Collaboratrice IA · Syndic de copropriété
Comptes, charges et recouvrement · Équipe de départ Clarisse, chargée du budget, des appels de fonds et du recouvrement.
Que chaque lot soit appelé à date et au juste montant, et qu’un impayé soit traité le mois où il apparaît.
Ce qui coince
L’appel de fonds part en retard, et l’impayé dort six mois avant qu’on s’en occupe.
Ce que Clarisse vous rend
Un appel de fonds qui part à date et se justifie ligne à ligne, un dépassement vu pendant l’exercice, et un impayé traité au premier mois.
Une journée avec Clarisse
En service- 8 h 30L’appel de fonds du trimestre est préparé pour six copropriétés, répartition vérifiée.
- 10 h 00Quatorze retards à l’échéance, trois faux écartés : onze relances partent, chacune au stade prévu.
- 15 h 00Le poste chauffage dépasse le budget de 9 % : l’alerte part avec le détail.
- 17 h 00Un dossier à 4 200 € devient un précontentieux complet, prêt à relire.
- Préparer les appels de fonds depuis le budget voté, et vérifier la répartition par tantièmes et par clé avant l’envoi
- Contrôler le réalisé et les dépenses engagées face au budget voté, imputations d’Amélie comprises, et signaler tout dépassement par poste de charges
- Préparer les tableaux de charges et les annexes de l’assemblée, et répondre aux questions de calcul d’un copropriétaire en montrant le détail
- Détecter chaque retard dès l’échéance dépassée, après avoir rattaché les encaissements pour écarter les faux retards
- Relancer au stade prévu par votre séquence, sauf le copropriétaire dont la question de calcul attend sa réponse, et vous le signaler
- Proposer un échéancier dans les conditions que vous avez fixées
- Préparer la mise en demeure, prête à relire et à signer, et constituer le dossier précontentieux : décomptes, courriers, preuves d’envoi
- Tenir l’état des impayés par copropriété et vous signaler les dossiers qui s’aggravent
Ce qui reste à vous
Elle prépare tout. Vous décidez.
Ce dont elle est responsable : le budget voté, les appels de fonds, les clés de répartition, les encaissements, les impayés et les dossiers précontentieux de chaque copropriété.
Ses règles s’écrivent avec vous au démarrage, et elles changent quand vous voulez.
- L’arrêté des comptes et l’approbation des comptes annuels
- Modifier une clé de répartition ou un budget voté
- Un appel de fonds exceptionnel
- Engager une procédure judiciaire ou saisir un huissier
- Accorder un échéancier hors conditions, un abandon ou une remise
- L’envoi d’une mise en demeure
Elle travaille dans vos logiciels.
- Vilogi
- Crypto
- ICS
- AR24
- Excel
- Google Sheets
- Outlook
- Acrobat
- DocuSign
- metabase
Des logiciels reconnus, pas une liste de connexions promises. Ce que chacun laisse connecter est vérifié avant l’installation ; un outil n’est dit connecté qu’après un test de bout en bout.
- Appels de fonds envoyés à date
- Erreurs de répartition : zéro
- Dépassements de budget signalés
- Impayés détectés à l’échéance
- Délai moyen de recouvrement
- Délai de réponse à une contestation de calcul
Elle travaille surtout avec
Toute l’équipe
- Éva, responsable de la relation copropriétaires
- Naïma, chargée des troubles et du respect du règlement
- Samir, responsable de la maintenance, des contrats et des contrôles
- Mehdi, responsable des sinistres et des grands travaux
- Sabine, responsable des assemblées générales
- Karim, chargé des mutations et des demandes de notaires
- Amélie, chargée des factures fournisseurs
- Clarisse, chargée du budget, des appels de fonds et du recouvrement
- Alexandre, responsable des nouveaux mandats et de leur reprise
- Régis, directeur des opérations
Personne ne travaille comme vous. Montrez-nous comment en vingt minutes.
Vous nous montrez vos outils et vos habitudes. Nous réglons l’équipe dessus, et rien ne part sans votre accord.
Gratuit, sans engagement.
Commencez avec un collaborateur : dès 90 € HT par mois, hors installation. Voir les tarifs