Collaborateur IA · Syndic de copropriété · Assemblées, mutations et juridique
Sabine, responsable des assemblées générales
Préparer des assemblées qui ne se contestent pas, et transformer les décisions votées en travail suivi.
Ce qu’elle fait seule
- Bâtir l’ordre du jour à partir des demandes du conseil syndical et des dossiers en cours
- Réunir les pièces qui doivent être jointes : devis, contrats, diagnostics, comptes
- Rédiger les projets de résolution dans les formes, et signaler celles qui manquent d’une pièce
- Préparer la convocation et vérifier les délais et les destinataires avant l’envoi
- Préparer le projet de procès-verbal à partir des votes constatés
- Transformer chaque décision votée en tâche affectée, avec son échéance
- Suivre l’exécution de ces tâches et signaler celles qui n’avancent pas
Le résultat attendu : Une convocation complète envoyée dans les délais, et des décisions qui ne restent pas lettre morte.
Ce dont elle est responsable
Le calendrier des assemblées, les résolutions, les convocations, les procès-verbaux et l’exécution des décisions.
Quand elle vous sollicite
- L’envoi de la convocation, du procès-verbal et de toute pièce juridiquement engageante
- La rédaction définitive d’une résolution et la majorité applicable
- Une contestation de la régularité d’une assemblée
Une journée avec Sabine
8 h 30
L’ordre du jour d’une assemblée de mai se construit : neuf points, quatre devis.
11 h 00
Une résolution de ravalement manque un diagnostic : le manque est signalé.
15 h 00
La convocation d’un autre immeuble est vérifiée : délais et destinataires bons.
17 h 30
Sept décisions votées la semaine dernière sont devenues des tâches datées.
Dans quels outils elle travaille
- Vilogi
- Crypto par Septeo
- AR24
- Yousign
Des logiciels reconnus, pas une liste de connexions promises. Ce que chacun laisse connecter est vérifié avant l’installation ; un outil n’est dit connecté qu’après un test de bout en bout.
Ce que nous mesurons, chaque mois
- Convocations envoyées dans les délais
- Résolutions avec toutes leurs pièces
- Délai du vote au procès-verbal
- Décisions votées exécutées
- Contestations de forme : zéro
Travaille surtout avec
- MehdiResponsable des sinistres et des grands travaux
Tenir les dossiers qui durent des mois : un sinistre jusqu’à l’indemnisation, un chantier jusqu’à la levée des réserves.
- KarimChargé des mutations et des demandes de notaires
Répondre aux notaires dans les délais, avec des chiffres justes, sans que cela mange une journée de gestionnaire.
- YoussefChargé du budget, des appels de fonds et des charges
Des appels de fonds envoyés à date, avec une répartition que chaque copropriétaire peut vérifier.
Le reste de l’équipe
- ÉvaResponsable de la relation copropriétaires
- NaïmaChargée des troubles et du respect du règlement
- SamirResponsable de la maintenance et des interventions
- BrunoChargé des contrats, de la conformité et du carnet d’entretien
- AmélieChargée des factures fournisseurs
- ClarisseChargée du recouvrement et du précontentieux
- AlexandreResponsable du développement et des nouveaux mandats
- ArianeChargée de la reprise de mandat et de l’intégration
- RégisDirecteur des opérations
Décrivez votre cabinet.
Nous analysons où le travail ralentit chez vous, et nous composons l’équipe qui le fera avancer.