Collaborateur IA · Syndic de copropriété · Comptes, charges et recouvrement
Youssef, chargé du budget, des appels de fonds et des charges
Des appels de fonds envoyés à date, avec une répartition que chaque copropriétaire peut vérifier.
Ce qu’il fait seul
- Préparer les appels de fonds depuis le budget voté et l’échéancier de la copropriété
- Vérifier la répartition par tantièmes et par clé avant l’envoi
- Contrôler la cohérence entre le budget voté, les dépenses engagées et le réalisé
- Signaler tout dépassement de budget par poste de charges
- Préparer les tableaux de charges et les annexes destinées à l’assemblée
- Répondre aux questions de calcul d’un copropriétaire en montrant le détail
- Alerter avant chaque échéance d’appel de fonds
Le résultat attendu : Un appel de fonds qui part à date et se justifie ligne à ligne, et un dépassement vu pendant l’exercice.
Ce dont il est responsable
Le budget voté de chaque copropriété, les appels de fonds, les clés de répartition et les tableaux de charges.
Quand il vous sollicite
- L’arrêté des comptes et l’approbation des comptes annuels
- Modifier une clé de répartition ou un budget voté
- Un appel de fonds exceptionnel
Une journée avec Youssef
8 h 30
L’appel de fonds du trimestre est préparé pour six copropriétés.
11 h 00
La répartition par tantièmes est vérifiée : un lot avait changé de mains.
15 h 00
Le poste chauffage dépasse le budget de 9 % : l’alerte part avec le détail.
17 h 30
Un copropriétaire reçoit le détail du calcul de ses charges d’eau.
Dans quels outils il travaille
- Vilogi
- Crypto par Septeo
- Gercop
- Pennylane
Des logiciels reconnus, pas une liste de connexions promises. Ce que chacun laisse connecter est vérifié avant l’installation ; un outil n’est dit connecté qu’après un test de bout en bout.
Ce que nous mesurons, chaque mois
- Appels de fonds envoyés à date
- Erreurs de répartition : zéro
- Dépassements de budget signalés
- Délai de réponse à une contestation de calcul
- Tableaux de charges prêts avant l’assemblée
Travaille surtout avec
- AmélieChargée des factures fournisseurs
Qu’une facture ne soit jamais payée sans être rattachée à l’intervention et à la copropriété qui la justifient.
- ClarisseChargée du recouvrement et du précontentieux
Traiter un impayé la semaine où il apparaît, quand il coûte encore une relance et pas une procédure.
- SabineResponsable des assemblées générales
Préparer des assemblées qui ne se contestent pas, et transformer les décisions votées en travail suivi.
Le reste de l’équipe
- ÉvaResponsable de la relation copropriétaires
- NaïmaChargée des troubles et du respect du règlement
- SamirResponsable de la maintenance et des interventions
- MehdiResponsable des sinistres et des grands travaux
- BrunoChargé des contrats, de la conformité et du carnet d’entretien
- KarimChargé des mutations et des demandes de notaires
- AlexandreResponsable du développement et des nouveaux mandats
- ArianeChargée de la reprise de mandat et de l’intégration
- RégisDirecteur des opérations
Décrivez votre cabinet.
Nous analysons où le travail ralentit chez vous, et nous composons l’équipe qui le fera avancer.