne partage ni mot de passe ni double authentification, et passe par des accès délégués.