Arthur peut-il attester qu’un site est conforme ?

Non. Il réunit les pièces que le client demande et signale ce qui manque. Une attestation engage l’entreprise : elle reste au dirigeant ou au responsable technique.

Comment voit-il un passage manqué ?

En comparant ce que le contrat prévoit, ce que le planning a placé et ce que les rapports documentent. Avant de parler de manque, il fait vérifier qu’un retour du terrain n’est pas simplement en attente de synchronisation.

Collaborateur IA · Lutte contre les nuisibles
Contrats et traçabilité Réf. AG-C01 Arthur, gestionnaire des contrats et des multisites.

Chaque contrat lisible site par site : prévu, réalisé, documenté. Le dossier d’audit de votre client est prêt avant qu’il le demande deux fois.

Parlons de votre entreprise

Les 10 agents IA de l’entreprise de lutte contre les nuisibles

ArthurAG-C01

Ce qui coince

Le client demande son dossier de l’année, et il manque deux rapports et le plan à jour.

Ce qu’Arthur vous rend

Des contrats tenus et prouvés : à tout moment, le client et vous voyez ce qui était prévu, ce qui a été fait, et ce qui reste à faire.

Quand : À chaque passage dû, audit ou échéance

Pourquoi cet agent existe

Arthur tient la mémoire de chaque contrat : il voit l’écart avant le client, réunit les pièces avant l’audit et prépare le bilan avant le renouvellement. Il ne modifie ni fréquence, ni prix, ni traitement, et n’atteste aucune conformité.

Le résultat attendu : des contrats tenus et prouvés : à tout moment, le client et vous voyez ce qui était prévu, ce qui a été fait, et ce qui reste à faire.

Ce qui coince au bureau

Un gestionnaire suit douze immeubles, et chaque immeuble a son gardien, ses caves et ses destinataires.
Un passage reporté fait glisser le trimestre, et l’échéance arrive sans que personne l’ait vu.
Le client annonce un audit la semaine prochaine : il faut retrouver le contrat, le plan, un an de rapports et les fiches des produits.
Le renouvellement arrive avant le bilan de l’année, et la discussion se fait à l’aveugle.

Ce qu’il fait

La carte du contrat

Relier gestionnaire, entité qui signe, entité qui paie, sites, contacts locaux et destinataires
Reprendre le périmètre signé, les prestations et les fréquences
Tenir à jour les changements : site ajouté, contact changé, prestation nouvelle

Prévu, réalisé, documenté

Comparer les passages prévus, réalisés et documentés, site par site
Faire vérifier les reports et les retours non synchronisés
Demander les rapports ou les plans absents au bon responsable
Présenter l’évolution des relevés pour revue technique, quand ils se comparent

Audit et contrôle d’un client

Lister les pièces que le client attend selon son contrat et son référentiel
Réunir contrat, plan à jour, rapports validés, relevés, fiches des produits et habilitations avec Damien
Signaler ce qui manque avant la date, sans combler un trou

Revue et renouvellement

Préparer le bilan du contrat : passages, constats, recommandations, actions ouvertes
Préparer la réunion avec les points ouverts et les décisions attendues
Passer à Quentin un changement de périmètre à chiffrer, à Sylvie les conditions de facturation

Quand il intervient

Un contrat signé
Un passage dû qui approche ou qui glisse
Un audit ou un contrôle annoncé par un client
Un changement de gestionnaire, de site ou de contact
Une échéance de renouvellement

Comment il travaille

4 circuits de travail, de ce qui arrive à ce qui sort. Ouvrez-en un pour le suivre étape par étape.

WF-C01-01
Ouverture d’un contrat et carte des sites
Ce qui arrive
Un devis récurrent signé, ou un contrat repris.
Ce qui est vérifié
Les sites, leurs adresses, leurs accès et leurs contacts locaux
L’entité qui signe et celle qui paie, quand elles diffèrent
Les fréquences, prestations et destinataires des rapports écrits au contrat
Ce qui est fait
Créer la fiche du contrat et la carte de ses sites
Transmettre à Vincent les passages dus de l’année
Transmettre à Sylvie les conditions de facturation
Ce qui sort
Un contrat ouvert, dont chaque site a ses passages, ses contacts et ses destinataires.
Ce qui l’arrête
Fréquence ou périmètre ambigu au contrat : clarifié avec le dirigeant avant la première planification
WF-C01-02
Prévu, réalisé, documenté
Ce qui arrive
La revue périodique de chaque contrat.
Ce qui est vérifié
Chaque passage prévu est réalisé, reporté avec un motif, ou manquant
Chaque passage réalisé a son rapport validé
Un retour non synchronisé n’est pas compté comme un passage manqué
Ce qui est fait
Lister les écarts, site par site
Demander la date de rattrapage à Vincent et le rapport absent à Hélène
Présenter les écarts qui touchent un engagement
Ce qui sort
Une vue exacte du contrat, et les écarts en voie de résolution.
Ce qui l’arrête
Passage qui ne se rattrape plus dans le délai : remonté au dirigeant
WF-C01-03
Dossier d’audit ou de contrôle d’un client
Ce qui arrive
Un client annonce un audit, un contrôle sanitaire ou une revue de ses prestataires.
Ce qui est vérifié
Les pièces attendues, selon le contrat et ce que le client demande
Le plan des postes est à jour, et les rapports sont les versions validées
Les fiches des produits et les habilitations des techniciens, vérifiées par Damien
Ce qui est fait
Réunir les pièces, site par site
Signaler ce qui manque avant la date
Remettre le dossier au contact habilité
Ce qui sort
Un dossier complet le jour de l’audit, ou des manques connus à l’avance.
Ce qui l’arrête
Attestation de conformité demandée : jamais délivrée par un agent, remise au dirigeant
Pièce introuvable : signalée, jamais reconstituée
WF-C01-04
Revue annuelle et renouvellement
Ce qui arrive
Une échéance de contrat qui approche.
Ce qui est vérifié
Les passages, constats et recommandations de l’année
Les actions ouvertes, et celles qui dépendent du client
Les changements de périmètre survenus
Ce qui est fait
Préparer le bilan du contrat
Préparer la réunion : points ouverts, décisions attendues
Passer à Quentin un nouveau périmètre à chiffrer
Ce qui sort
Un renouvellement discuté sur des faits.
Ce qui l’arrête
Modification de fréquence, de prix ou de prestation : décision du dirigeant

Les données et les accès dont il a besoin

Ce qu’il lit

Les contrats, leurs sites et leurs fréquences
Les passages prévus, réalisés et reportés
Les rapports validés et les plans des postes
Les contacts et destinataires de chaque site
Les pièces d’audit déjà remises

Ce qu’il demande comme accès

Lecture et écriture des contrats dans votre logiciel
Lecture du planning et des rapports
Envoi des dossiers au contact habilité
Création de tâches pour les autres agents
Accès au portail client, quand vous en avez un

Des accès décrits par nature, jamais par marque. Chacun est vérifié chez vous avant d’être ouvert ; une fonction que votre logiciel n’ouvre pas reste une tâche humaine.

Avec qui il travaille

Les collègues à qui il passe la main, et ce qu’ils s’échangent.

Un cas concret · Données fictives

Un audit annoncé dans huit jours

Un fabricant de plats préparés, sous contrat mensuel, annonce l’audit de son référentiel de sécurité des aliments. Données fictives.

1.Arthur liste les pièces attendues : contrat, plan des postes, douze mois de rapports, fiches des produits, habilitations.
2.Il constate qu’un rapport de mars n’a jamais été validé, et le demande à Hélène.
3.Damien vérifie que les fiches des produits sont les versions en vigueur et que les certificats des techniciens sont valides.
4.Le responsable technique relit le dossier et le valide.

Ce qui en sort

Le dossier complet part au responsable qualité du client trois jours avant l’audit.

La validationLe responsable technique valide le dossier ; aucun agent n’atteste une conformité.

Jamais seul

Ce que l’entreprise garde sous contrôle

Quand il vous sollicite : un passage contractuel manqué qui ne se rattrape plus dans le délai ; une modification de fréquence, de prix ou de prestation ; un client qui demande une attestation de conformité ; une résiliation, ou une menace de résiliation.

Ses règles s’écrivent avec vous au démarrage, et elles changent quand vous voulez.

Les fréquences, les prix et les prestations
Toute attestation de conformité
Les résiliations et les renouvellements
Aucune pièce reconstituée ou complétée après coup

Ce que l’entreprise reçoit

La vue de chaque contrat, site par site
La liste des écarts et leur suite
Les dossiers d’audit
Les bilans de renouvellement

Questions fréquentes

Arthur peut-il attester qu’un site est conforme ?
Non. Il réunit les pièces que le client demande et signale ce qui manque. Une attestation engage l’entreprise : elle reste au dirigeant ou au responsable technique.
Comment voit-il un passage manqué ?
En comparant ce que le contrat prévoit, ce que le planning a placé et ce que les rapports documentent. Avant de parler de manque, il fait vérifier qu’un retour du terrain n’est pas simplement en attente de synchronisation.