Collaborateur IA · Syndic de copropriété · Comptes, charges et recouvrement
Amélie, chargée des factures fournisseurs
Qu’une facture ne soit jamais payée sans être rattachée à l’intervention et à la copropriété qui la justifient.
Ce qu’elle fait seule
- Réceptionner et classer chaque facture par copropriété et par immeuble
- Rapprocher la facture du devis, du contrat et de l’intervention correspondante
- Détecter les doublons, les erreurs de montant et les écarts avec le devis
- Vérifier que la prestation a bien été constatée avant de préparer le paiement
- Imputer la dépense au bon compte et à la bonne clé de répartition
- Réclamer la pièce manquante au fournisseur, et relancer
- Préparer les factures pour validation, avec ce qui a été vérifié
Le résultat attendu : Une facture qui se contrôle en une minute, et un écart trouvé avant le paiement.
Ce dont elle est responsable
Les factures reçues, leur rapprochement, leur imputation par copropriété et les écarts détectés.
Quand elle vous sollicite
- Le paiement lui-même : il n’est ni déclenché ni signé par un agent
- Un écart non expliqué après recherche
- Une facture hors budget voté ou hors contrat
Une journée avec Amélie
8 h 00
Les factures de la veille sont classées par copropriété et par immeuble.
10 h 30
Une facture d’ascensoriste dépasse le contrat de 220 € : l’écart est signalé.
14 h 00
Un doublon est détecté, la même intervention facturée deux fois.
17 h 30
Trente-deux factures vérifiées sont prêtes pour validation.
Dans quels outils elle travaille
- Vilogi
- Pennylane
- Crypto par Septeo
- Twimm
Des logiciels reconnus, pas une liste de connexions promises. Ce que chacun laisse connecter est vérifié avant l’installation ; un outil n’est dit connecté qu’après un test de bout en bout.
Ce que nous mesurons, chaque mois
- Factures rapprochées
- Doublons et erreurs détectés
- Délai de traitement
- Factures sans pièce justificative
- Écarts expliqués avant paiement
Travaille surtout avec
- SamirResponsable de la maintenance et des interventions
Faire réparer vite ce qui tombe en panne, avec le prestataire référencé et dans le budget autorisé.
- YoussefChargé du budget, des appels de fonds et des charges
Des appels de fonds envoyés à date, avec une répartition que chaque copropriétaire peut vérifier.
- MehdiResponsable des sinistres et des grands travaux
Tenir les dossiers qui durent des mois : un sinistre jusqu’à l’indemnisation, un chantier jusqu’à la levée des réserves.
Le reste de l’équipe
- ÉvaResponsable de la relation copropriétaires
- NaïmaChargée des troubles et du respect du règlement
- BrunoChargé des contrats, de la conformité et du carnet d’entretien
- SabineResponsable des assemblées générales
- KarimChargé des mutations et des demandes de notaires
- ClarisseChargée du recouvrement et du précontentieux
- AlexandreResponsable du développement et des nouveaux mandats
- ArianeChargée de la reprise de mandat et de l’intégration
- RégisDirecteur des opérations
Décrivez votre cabinet.
Nous analysons où le travail ralentit chez vous, et nous composons l’équipe qui le fera avancer.