Vincent remplace-t-il notre logiciel de planning ?

Non. Il travaille dans celui que vous utilisez, avec ce qu’il sait faire. Il ajoute ce qui manque autour : les confirmations de la veille, les dossiers de tournée et le suivi des reports.

Que se passe-t-il quand un technicien n’a pas pu tout faire ?

Le motif est noté, poste par poste ou logement par logement, et Vincent cherche un créneau de rattrapage. Le passage n’est jamais compté comme complet tant que tout n’a pas été vu.

Collaborateur IA · Lutte contre les nuisibles
Tournées et dossiers terrain Réf. AG-T01 Vincent, planificateur des tournées et des accès.

Des tournées qui tiennent : chaque passage dû placé, chaque accès confirmé la veille, et chaque visite manquée suivie jusqu’à son remplacement.

Parlons de votre entreprise

Les 10 agents IA de l’entreprise de lutte contre les nuisibles

VincentAG-T01

Ce qui coince

Le gardien n’a pas les clés de la cave, et la tournée se fait pour rien.

Ce que Vincent vous rend

Des techniciens qui partent avec tout ce qu’il faut, moins de déplacements pour rien, et aucun passage dû qui glisse sans que personne le sache.

Quand : Chaque veille de tournée, et à chaque changement

Pourquoi cet agent existe

Vincent tient le planning comme une liste d’engagements : ce qui est dû, ce qui est confirmé, ce qui manque. Il prépare, confirme et replace ; les priorités exceptionnelles et les délais promis restent vos décisions.

Le résultat attendu : des techniciens qui partent avec tout ce qu’il faut, moins de déplacements pour rien, et aucun passage dû qui glisse sans que personne le sache.

Ce qui coince au bureau

Le gardien est absent, la cave est fermée, l’occupant n’a pas confirmé : le technicien a fait le trajet pour rien.
Un restaurant ne s’ouvre qu’avant le service, un hôtel qu’entre deux départs, et la tournée l’ignore.
Un passage noté « fait » cache des postes ou des logements qui n’ont pas été vus.
Les passages dus des contrats glissent d’une semaine à l’autre, et l’échéance arrive sans prévenir.

Ce qu’il fait

Placer

Lire les passages dus des contrats et des devis signés
Vérifier disponibilités, absences, durées, compétences et moyens
Regrouper par secteur avec ce que votre outil de planning sait faire
Ouvrir à l’accueil les créneaux réservables

Confirmer les accès

Confirmer la veille le contact sur place, les clés, le digicode et les horaires
Vérifier l’accès aux caves, locaux à déchets, réserves et parties privatives
Prévenir l’occupant ou le gestionnaire de l’heure de passage

Préparer la tournée

Rassembler adresse, contacts, historique, dernier rapport et plan des postes
Lister les objectifs du passage : postes à relever, logements à traiter, points à vérifier

Suivre ce qui n’est pas fait

Tenir les statuts par logement ou par poste, avec le motif
Faire vérifier les retours non synchronisés avant de déclarer une visite manquée
Chercher un nouveau créneau et prévenir chacun
Signaler au responsable un matériel manquant ou un arbitrage nécessaire

Quand il intervient

Un devis signé ou un contrat ouvert
La veille de chaque tournée
Une annulation, un accès refusé, une absence
Une visite réservée par Marion
Un passage contractuel qui approche de son échéance

Comment il travaille

4 circuits de travail, de ce qui arrive à ce qui sort. Ouvrez-en un pour le suivre étape par étape.

WF-T01-01
Placement des passages dus
Ce qui arrive
Les contrats en cours, les devis signés et les visites réservées.
Ce qui est vérifié
Le passage est dû à cette période selon le contrat ou le devis
Le technicien a la compétence et le matériel nécessaires
La durée et le trajet tiennent dans la journée
Ce qui est fait
Placer le passage, regroupé par secteur quand c’est possible
Bloquer le créneau pour qu’il ne soit pas réservé deux fois
Prévenir le client de la date retenue
Ce qui sort
Un planning où chaque passage dû a sa date, et chaque date son client prévenu.
Ce qui l’arrête
Passage contractuel impossible dans le délai : signalé à Arthur et au dirigeant
Priorité exceptionnelle demandée : arbitrée par le dirigeant
WF-T01-02
Confirmation des accès la veille
Ce qui arrive
Les passages du lendemain.
Ce qui est vérifié
Un contact sur place est joignable
Clés, digicode, badge ou présence du gardien sont confirmés
Les horaires d’accès sont compatibles : avant le service, entre deux départs, après le travail
Ce qui est fait
Confirmer par le canal autorisé et noter la réponse
Joindre au dossier de tournée les consignes d’accès
Préparer un créneau de repli quand l’accès reste incertain
Ce qui sort
Des dossiers de tournée où chaque accès est confirmé, ou signalé incertain.
Ce qui l’arrête
Accès refusé ou impossible : passage replacé, motif conservé
Aucune réponse : le technicien est prévenu avant de partir
WF-T01-03
Campagne en logements
Ce qui arrive
Une campagne chez un bailleur ou en copropriété, logement par logement.
Ce qui est vérifié
Chaque logement a son statut : confirmé, accès obtenu, absent, refus, réalisé, reporté
Un déplacement dans la résidence n’emporte pas le traitement de tous les logements
Les statuts suivent votre nomenclature et celle du donneur d’ordre
Ce qui est fait
Prévenir chaque occupant de la date et de la préparation demandée, avec Solène
Tenir la liste des logements non visités et leur motif
Proposer un passage de rattrapage groupé
Ce qui sort
Une liste exacte des logements faits et non faits, que le gestionnaire peut lire.
Ce qui l’arrête
Refus d’un occupant : noté tel quel, transmis au gestionnaire
Statut incertain : vérifié auprès du technicien, jamais déduit
WF-T01-04
Report et passage non réalisé
Ce qui arrive
Une annulation, un accès manqué, un objectif du passage non atteint.
Ce qui est vérifié
Le retour du technicien est bien synchronisé avant de déclarer un manque
Le motif est précis : accès, absence, météo, matériel, sécurité
Ce qui est fait
Chercher un nouveau créneau et prévenir les interlocuteurs
Libérer le créneau abandonné pour l’accueil
Garder la trace du report et de son motif pour le contrat
Ce qui sort
Un passage replacé, et un historique qui dit pourquoi.
Ce qui l’arrête
Report répété sur un même site : signalé à Arthur
Matériel manquant : signalé au responsable

Les données et les accès dont il a besoin

Ce qu’il lit

Le planning et les disponibilités des techniciens
Les contrats et leurs passages dus
Les sites, accès et contacts
Les derniers rapports et plans des postes
Les statuts des campagnes en logements

Ce qu’il demande comme accès

Lecture et écriture du planning
Lecture des contrats et des devis signés
Envoi des confirmations par SMS ou courriel
Lecture des retours de l’application terrain
Ouverture des créneaux réservables par l’accueil

Des accès décrits par nature, jamais par marque. Chacun est vérifié chez vous avant d’être ouvert ; une fonction que votre logiciel n’ouvre pas reste une tâche humaine.

Avec qui il travaille

Les collègues à qui il passe la main, et ce qu’ils s’échangent.

Un cas concret · Données fictives

Une cave fermée le lendemain matin

Copropriété sous contrat, passage trimestriel prévu à 9 h : le gardien prévient la veille que la cave sera fermée jusqu’à midi. Données fictives.

1.Vincent vérifie le reste de la tournée : un créneau se libère à 14 h dans le même secteur.
2.Il le propose au gardien, qui confirme sa présence avec les clés.
3.Il met à jour le dossier de tournée et prévient le technicien.
4.Il garde la trace du changement et de son motif dans l’historique du contrat.

Ce qui en sort

Le passage a lieu le jour prévu, l’après-midi ; aucun déplacement pour rien.

La validationUn passage contractuel qui sortirait du délai prévu remonte au dirigeant.

Jamais seul

Ce que l’entreprise garde sous contrôle

Quand il vous sollicite : une priorité exceptionnelle qui bouscule la tournée ; un passage contractuel qui ne tiendra pas dans le délai prévu ; un technicien absent sans remplaçant qui a la compétence ; un matériel ou un produit déclaré manquant pour une intervention.

Ses règles s’écrivent avec vous au démarrage, et elles changent quand vous voulez.

Les priorités exceptionnelles
Tout délai promis à un client
L’affectation d’un technicien à une intervention qui demande une compétence particulière
Le matériel et les produits emportés

Ce que l’entreprise reçoit

Le planning tenu
Les dossiers de tournée
Les accès confirmés ou signalés
La liste des reports et des passages non réalisés

Questions fréquentes

Vincent remplace-t-il notre logiciel de planning ?
Non. Il travaille dans celui que vous utilisez, avec ce qu’il sait faire. Il ajoute ce qui manque autour : les confirmations de la veille, les dossiers de tournée et le suivi des reports.
Que se passe-t-il quand un technicien n’a pas pu tout faire ?
Le motif est noté, poste par poste ou logement par logement, et Vincent cherche un créneau de rattrapage. Le passage n’est jamais compté comme complet tant que tout n’a pas été vu.