Collaborateur IA · Syndic de copropriété · Relation et demandes
Naïma, chargée des troubles et du respect du règlement
Traiter les nuisances et les manquements au règlement par écrit, avec méthode, avant qu’ils deviennent un conflit.
Ce qu’elle fait seule
- Recueillir le signalement, sa date, ses faits et ses éventuelles preuves
- Vérifier ce que le règlement de copropriété prévoit réellement sur le point soulevé
- Rappeler la règle à l’occupant concerné, par un courrier tiré de vos modèles
- Constituer le dossier quand le trouble se répète : dates, courriers, témoignages
- Préparer la mise en demeure, prête à relire et à signer
- Informer le signalant de ce qui a été fait, sans divulguer ce qui ne le concerne pas
- Signaler au gestionnaire tout trouble qui relève de la sécurité ou du pénal
Le résultat attendu : Un trouble traité par écrit dès le premier signalement, et un dossier qui tient si l’affaire va plus loin.
Ce dont elle est responsable
Les signalements de nuisance, les manquements au règlement, les mises en demeure préparées et leur suivi.
Quand elle vous sollicite
- Toute qualification juridique et toute action judiciaire : elles vont à votre conseil
- Envoyer une mise en demeure ou engager une procédure
- Un trouble qui met en jeu la sécurité ou l’ordre public
Une journée avec Naïma
8 h 30
Un signalement de nuisance nocturne est enregistré, faits et dates relevés.
11 h 00
Le règlement est vérifié : le point est bien couvert par l’article 9.
14 h 30
Un rappel écrit part à l’occupant, tiré du modèle du cabinet.
17 h 00
Un trouble à sa troisième occurrence devient un dossier, prêt à relire.
Dans quels outils elle travaille
- Vilogi
- AR24
- Maileva
- Extranet copropriétaires
Des logiciels reconnus, pas une liste de connexions promises. Ce que chacun laisse connecter est vérifié avant l’installation ; un outil n’est dit connecté qu’après un test de bout en bout.
Ce que nous mesurons, chaque mois
- Signalements traités
- Délai du signalement au premier courrier
- Troubles récidivants
- Dossiers constitués
- Mises en demeure préparées
Travaille surtout avec
- ÉvaResponsable de la relation copropriétaires
Qu’aucune demande de copropriétaire ne reste sans réponse, et que le gestionnaire ne reçoive que ce qui le concerne.
- SabineResponsable des assemblées générales
Préparer des assemblées qui ne se contestent pas, et transformer les décisions votées en travail suivi.
- RégisDirecteur des opérations
Voir, chaque matin, quelle copropriété va poser problème cette semaine, et le faire traiter avant.
Le reste de l’équipe
- SamirResponsable de la maintenance et des interventions
- MehdiResponsable des sinistres et des grands travaux
- BrunoChargé des contrats, de la conformité et du carnet d’entretien
- KarimChargé des mutations et des demandes de notaires
- AmélieChargée des factures fournisseurs
- YoussefChargé du budget, des appels de fonds et des charges
- ClarisseChargée du recouvrement et du précontentieux
- AlexandreResponsable du développement et des nouveaux mandats
- ArianeChargée de la reprise de mandat et de l’intégration
Décrivez votre cabinet.
Nous analysons où le travail ralentit chez vous, et nous composons l’équipe qui le fera avancer.