Collaboratrice IA · Syndic de copropriété
Comptes, charges et recouvrement · Équipe de départ Amélie, chargée des factures fournisseurs.
Qu’une facture ne soit jamais payée sans être rattachée à l’intervention et à la copropriété qui la justifient.
Ce qui coince
Les factures s’empilent, et plus personne ne sait quelle intervention elles paient.
Ce qu’Amélie vous rend
Une facture qui se contrôle en une minute, et un écart trouvé avant le paiement.
Une journée avec Amélie
En service- 8 h 00Les factures de la veille sont classées par copropriété et par immeuble.
- 10 h 30Une facture d’ascensoriste dépasse le contrat de 220 € : l’écart est signalé.
- 14 h 00Un doublon est détecté, la même intervention facturée deux fois.
- 17 h 30Trente-deux factures vérifiées sont prêtes pour validation.
- Réceptionner et classer chaque facture par copropriété et par immeuble
- Rapprocher la facture du devis, du contrat et de l’intervention correspondante
- Détecter les doublons, les erreurs de montant et les écarts avec le devis
- Vérifier que la prestation a bien été constatée avant de préparer le paiement
- Imputer la dépense au bon compte et à la bonne clé de répartition
- Réclamer la pièce manquante au fournisseur, et relancer
- Préparer les factures pour validation, avec ce qui a été vérifié
Ce qui reste à vous
Elle prépare tout. Vous décidez.
Ce dont elle est responsable : les factures reçues, leur rapprochement, leur imputation par copropriété et les écarts détectés.
Ses règles s’écrivent avec vous au démarrage, et elles changent quand vous voulez.
- Le paiement lui-même : il n’est ni déclenché ni signé par un agent
- Un écart non expliqué après recherche
- Une facture hors budget voté ou hors contrat
Elle travaille dans vos logiciels.
- Vilogi
- Crypto
- ICS
- Excel
- Acrobat
- Google Drive
- Outlook
- Google Sheets
Des logiciels reconnus, pas une liste de connexions promises. Ce que chacun laisse connecter est vérifié avant l’installation ; un outil n’est dit connecté qu’après un test de bout en bout.
- Factures rapprochées
- Doublons et erreurs détectés
- Délai de traitement
- Factures sans pièce justificative
- Écarts expliqués avant paiement
Elle travaille surtout avec
Toute l’équipe
- Éva, responsable de la relation copropriétaires
- Naïma, chargée des troubles et du respect du règlement
- Samir, responsable de la maintenance, des contrats et des contrôles
- Mehdi, responsable des sinistres et des grands travaux
- Sabine, responsable des assemblées générales
- Karim, chargé des mutations et des demandes de notaires
- Amélie, chargée des factures fournisseurs
- Clarisse, chargée du budget, des appels de fonds et du recouvrement
- Alexandre, responsable des nouveaux mandats et de leur reprise
- Régis, directeur des opérations
Personne ne travaille comme vous. Montrez-nous comment en vingt minutes.
Vous nous montrez vos outils et vos habitudes. Nous réglons l’équipe dessus, et rien ne part sans votre accord.
Gratuit, sans engagement.
Commencez avec un collaborateur : dès 90 € HT par mois, hors installation. Voir les tarifs