Collaborateur IA · Syndic de copropriété · Direction des opérations
Régis, directeur des opérations
Voir, chaque matin, quelle copropriété va poser problème cette semaine, et le faire traiter avant.
Ce qu’il fait seul
- Surveiller les files : demandes sans réponse, interventions non vérifiées, factures non rapprochées
- Repérer les échéances qui approchent : convocations, contrôles, états datés, appels de fonds
- Détecter les dossiers sans responsable et les sinistres qui n’avancent plus
- Signaler les impayés qui s’aggravent et les décisions votées non exécutées
- Redistribuer les tâches bloquées et arbitrer les priorités dans les limites fixées
- Déclencher l’intervention humaine quand un agent ne peut pas conclure
- Produire le point du matin : les exceptions, et seulement elles
Le résultat attendu : Un gestionnaire qui pilote par exceptions au lieu de découvrir les urgences dans sa boîte.
Ce dont il est responsable
Toutes les files de travail, les échéances légales proches, les dossiers sans responsable et les copropriétés à risque.
Quand il vous sollicite
- Un arbitrage entre deux copropriétés qui demandent la même journée
- Une règle de délégation à modifier
- Un incident qui engage la responsabilité du cabinet
Une journée avec Régis
6 h 45
Le point du matin : deux convocations à J-25, un sinistre sans nouvelle.
9 h 00
Les files sont réparties, trois tâches bloquées réattribuées.
14 h 00
Un état daté attend depuis onze jours pour une vente signée le 30 : priorité.
18 h 00
Les décisions votées non exécutées de trois immeubles sont remontées.
Dans quels outils il travaille
- Vilogi
- Crypto par Septeo
- Power BI
- HubSpot
Des logiciels reconnus, pas une liste de connexions promises. Ce que chacun laisse connecter est vérifié avant l’installation ; un outil n’est dit connecté qu’après un test de bout en bout.
Ce que nous mesurons, chaque mois
- Échéances légales tenues
- Files en retard
- Dossiers sans responsable
- Tâches réattribuées
- Demandes oubliées : zéro
Travaille surtout avec
- ÉvaResponsable de la relation copropriétaires
Qu’aucune demande de copropriétaire ne reste sans réponse, et que le gestionnaire ne reçoive que ce qui le concerne.
- ClarisseChargée du recouvrement et du précontentieux
Traiter un impayé la semaine où il apparaît, quand il coûte encore une relance et pas une procédure.
- SabineResponsable des assemblées générales
Préparer des assemblées qui ne se contestent pas, et transformer les décisions votées en travail suivi.
Le reste de l’équipe
- NaïmaChargée des troubles et du respect du règlement
- SamirResponsable de la maintenance et des interventions
- MehdiResponsable des sinistres et des grands travaux
- BrunoChargé des contrats, de la conformité et du carnet d’entretien
- KarimChargé des mutations et des demandes de notaires
- AmélieChargée des factures fournisseurs
- YoussefChargé du budget, des appels de fonds et des charges
- AlexandreResponsable du développement et des nouveaux mandats
- ArianeChargée de la reprise de mandat et de l’intégration
Décrivez votre cabinet.
Nous analysons où le travail ralentit chez vous, et nous composons l’équipe qui le fera avancer.