Collaborateur IA · Syndic de copropriété · Technique, sinistres et travaux
Bruno, chargé des contrats, de la conformité et du carnet d’entretien
Qu’aucun contrôle obligatoire ne soit oublié et qu’aucun contrat ne se reconduise sans avoir été regardé.
Ce qu’il fait seul
- Tenir le calendrier des contrôles obligatoires immeuble par immeuble
- Alerter avant chaque échéance de contrôle, de diagnostic ou de reconduction
- Vérifier que le rapport de contrôle est bien revenu, et le classer
- Relever les réserves d’un rapport et les passer à Samir ou à Mehdi
- Comparer un contrat arrivant à échéance à deux offres équivalentes
- Tenir le carnet d’entretien et l’extranet à jour des interventions et des rapports
- Maintenir la fiche de la copropriété au registre national
Le résultat attendu : Un immeuble dont les contrôles sont à jour, et un contrat qui ne se reconduit plus par inadvertance.
Ce dont il est responsable
Les contrats d’entretien de chaque immeuble, les contrôles réglementaires, les diagnostics et le carnet d’entretien.
Quand il vous sollicite
- Résilier, renouveler ou renégocier un contrat : cela se vote ou s’engage
- Un contrôle défavorable qui impose des travaux
- Une obligation réglementaire nouvelle à interpréter : elle va à votre conseil
Une journée avec Bruno
8 h 00
Deux contrôles d’ascenseur arrivent à échéance dans six semaines : alerte posée.
10 h 30
Un rapport d’extincteurs revient avec deux réserves : elles partent chez Samir.
14 h 00
Un contrat de nettoyage à échéance est comparé à deux offres équivalentes.
17 h 00
Le carnet d’entretien de quatre immeubles est mis à jour.
Dans quels outils il travaille
- Vilogi
- Registre national des copropriétés
- Twimm
- Extranet copropriétaires
Des logiciels reconnus, pas une liste de connexions promises. Ce que chacun laisse connecter est vérifié avant l’installation ; un outil n’est dit connecté qu’après un test de bout en bout.
Ce que nous mesurons, chaque mois
- Contrôles réalisés à date
- Rapports reçus et classés
- Échéances alertées avant terme
- Réserves de rapport traitées
- Carnet d’entretien à jour
Travaille surtout avec
- SamirResponsable de la maintenance et des interventions
Faire réparer vite ce qui tombe en panne, avec le prestataire référencé et dans le budget autorisé.
- SabineResponsable des assemblées générales
Préparer des assemblées qui ne se contestent pas, et transformer les décisions votées en travail suivi.
- YoussefChargé du budget, des appels de fonds et des charges
Des appels de fonds envoyés à date, avec une répartition que chaque copropriétaire peut vérifier.
Le reste de l’équipe
- ÉvaResponsable de la relation copropriétaires
- NaïmaChargée des troubles et du respect du règlement
- MehdiResponsable des sinistres et des grands travaux
- KarimChargé des mutations et des demandes de notaires
- AmélieChargée des factures fournisseurs
- ClarisseChargée du recouvrement et du précontentieux
- AlexandreResponsable du développement et des nouveaux mandats
- ArianeChargée de la reprise de mandat et de l’intégration
- RégisDirecteur des opérations
Décrivez votre cabinet.
Nous analysons où le travail ralentit chez vous, et nous composons l’équipe qui le fera avancer.