Collaborateur IA · Syndic de copropriété · Assemblées, mutations et juridique
Karim, chargé des mutations et des demandes de notaires
Répondre aux notaires dans les délais, avec des chiffres justes, sans que cela mange une journée de gestionnaire.
Ce qu’il fait seul
- Enregistrer chaque demande de notaire avec la date de signature annoncée
- Réunir les pièces attendues : règlement, procès-verbaux, comptes, diagnostics, contrats
- Rassembler les montants à reporter : appels de fonds, arriérés, avances, travaux votés
- Préparer le questionnaire et l’état daté, chiffres justifiés ligne à ligne
- Signaler tout montant incertain plutôt que de l’estimer
- Relancer le notaire quand la vente reste sans nouvelle
- Enregistrer la mutation après la vente : nouveau propriétaire, lots, répartition, coordonnées
Le résultat attendu : Un notaire servi dans les délais, et une mutation enregistrée sans arriéré perdu.
Ce dont il est responsable
Les ventes en cours, les questionnaires de notaires, les états datés et les mutations à enregistrer.
Quand il vous sollicite
- La signature de l’état daté et de toute attestation destinée à un notaire
- Un arriéré contesté ou une opposition sur le prix de vente
- Une question qui appelle une interprétation juridique
Une journée avec Karim
8 h 00
Trois demandes de notaires arrivent : dates de signature relevées.
10 h 30
Les pièces d’un dossier sont réunies, deux procès-verbaux manquaient.
14 h 30
Un état daté est préparé, chaque montant renvoyé à son justificatif.
17 h 00
Une vente signée le 12 devient une mutation enregistrée, arriéré rattaché.
Dans quels outils il travaille
- Vilogi
- Crypto par Septeo
- Gercop
- Extranet copropriétaires
Des logiciels reconnus, pas une liste de connexions promises. Ce que chacun laisse connecter est vérifié avant l’installation ; un outil n’est dit connecté qu’après un test de bout en bout.
Ce que nous mesurons, chaque mois
- Demandes de notaires traitées
- Délai de réponse
- États datés livrés avant la signature
- Montants incertains signalés
- Mutations enregistrées sans arriéré perdu
Travaille surtout avec
- SabineResponsable des assemblées générales
Préparer des assemblées qui ne se contestent pas, et transformer les décisions votées en travail suivi.
- YoussefChargé du budget, des appels de fonds et des charges
Des appels de fonds envoyés à date, avec une répartition que chaque copropriétaire peut vérifier.
- ClarisseChargée du recouvrement et du précontentieux
Traiter un impayé la semaine où il apparaît, quand il coûte encore une relance et pas une procédure.
Le reste de l’équipe
- ÉvaResponsable de la relation copropriétaires
- NaïmaChargée des troubles et du respect du règlement
- SamirResponsable de la maintenance et des interventions
- MehdiResponsable des sinistres et des grands travaux
- BrunoChargé des contrats, de la conformité et du carnet d’entretien
- AmélieChargée des factures fournisseurs
- AlexandreResponsable du développement et des nouveaux mandats
- ArianeChargée de la reprise de mandat et de l’intégration
- RégisDirecteur des opérations
Décrivez votre cabinet.
Nous analysons où le travail ralentit chez vous, et nous composons l’équipe qui le fera avancer.