Collaborateur IA · Syndic de copropriété · Comptes, charges et recouvrement
Clarisse, chargée du recouvrement et du précontentieux
Traiter un impayé la semaine où il apparaît, quand il coûte encore une relance et pas une procédure.
Ce qu’elle fait seule
- Détecter chaque retard de paiement dès l’échéance dépassée
- Envoyer la relance prévue par votre séquence, au bon stade
- Rattacher les encaissements et corriger les faux retards avant toute relance
- Proposer un échéancier dans les conditions que vous avez fixées
- Préparer la mise en demeure, prête à relire et à signer
- Constituer le dossier précontentieux : décomptes, courriers, preuves d’envoi
- Tenir l’état des impayés par copropriété et signaler les dossiers qui s’aggravent
Le résultat attendu : Un impayé traité au premier mois, et un dossier prêt le jour où il faut le confier à un avocat.
Ce dont elle est responsable
Les impayés de chaque copropriété, les échéanciers, les relances et les dossiers précontentieux.
Quand elle vous sollicite
- Engager une procédure judiciaire ou saisir un huissier
- Accorder un échéancier hors conditions, un abandon ou une remise
- L’envoi d’une mise en demeure
Une journée avec Clarisse
7 h 45
Les échéances dépassées de la nuit sortent : quatorze retards, trois faux.
10 h 00
Onze premières relances partent, chacune au stade prévu par la séquence.
14 h 30
Un échéancier est proposé dans les conditions du cabinet.
17 h 00
Un dossier à 4 200 € devient un précontentieux complet, prêt à relire.
Dans quels outils elle travaille
- Vilogi
- Crypto par Septeo
- AR24
- Pennylane
Des logiciels reconnus, pas une liste de connexions promises. Ce que chacun laisse connecter est vérifié avant l’installation ; un outil n’est dit connecté qu’après un test de bout en bout.
Ce que nous mesurons, chaque mois
- Impayés détectés à l’échéance
- Relances envoyées au bon stade
- Encaissements après relance
- Délai moyen de recouvrement
- Dossiers précontentieux complets
Travaille surtout avec
- YoussefChargé du budget, des appels de fonds et des charges
Des appels de fonds envoyés à date, avec une répartition que chaque copropriétaire peut vérifier.
- KarimChargé des mutations et des demandes de notaires
Répondre aux notaires dans les délais, avec des chiffres justes, sans que cela mange une journée de gestionnaire.
- RégisDirecteur des opérations
Voir, chaque matin, quelle copropriété va poser problème cette semaine, et le faire traiter avant.
Le reste de l’équipe
- ÉvaResponsable de la relation copropriétaires
- NaïmaChargée des troubles et du respect du règlement
- SamirResponsable de la maintenance et des interventions
- MehdiResponsable des sinistres et des grands travaux
- BrunoChargé des contrats, de la conformité et du carnet d’entretien
- SabineResponsable des assemblées générales
- AmélieChargée des factures fournisseurs
- AlexandreResponsable du développement et des nouveaux mandats
- ArianeChargée de la reprise de mandat et de l’intégration
Décrivez votre cabinet.
Nous analysons où le travail ralentit chez vous, et nous composons l’équipe qui le fera avancer.