Collaborateur IA · Syndic de copropriété · Relation et demandes
Éva, responsable de la relation copropriétaires
Qu’aucune demande de copropriétaire ne reste sans réponse, et que le gestionnaire ne reçoive que ce qui le concerne.
Ce qu’elle fait seule
- Identifier l’immeuble, le lot et l’interlocuteur avant de répondre
- Répondre aux questions administratives courantes à partir des documents de la copropriété
- Qualifier chaque demande et la distribuer à l’agent qui en répond
- Accuser réception et donner un délai, même quand la réponse demande du temps
- Informer l’occupant de l’avancement sans qu’il ait à relancer
- Préparer le point régulier destiné au conseil syndical
- Vérifier avant clôture que le demandeur considère la demande traitée
Le résultat attendu : Un délai de réponse court sur tous les canaux, et un gestionnaire qui ne trie plus sa boîte.
Ce dont elle est responsable
Toutes les demandes entrantes, quel que soit le canal, et l’information des occupants jusqu’à la clôture.
Quand elle vous sollicite
- Toute réponse qui engage le syndicat ou interprète le règlement de copropriété
- Un copropriétaire mécontent qui met en cause le cabinet
- Une demande qui touche la sécurité des personnes
Une journée avec Éva
7 h 45
Les demandes de la nuit sont rattachées à leur immeuble et à leur lot.
10 h 00
Onze questions courantes ont leur réponse, quatre partent aux agents concernés.
14 h 30
Les demandes ouvertes depuis trois jours reçoivent un point d’avancement.
17 h 30
Le point hebdomadaire du conseil syndical de deux immeubles est prêt.
Dans quels outils elle travaille
- Vilogi
- Crypto par Septeo
- Extranet copropriétaires
- Ringover
Des logiciels reconnus, pas une liste de connexions promises. Ce que chacun laisse connecter est vérifié avant l’installation ; un outil n’est dit connecté qu’après un test de bout en bout.
Ce que nous mesurons, chaque mois
- Délai de première réponse
- Demandes traitées sans intervention humaine
- Demandes clôturées avec accord du demandeur
- Relances reçues d’un occupant
- Points au conseil syndical envoyés à date
Travaille surtout avec
- SamirResponsable de la maintenance et des interventions
Faire réparer vite ce qui tombe en panne, avec le prestataire référencé et dans le budget autorisé.
- NaïmaChargée des troubles et du respect du règlement
Traiter les nuisances et les manquements au règlement par écrit, avec méthode, avant qu’ils deviennent un conflit.
- RégisDirecteur des opérations
Voir, chaque matin, quelle copropriété va poser problème cette semaine, et le faire traiter avant.
Le reste de l’équipe
- MehdiResponsable des sinistres et des grands travaux
- BrunoChargé des contrats, de la conformité et du carnet d’entretien
- SabineResponsable des assemblées générales
- KarimChargé des mutations et des demandes de notaires
- AmélieChargée des factures fournisseurs
- YoussefChargé du budget, des appels de fonds et des charges
- ClarisseChargée du recouvrement et du précontentieux
- AlexandreResponsable du développement et des nouveaux mandats
- ArianeChargée de la reprise de mandat et de l’intégration
Décrivez votre cabinet.
Nous analysons où le travail ralentit chez vous, et nous composons l’équipe qui le fera avancer.