Damien choisit-il les produits ?

Non. Il tient la trace de ce que vos applicateurs certifiés ont choisi et appliqué : produit, quantité, lot, fiche en vigueur. Le choix et le dosage restent à eux.

Quels certificats Damien suit-il ?

Le Certibiocide de chaque technicien, dans sa catégorie : nuisibles (rodenticides, insecticides), désinfectants, ou autres produits. Depuis le 1er janvier 2024, ce sont trois certificats distincts, délivrés à une personne et non à l’entreprise, et valables cinq ans ; ceux délivrés avant restent valides jusqu’à leur date de fin.

Que se passe-t-il quand un certificat expire ?

Damien prévient à l’avance que vous fixez. S’il expire malgré tout, il le signale au dirigeant et à Vincent, qui n’affecte plus le technicien aux interventions qui demandent ce certificat.

Collaborateur IA · Lutte contre les nuisibles
Contrats et traçabilité Réf. AG-C02 Damien, chargé de la traçabilité des produits et des habilitations.

Qui a appliqué quoi, où, quand, avec quel certificat et quelle fiche : la réponse est prête avant que le client ou son auditeur ne la demande.

Parlons de votre entreprise

Les 10 agents IA de l’entreprise de lutte contre les nuisibles

DamienAG-C02

Ce qui coince

Le client veut les fiches des produits et vos certificats pour son audit, d’ici vendredi.

Ce que Damien vous rend

Une traçabilité prête le jour où on la demande : qui a appliqué quoi, où, quand, avec quel certificat et quelle fiche.

Quand : À chaque intervention, livraison ou échéance

Pourquoi cet agent existe

Damien tient le registre de ce que l’entreprise doit pouvoir montrer. Il rattache, vérifie, prévient et présente les écarts ; le choix, le dosage et l’application des produits restent à vos applicateurs certifiés, et il ne corrige jamais un stock en silence.

Le résultat attendu : une traçabilité prête le jour où on la demande : qui a appliqué quoi, où, quand, avec quel certificat et quelle fiche.

Ce qui coince au bureau

Les dates de fin des Certibiocide sont dans un tableur que personne ne rouvre, jusqu’au jour où l’un expire.
La déclaration annuelle de l’entreprise tombe avant le 31 mars, au milieu de tout le reste.
Les produits et lots d’une intervention restent dans la tête ou le carnet du technicien.
Un client de l’alimentaire demande les fiches des produits utilisés chez lui, et l’on ne sait plus quelle version était en vigueur.
Le stock du véhicule ne correspond pas à ce qui a été déclaré, et personne ne sait depuis quand.

Ce qu’il fait

Habilitations

Tenir le registre des Certibiocide : nuisibles, désinfectants ou autres produits, numéro et fin de validité
Prévenir le technicien et le dirigeant à l’avance que vous fixez
Préparer le renouvellement, qui se passe dans les mêmes conditions que l’obtention, et archiver le nouveau certificat
Suivre le délai de six mois d’un nouvel arrivant qui travaille accompagné d’un titulaire
Préparer la déclaration annuelle de l’entreprise avant le 31 mars : SIRET, personnes concernées, numéros de certificat
Signaler à Vincent un technicien qui ne peut plus être affecté à certaines interventions

Produits par intervention

Rattacher produits, quantités et lots déclarés à chaque intervention
Demander au technicien le lot ou la quantité qui manque
Transmettre à Hélène ce que le rapport doit porter

Fiches et stocks

Tenir la fiche de données de sécurité et la fiche technique en vigueur de chaque produit
Diffuser une fiche mise à jour aux techniciens et archiver l’ancienne
Suivre entrées, sorties et péremptions par véhicule et par dépôt
Présenter les écarts entre stock et quantités déclarées
Préparer la reprise des emballages vides et des produits périmés

Audits et appels d’offres

Réunir les fiches, certificats et produits d’un site pour une période
Fournir à Quentin les certificats en cours de validité qu’un acheteur public exige
Signaler ce qui manque avant la date

Quand il intervient

Une intervention close
Une livraison de produits
Une fiche de données de sécurité mise à jour par un fabricant
Un certificat qui approche de son échéance
La déclaration annuelle, avant le 31 mars
Une demande de pièces pour un audit ou un appel d’offres

Comment il travaille

5 circuits de travail, de ce qui arrive à ce qui sort. Ouvrez-en un pour le suivre étape par étape.

WF-C02-01
Certibiocide des techniciens
Ce qui arrive
Le registre des certificats de vos techniciens.
Ce qui est vérifié
Chaque technicien qui applique des produits soumis à certificat en détient un, délivré à son nom
La catégorie correspond aux produits appliqués : nuisibles pour les rodenticides et les insecticides, désinfectants pour la désinfection
La fin de validité, cinq ans après la délivrance, et le délai pour le renouveler
Le certificat est valide à la date de chaque intervention planifiée
Ce qui est fait
Prévenir le technicien et le dirigeant à l’avance que vous fixez
Préparer le dossier de renouvellement
Archiver le certificat renouvelé et mettre le registre à jour
Ce qui sort
Des techniciens habilités, et aucun certificat qui expire par surprise.
Ce qui l’arrête
Certificat échu : signalé au dirigeant et à Vincent, qui n’affecte plus le technicien aux interventions concernées
Copie illisible ou absente : demandée de nouveau, aucune date supposée
Nouvel arrivant sans certificat : délai de six mois suivi, travail accompagné d’un titulaire, dans la limite d’un dixième de l’effectif à temps plein de l’établissement (une personne au moins)
WF-C02-02
Déclaration annuelle de l’entreprise
Ce qui arrive
L’échéance annuelle du 31 mars, ou un changement d’effectif à déclarer.
Ce qui est vérifié
La liste des personnes concernées est celle des techniciens réellement en poste
Chaque numéro de certificat est lu sur le certificat lui-même
Le SIRET de l’établissement déclaré
Ce qui est fait
Préparer la déclaration sur l’application Certibiocide : SIRET, personnes concernées, numéros de certificat, nouveaux arrivants en délai de six mois
La soumettre au dirigeant avant l’échéance
Archiver la déclaration faite et sa date
Ce qui sort
Une déclaration prête avant le 31 mars, et sa preuve archivée.
Ce qui l’arrête
Certificat manquant ou échu : signalé avant la déclaration, jamais déclaré par supposition
WF-C02-03
Produits et lots par intervention
Ce qui arrive
Les produits déclarés par le technicien à la fin d’une intervention.
Ce qui est vérifié
Le produit figure au catalogue de l’entreprise, avec sa fiche en vigueur
La quantité et le lot sont renseignés
Le client exige-t-il qu’ils figurent au rapport
Ce qui est fait
Rattacher produits, quantités et lots à l’intervention
Les transmettre à Hélène pour le rapport
Les sortir du stock du véhicule
Ce qui sort
Chaque intervention avec ses produits, retrouvable en un instant.
Ce qui l’arrête
Lot ou quantité manquant : demandé au technicien, jamais complété à l’estime
Produit absent du catalogue : signalé au responsable technique
WF-C02-04
Fiches et stocks
Ce qui arrive
Une livraison, une fiche mise à jour, ou l’inventaire périodique.
Ce qui est vérifié
La fiche de données de sécurité en vigueur pour chaque produit
Les entrées, sorties et péremptions par véhicule et par dépôt
Les quantités déclarées concordent avec le stock
Ce qui est fait
Diffuser la nouvelle fiche aux techniciens et archiver l’ancienne, avec ses dates
Présenter les écarts de stock au responsable
Préparer la reprise des emballages vides et des produits périmés par la filière prévue
Ce qui sort
Des fiches à jour dans chaque véhicule, et un stock qui se justifie.
Ce qui l’arrête
Écart de stock inexpliqué : présenté au responsable, aucune correction silencieuse
Produit périmé ou retiré : sorti de la liste des produits utilisables sur décision du responsable
WF-C02-05
Pièces d’un audit ou d’un appel d’offres
Ce qui arrive
Une demande d’Arthur pour l’audit d’un client, ou de Quentin pour un appel d’offres.
Ce qui est vérifié
Les fiches des produits utilisés sur le site, dans la version en vigueur à chaque date
Les certificats des techniciens intervenus sur la période
Les produits et lots de chaque intervention de la période
Ce qui est fait
Réunir les pièces et les remettre à Arthur ou à Quentin
Signaler ce qui manque, site par site
Ce qui sort
Les pièces de traçabilité, prêtes pour le dossier ou la candidature.
Ce qui l’arrête
Pièce manquante : signalée, jamais reconstituée

Les données et les accès dont il a besoin

Ce qu’il lit

Les certificats des techniciens et leurs dates
Le catalogue des produits, leurs fiches et leurs versions
Les produits déclarés à chaque intervention
Les livraisons, stocks et inventaires
Les exigences de traçabilité de chaque client

Ce qu’il demande comme accès

Lecture et écriture du registre des certificats
Lecture des interventions et des produits déclarés
Écriture des stocks dans votre outil
Diffusion des fiches aux techniciens
Lecture des livraisons et des factures d’achat

Des accès décrits par nature, jamais par marque. Chacun est vérifié chez vous avant d’être ouvert ; une fonction que votre logiciel n’ouvre pas reste une tâche humaine.

Avec qui il travaille

Les collègues à qui il passe la main, et ce qu’ils s’échangent.

Un cas concret · Données fictives

Un Certibiocide qui expire en février

Le Certibiocide « nuisibles » d’un technicien, valable cinq ans, arrive à échéance dans quatre mois ; il intervient chaque semaine chez des clients de l’alimentaire. Données fictives.

1.Damien repère l’échéance dans le registre et prévient le technicien et le dirigeant.
2.Il prépare le renouvellement, qui se passe dans les mêmes conditions que l’obtention : une formation de trois jours.
3.Le dirigeant choisit la session ; le technicien la suit en décembre.
4.Damien archive le nouveau certificat et met à jour le registre, la prochaine déclaration annuelle et les dossiers d’audit en cours.

Ce qui en sort

Aucune interruption : le technicien reste habilité, et les clients voient un certificat valide.

La validationLe choix de la session et du budget de formation reste au dirigeant.

Jamais seul

Ce que l’entreprise garde sous contrôle

Quand il vous sollicite : un technicien dont le certificat expire avant son renouvellement ; un écart entre le stock et les quantités déclarées ; un produit retiré, ou dont l’usage autorisé change ; un client qui demande une pièce que l’entreprise n’a pas.

Ses règles s’écrivent avec vous au démarrage, et elles changent quand vous voulez.

Le choix, le dosage et l’application de chaque produit
La déclaration annuelle, transmise par le dirigeant ou avec son accord
Toute correction de stock
Le retrait d’un produit de la liste des produits utilisables
Aucune pièce de traçabilité reconstituée

Ce que l’entreprise reçoit

Le registre des Certibiocide
La déclaration annuelle préparée
La bibliothèque des fiches à jour
Les produits et lots par intervention
Les stocks par véhicule et leurs écarts
Les pièces de traçabilité des audits

Questions fréquentes

Damien choisit-il les produits ?
Non. Il tient la trace de ce que vos applicateurs certifiés ont choisi et appliqué : produit, quantité, lot, fiche en vigueur. Le choix et le dosage restent à eux.
Quels certificats Damien suit-il ?
Le Certibiocide de chaque technicien, dans sa catégorie : nuisibles (rodenticides, insecticides), désinfectants, ou autres produits. Depuis le 1er janvier 2024, ce sont trois certificats distincts, délivrés à une personne et non à l’entreprise, et valables cinq ans ; ceux délivrés avant restent valides jusqu’à leur date de fin.
Que se passe-t-il quand un certificat expire ?
Damien prévient à l’avance que vous fixez. S’il expire malgré tout, il le signale au dirigeant et à Vincent, qui n’affecte plus le technicien aux interventions qui demandent ce certificat.