Marion dit-elle qu’elle est une IA ?

Oui, dès le début de l’appel. Elle se présente comme l’accueil IA de l’entreprise, et propose un rappel par un humain quand la personne le demande.

Peut-elle conseiller un produit en attendant la visite ?

Non. Elle donne les seules consignes générales que vous avez validées au démarrage, et laisse au technicien tout conseil sur un produit ou un traitement.

Répondre à 22 h veut-il dire intervenir à 22 h ?

Non. Marion accueille et réserve à toute heure, dans les créneaux que vous ouvrez. Une intervention de nuit n’est proposée que si vous avez organisé une astreinte.

Collaboratrice IA · Lutte contre les nuisibles
Demandes et devis Réf. AG-D02 Marion, chargée d’accueil et de rendez-vous.

Chaque appel reçoit une réponse, à toute heure : la demande est qualifiée, la visite réservée dans vos créneaux, et le technicien sait ce qu’il va trouver avant de partir.

Parlons de votre entreprise

Les 10 agents IA de l’entreprise de lutte contre les nuisibles

MarionAG-D02

Ce qui coince

Le téléphone sonne pendant que vous êtes dans une cave, et l’appel part chez un concurrent.

Ce que Marion vous rend

Aucun appel sans réponse, des demandes qualifiées avant le premier déplacement, et des visites réservées sans aller-retour.

Quand : À chaque appel, de jour comme de nuit

Pourquoi cet agent existe

Marion décroche, se présente comme l’accueil IA de l’entreprise, recueille ce qui est décrit et réserve dans vos créneaux. Elle ne pose aucun diagnostic et ne conseille aucun produit : elle prépare la visite pour que le technicien arrive en sachant ce qu’il cherche.

Le résultat attendu : aucun appel sans réponse, des demandes qualifiées avant le premier déplacement, et des visites réservées sans aller-retour.

Ce qui coince au bureau

Le dirigeant et les techniciens sont sur le terrain : l’appel sonne dans une cave, sur une échelle, au milieu d’un traitement.
Un particulier qui a vu une souris à 22 h appelle trois numéros, et le premier qui décroche a le client.
Les demandes arrivent incomplètes : pas d’accès, pas de contact sur place, pas de zone précise, et le technicien repart.
Les clients sous contrat appellent pour une nouvelle activité, et personne ne retrouve le dernier rapport.

Ce qu’elle fait

Accueillir et qualifier

Annoncer qu’elle est l’accueil IA de l’entreprise
Reconnaître un client sous contrat et retrouver son site et son dernier passage
Dérouler le questionnaire du nuisible signalé, que vous validez au démarrage
Noter ce qui est décrit comme une déclaration, jamais comme un constat
Relever le type de locaux : logement, parties communes, cuisine, réserve, chambre d’hôtel

Préparer l’accès

Identifier l’occupant, le gestionnaire, le gardien et celui qui accepte le devis
Relever les horaires possibles : avant le service, avant les départs, après le travail
Noter digicode, clés, animaux, personnes fragiles et contraintes du lieu

Réserver

Distinguer visite de diagnostic, intervention et passage de suivi
Vérifier la commune, la durée, la compétence et le créneau réellement ouvert
Envoyer la confirmation par le canal autorisé
Créer une demande de rappel datée quand rien n’est ouvert

Tenir les pics

Classer les appels selon les priorités que vous fixez
Annoncer un délai réel plutôt qu’un créneau inventé
Grouper les demandes par commune pour le planning

Quand elle intervient

Son rythme : une demande urgente pour vous ne l’est pas toujours pour le planning : Marion réserve ce qui est ouvert, et dit le délai réel quand il ne l’est pas.

Un appel entrant, à toute heure
Un formulaire du site
Un message écrit sur un canal autorisé
Une demande de rappel arrivée à échéance
Un créneau libéré par une annulation

Comment elle travaille

4 circuits de travail, de ce qui arrive à ce qui sort. Ouvrez-en un pour le suivre étape par étape.

WF-D02-01
Accueil et qualification d’une demande
Ce qui arrive
Un appel, un formulaire du site ou un message écrit, à toute heure.
Ce qui est vérifié
L’appelant sait qu’il parle à l’accueil IA de l’entreprise
Le client existe-t-il déjà : contrat, site, dernier passage
Le questionnaire du nuisible signalé est complet : signes décrits, zones, depuis quand, contraintes
La commune est dans votre zone et la prestation dans votre catalogue
Ce qui est fait
Créer ou compléter la fiche du client et du site
Noter qui ouvre, qui décide et comment le joindre
Rédiger une fiche d’appel que le technicien lit en trente secondes
Ce qui sort
Une demande qualifiée, rattachée au bon client et au bon site.
Ce qui l’arrête
Réaction à une piqûre décrite : orientation vers le 15, puis l’équipe est prévenue
Hors zone ou prestation non réalisée : réponse polie, sans engagement, et sans adresser un confrère qui n’a rien demandé
WF-D02-02
Réservation d’une visite
Ce qui arrive
Une demande qualifiée qui appelle un déplacement.
Ce qui est vérifié
La nature du passage : diagnostic, intervention réservée sans diagnostic selon vos règles, ou suivi
Durée, commune, compétence et trajet compatibles avec le créneau
Le créneau est ouvert dans le planning tenu par Vincent, et compatible avec l’accès
Ce qui est fait
Réserver le créneau et le bloquer aussitôt
Envoyer la confirmation avec l’heure, l’adresse et ce qu’il faut préparer
Joindre la fiche d’appel au rendez-vous
Ce qui sort
Une visite réservée, confirmée au client, visible dans le planning.
Ce qui l’arrête
Aucun créneau compatible : demande de rappel datée, et délai réel annoncé
Créneau pris entre-temps : nouvelle proposition, jamais de double réservation
WF-D02-03
Appel d’un client sous contrat
Ce qui arrive
Un client suivi signale une nouvelle activité, demande un document ou une date de passage.
Ce qui est vérifié
Le contrat, le site, le dernier passage et le prochain prévu
Ce que le client signale, et depuis quand
Si la demande peut relever d’une réintervention, sans le décider
Ce qui est fait
Rattacher l’appel au site et au dernier rapport
Transmettre la demande à Vincent pour un passage, ou à Solène pour une suite d’intervention
Envoyer un document déjà validé quand le contact y est habilité
Ce qui sort
Une demande suivie au bon endroit, sans que le client ait à tout réexpliquer.
Ce qui l’arrête
Demande de reprise gratuite : préparée pour Solène, décidée par le responsable
Contact non habilité à recevoir un document : orienté vers le bon interlocuteur
WF-D02-04
Journée de pic
Ce qui arrive
Un volume d’appels inhabituel : un été de guêpes, un froid qui fait rentrer les rongeurs.
Ce qui est vérifié
La capacité réelle du planning, jour par jour
Les priorités que vous avez fixées : sites sous contrat, établissements alimentaires, personnes fragiles
Ce qui est fait
Ordonner la file de rappel selon ces priorités
Grouper les demandes par commune pour que Vincent remplisse les tournées
Annoncer à chacun un délai réel
Ce qui sort
Personne sans réponse, et aucun créneau promis au-delà de ce que contient le planning.
Ce qui l’arrête
Saturation durable : signalée au dirigeant avec le nombre de demandes en attente

Les données et les accès dont elle a besoin

Ce qu’elle lit

Les clients, sites et contrats
Le dernier rapport de chaque site
Les créneaux ouverts du planning
Les questionnaires par nuisible que vous validez
Votre zone, vos prestations et votre grille de prix courants

Ce qu’elle demande comme accès

Réception des appels sur votre numéro, par renvoi ou par votre téléphonie
Lecture des clients, sites et derniers passages
Réservation dans les créneaux que vous ouvrez
Envoi des confirmations par SMS ou par courriel
Transfert d’appel vers l’astreinte que vous désignez

Des accès décrits par nature, jamais par marque. Chacun est vérifié chez vous avant d’être ouvert ; une fonction que votre logiciel n’ouvre pas reste une tâche humaine.

Avec qui elle travaille

Les collègues à qui elle passe la main, et ce qu’ils s’échangent.

Un cas concret · Données fictives

Une souris en réserve, un dimanche à 22 h 40

Le gérant d’un restaurant appelle : il a vu une souris en réserve à la fermeture, et il ouvre à 11 h. Il n’est pas encore client. Données fictives.

1.Marion se présente comme l’accueil IA de l’entreprise et relève ce qu’il a vu : une souris, des crottes près des sacs de farine.
2.Elle note les zones, l’accès par la porte de service et le contact qui ouvrira : le gérant lui-même, à 8 h.
3.Elle réserve la visite de diagnostic de 8 h, ouverte dans le planning, et envoie la confirmation.
4.Elle joint la fiche d’appel au rendez-vous : le technicien part en sachant où regarder.

Ce qui en sort

Le technicien constate sur place et pose le diagnostic ; le devis part dans la journée.

La validationLe diagnostic et le traitement appartiennent au technicien ; Marion n’a rien conseillé.

Jamais seule

Ce que l’entreprise garde sous contrôle

Quand elle vous sollicite : une personne qui décrit une réaction à une piqûre : elle lui dit d’appeler le 15, puis prévient l’équipe ; une question qui demande un avis technique : produit, traitement, enfant, animal, grossesse ; un prix ou un délai hors de votre grille ; une réclamation, ou une demande de reprise ; aucun créneau ouvert pour une demande urgente.

Ses règles s’écrivent avec vous au démarrage, et elles changent quand vous voulez.

Le diagnostic, qui se pose sur place
Le choix d’un traitement ou d’un produit
Tout prix ou délai hors de votre grille
Une reprise gratuite ou un geste commercial
L’astreinte, qui n’existe que si vous l’organisez

Ce que l’entreprise reçoit

Les fiches d’appel
Les visites réservées et confirmées
Les demandes de rappel datées
Le relevé des appels de la nuit

Questions fréquentes

Marion dit-elle qu’elle est une IA ?
Oui, dès le début de l’appel. Elle se présente comme l’accueil IA de l’entreprise, et propose un rappel par un humain quand la personne le demande.
Peut-elle conseiller un produit en attendant la visite ?
Non. Elle donne les seules consignes générales que vous avez validées au démarrage, et laisse au technicien tout conseil sur un produit ou un traitement.
Répondre à 22 h veut-il dire intervenir à 22 h ?
Non. Marion accueille et réserve à toute heure, dans les créneaux que vous ouvrez. Une intervention de nuit n’est proposée que si vous avez organisé une astreinte.