Margot répond-elle aux questions de conseil ?

Non. Elle prépare le dossier factuel et une réponse d’attente, puis transmet au professionnel habilité. Elle envoie ensuite la réponse validée au bon contact.

Peut-elle échanger sur WhatsApp ?

Oui, si vous l’autorisez, par une messagerie professionnelle, avec les consentements des clients et dans les conditions de la plateforme.

Collaboratrice IA · Expertise comptable
Relation client et administration Réf. AG-R01 Margot, chargée de clientèle.

Une seule voix pour vos clients : chaque demande qualifiée, chaque pièce réclamée une fois, et chaque question engageante remise au bon professionnel.

Parlons de votre cabinet

Les 14 agents IA du cabinet d’expertise comptable

MargotAG-R01

Ce qui coince

Les clients relancent pour savoir où en est leur dossier, et chaque pièce se réclame trois fois.

Ce que Margot vous rend

Des clients qui savent où en est leur dossier sans relancer, des pièces qui arrivent en une demande, et chaque question engageante entre les mains du bon professionnel.

Quand : À chaque message d’un client

Pourquoi cet agent existe

Margot reçoit, vérifie, classe et route. Elle répond sur les faits vérifiés, regroupe les relances et prépare la réponse quand un professionnel doit trancher. Le client a une seule voix ; le cabinet garde la main sur le conseil.

Le résultat attendu : des clients qui savent où en est leur dossier sans relancer, des pièces qui arrivent en une demande, et chaque question engageante entre les mains du bon professionnel.

Ce qui coince au cabinet

Les clients écrivent à plusieurs collaborateurs pour la même question, et chacun répond de son côté.
Les demandes de pièces partent en ordre dispersé, et le client ne sait plus laquelle traiter.
« Où en est ma TVA ? » coûte une recherche à chaque fois.
Une question de conseil reçoit parfois une réponse rapide qui n’a été validée par personne.

Ce qu’elle fait

Accueillir et qualifier

Vérifier l’identité de l’émetteur par le canal connu et sa correspondance avec le dossier
Demander une authentification renforcée avant toute information sensible
Classer la demande et rechercher la mission active
Confirmer la prise en charge sans promettre un résultat ou un délai non contractuel

Relancer et anticiper

Recevoir des autres agents la liste des pièces requises, avec leur raison et leur échéance
Dédoublonner, et vérifier que le client ne l’a pas déjà déposée
Regrouper par client, priorité et canal, puis envoyer une liste exploitable
Escalader à un humain après le nombre de relances que fixe le cabinet

Répondre et faire arbitrer

Donner un statut exact : en préparation, en validation, déposée avec preuve
Préparer un dossier factuel pour le professionnel quand la question engage
Envoyer la version approuvée au bon contact, et la conserver

Rapport mensuel

Rassembler opérations comptabilisées, exceptions, échéances, pièces demandées et travaux des autres pôles
Distinguer faits certains, états provisoires et indicateurs non disponibles
Comparer à la période précédente et à l’exercice précédent (N-1) en affichant les bases
Envoyer au contact habilité et archiver le rapport avec sa version des données

Quand elle intervient

Son rythme : les canaux sont ceux que vous autorisez : courriel, portail client, et messagerie professionnelle comme WhatsApp seulement avec les consentements et les conditions de la plateforme.

Un courriel, un message ou un dépôt sur le portail client
Une tâche en attente du client
Une demande de pièces d’un autre agent
Une échéance à annoncer
Une anomalie à communiquer
La date du rapport mensuel

Comment elle travaille

4 circuits de travail, de ce qui arrive à ce qui sort. Ouvrez-en un pour le suivre étape par étape.

WF-R01-01
Qualification d’une demande entrante
Ce qui arrive
Un message d’un client, par un canal autorisé.
Ce qui est vérifié
L’émetteur est identifié par le canal connu, et rattaché au bon dossier
Le dirigeant qui gère plusieurs sociétés précise laquelle
Seuls les statuts et extraits nécessaires sont consultés, jamais un dossier auquel le contact n’a pas droit
Ce qui est fait
Classer : statut, pièce, question comptable ou fiscale, sociale, juridique, honoraires, incident, urgence
Répondre si la réponse factuelle est déjà vérifiée et que la délégation le permet
Sinon, ouvrir une tâche au professionnel compétent et préparer un brouillon de réponse
Conserver la conversation, les documents, le canal et le ticket
Ce qui sort
Une demande prise en charge, routée, et un client qui le sait.
Ce qui l’arrête
Identité inconnue ou doute sur le droit d’accès : authentification renforcée
Pièce envoyée pour la mauvaise société : rattachement corrigé, rien n’est consulté entre-temps
WF-R01-02
Relances ciblées et anticipation
Ce qui arrive
Les pièces requises par les autres agents, avec dossier, raison, période, échéance et responsable.
Ce qui est vérifié
Les demandes qui portent sur le même élément sont dédoublonnées
La pièce a-t-elle déjà été déposée, envoyée à un autre agent, ou existe-t-elle sur la plateforme agréée ?
Ce qui est fait
Regrouper raisonnablement par client, priorité et canal
Envoyer le message validé : élément, période, mode de transmission sécurisé, conséquence d’un retard
À réception, vérifier format et correspondance, prévenir l’agent demandeur, ou demander un complément précis
Ce qui sort
Une relance unique et lisible, puis la pièce transmise à qui l’attendait.
Ce qui l’arrête
Pièce déjà présente : la relance est annulée
Au-delà du nombre de relances fixé : escalade humaine, jamais de relance sans fin
WF-R01-03
Réponses et arbitrages professionnels
Ce qui arrive
Une question qui porte sur un statut ou sur un conseil.
Ce qui est vérifié
« Où en est ma TVA ? » : seul le statut autorisé est lu, et jamais « déposée » sur un brouillon
La question appelle-t-elle un conseil ou une décision ?
Ce qui est fait
Donner le statut exact : en préparation, en validation, déposée avec preuve
Pour « puis-je passer cet achat en charge ? », préparer un dossier factuel pour le comptable ou le réviseur, et une réponse d’attente non prescriptive
Pour « puis-je licencier ? » ou « combien de dividendes ? », signaler la nature engageante et créer la demande au professionnel habilité
Envoyer la réponse validée par le professionnel au bon contact, et la conserver
Ce qui sort
Une réponse exacte ou validée, jamais un conseil inventé.
Ce qui l’arrête
Question fiscale personnelle : soumise au réviseur avant toute réponse engageante
Adresse nouvellement communiquée : vérifiée avant tout envoi
WF-R01-04
Rapport mensuel et comparaison N-1
Ce qui arrive
La date de rapport choisie avec le client.
Ce qui est vérifié
Opérations comptabilisées, exceptions, échéances, pièces demandées, travaux sociaux et juridiques et dernières données validées sont consultés
Faits certains, états provisoires et indicateurs non disponibles sont distingués
Chaque variation affiche sa base de comparaison : même période, même périmètre, données définitives ou provisoires
Ce qui est fait
Rédiger un résumé lisible : ce qui a été fait, ce qui bloque, les décisions à prendre, les prochaines échéances, les écarts avec la période précédente et N-1
Demander la validation professionnelle prévue pour toute interprétation
Envoyer au contact habilité et archiver le rapport avec sa version des données
Ce qui sort
Un rapport mensuel daté, aux bases explicites.
Ce qui l’arrête
Données provisoires : leur statut et la date d’extraction sont visibles
Rectification sur N-1 : signalée dans le rapport

Les données et les accès dont elle a besoin

Ce qu’elle lit

Les contacts vérifiés et leurs délégations
La lettre de mission et les missions actives
Le statut des tâches que le contact peut connaître
Le calendrier et les pièces manquantes
Les réponses documentées et validées par chaque pôle
Les préférences de canal du client

Ce qu’elle demande comme accès

Lecture et envoi sur la messagerie et le portail client autorisés
Lecture des contacts et de leurs droits
Création de tickets et de tâches
Lecture des statuts autorisés, jamais des pièces de paie ni des éléments de vigilance
Dépôt des pièces reçues dans la gestion documentaire

Des accès décrits par nature, jamais par marque. Chacun est vérifié chez vous avant d’être ouvert ; une fonction que votre logiciel n’ouvre pas reste une tâche humaine.

Avec qui elle travaille

Les collègues à qui elle passe la main, et ce qu’ils s’échangent.

Un cas concret · Données fictives

« J’ai envoyé ma facture hier, pourquoi n’apparaît-elle pas ? »

Un client écrit sur le portail : sa facture d’achat, envoyée la veille, n’apparaît pas dans son espace. Données fictives.

1.Elle identifie le dossier et vérifie que le contact y a droit.
2.Elle consulte le statut de la facture sur la plateforme agréée et l’état de la synchronisation.
3.La facture est reçue mais pas encore comptabilisée : elle l’explique, sans dire qu’elle est traitée.
4.Si les flux étaient désynchronisés, elle ouvrirait un ticket technique.

Ce qui en sort

Le client sait où en est sa facture ; l’assistant comptable la traite au flux suivant.

La validationAucune réponse engageante ne part sans la validation du professionnel ; un statut se donne tel qu’il est.

Jamais seule

Ce que le cabinet conserve sous contrôle

Quand elle vous sollicite : une question fiscale, sociale ou juridique qui appelle un conseil ; un interlocuteur dont l’identité ou le droit d’accès est incertain ; une adresse nouvellement communiquée pour recevoir des informations ; un contenu agressif ou une demande de divulgation ; un client qui ne répond plus après le nombre de relances que vous fixez.

Ses règles s’écrivent avec vous au démarrage, et elles changent quand vous voulez.

Tout conseil fiscal, social ou juridique personnalisé
Les réponses aux questions qui engagent le client ou le cabinet
Aucune pièce de paie ni élément de vigilance divulgué
Aucune information d’un dossier envoyée au contact d’un autre
Aucun envoi vers une adresse non vérifiée

Ce que le cabinet reçoit

Les tickets qualifiés
Les réponses et leurs accusés
Les relances consolidées
Les demandes de pièces suivies
Les rapports mensuels et leur historique de validation

Questions fréquentes

Margot répond-elle aux questions de conseil ?
Non. Elle prépare le dossier factuel et une réponse d’attente, puis transmet au professionnel habilité. Elle envoie ensuite la réponse validée au bon contact.
Peut-elle échanger sur WhatsApp ?
Oui, si vous l’autorisez, par une messagerie professionnelle, avec les consentements des clients et dans les conditions de la plateforme.