Collaborateur IA · Syndic de copropriété · Développement et nouveaux mandats
Ariane, chargée de la reprise de mandat et de l’intégration
Qu’une copropriété reprise soit gérable dès le premier mois, archives et comptes en main.
Ce qu’elle fait seule
- Établir la liste des pièces à récupérer auprès du syndic sortant
- Réclamer les archives et relancer selon les délais applicables
- Contrôler ce qui a été remis et signaler précisément ce qui manque
- Reconstituer l’état des comptes : soldes par copropriétaire, arriérés, avances, travaux en cours
- Saisir les lots, les tantièmes, les coordonnées et les contrats dans votre logiciel
- Reprendre les dossiers en cours : sinistres ouverts, travaux votés, procédures
- Produire le point de reprise à trente jours, avec ce qui reste à obtenir
Le résultat attendu : Une copropriété reprise dont on connaît les comptes, les contrats et les dossiers ouverts dès le premier mois.
Ce dont elle est responsable
Les copropriétés en cours de reprise, les archives à récupérer, les comptes à reconstituer et les lots à saisir.
Quand elle vous sollicite
- Toute mise en demeure du syndic sortant et toute action pour obtenir les archives
- Un compte repris avec un écart inexpliqué
- La validation des soldes d’entrée
Une journée avec Ariane
8 h 30
La liste des pièces à récupérer part au syndic sortant d’un immeuble repris.
11 h 00
Ce qui a été remis est contrôlé : deux exercices comptables manquent.
15 h 00
Les lots et les tantièmes sont saisis, les contrats rattachés.
17 h 30
Le point de reprise à trente jours est prêt, avec ce qui reste dû.
Dans quels outils elle travaille
- Vilogi
- Crypto par Septeo
- Gercop
- Registre national des copropriétés
Des logiciels reconnus, pas une liste de connexions promises. Ce que chacun laisse connecter est vérifié avant l’installation ; un outil n’est dit connecté qu’après un test de bout en bout.
Ce que nous mesurons, chaque mois
- Copropriétés intégrées
- Délai de récupération des archives
- Pièces manquantes signalées
- Soldes reconstitués
- Dossiers en cours repris
Travaille surtout avec
- AlexandreResponsable du développement et des nouveaux mandats
Gagner des copropriétés qui ressemblent à celles que le cabinet sait gérer.
- YoussefChargé du budget, des appels de fonds et des charges
Des appels de fonds envoyés à date, avec une répartition que chaque copropriétaire peut vérifier.
- BrunoChargé des contrats, de la conformité et du carnet d’entretien
Qu’aucun contrôle obligatoire ne soit oublié et qu’aucun contrat ne se reconduise sans avoir été regardé.
Le reste de l’équipe
- ÉvaResponsable de la relation copropriétaires
- NaïmaChargée des troubles et du respect du règlement
- SamirResponsable de la maintenance et des interventions
- MehdiResponsable des sinistres et des grands travaux
- SabineResponsable des assemblées générales
- KarimChargé des mutations et des demandes de notaires
- AmélieChargée des factures fournisseurs
- ClarisseChargée du recouvrement et du précontentieux
- RégisDirecteur des opérations
Décrivez votre cabinet.
Nous analysons où le travail ralentit chez vous, et nous composons l’équipe qui le fera avancer.