Sylvie encaisse-t-elle les paiements ?

Non. Elle lit les règlements disponibles et les rapproche des factures. Aucun paiement ne part, et un chèque remis au technicien reste « remis » jusqu’à ce que la banque le confirme.

Que change la facture électronique pour nous ?

Depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises doivent pouvoir recevoir des factures électroniques ; les PME émettront les leurs à partir du 1er septembre 2027. Sylvie suit les statuts que votre plateforme agréée lui donne à lire, et prépare la bascule avec vous.

Collaboratrice IA · Lutte contre les nuisibles
Facturation et direction Réf. AG-G01 Sylvie, chargée de facturation et des encaissements.

Chaque prestation facturée au bon payeur, le jour où elle est due, et chaque retard rattaché à sa cause : une pièce, une référence, une contestation.

Parlons de votre entreprise

Les 10 agents IA de l’entreprise de lutte contre les nuisibles

SylvieAG-G01

Ce qui coince

La facture attend une référence de commande, et le syndic ne paiera pas sans elle.

Ce que Sylvie vous rend

Des factures qui partent le jour où elles sont dues, au bon payeur, et des retards dont on connaît la cause.

Quand : À chaque prestation due, et à chaque règlement

Pourquoi cet agent existe

Sylvie fait de chaque facture bloquée un dossier avec une cause et une prochaine action. Elle prépare, rapproche et relance ; les avoirs, les échéanciers et les procédures restent à vous.

Le résultat attendu : des factures qui partent le jour où elles sont dues, au bon payeur, et des retards dont on connaît la cause.

Ce qui coince au bureau

La prestation est faite, la facture attend : le technicien n’a pas fermé l’intervention, ou personne n’a eu le temps.
Le syndic gestionnaire n’est pas l’entité qui paie, et la facture revient.
Le gestionnaire ne règle pas sans référence de commande ni rapport, et personne ne le sait avant de relancer.
Un virement regroupe plusieurs factures, un chèque a été remis au technicien : le solde réel est flou.

Ce qu’elle fait

Facturer

Repérer le déclencheur convenu : intervention, fin de série, forfait, échéance
Écarter un passage déjà compris dans un contrat facturé à l’échéance
Contrôler l’entité facturée, le site, le destinataire et la référence de commande
Préparer la facture selon les montants approuvés, acomptes et suppléments autorisés
Joindre le rapport ou la pièce que le client exige
Déposer sur Chorus Pro les factures des acheteurs publics

Rapprocher

Rapprocher les règlements disponibles des factures
Distinguer acompte, paiement partiel, chèque remis, règlement déclaré et encaissement confirmé
Calculer le reste dû à partir des seuls états confirmés

Relancer

Identifier la cause d’un retard : pièce, adresse, commande, règlement non identifié, contestation
Relancer avec la pièce utile, au rythme que vous fixez
Suspendre dès qu’un doute ou une contestation apparaît
Noter les promesses de règlement et leur date

Facture électronique

Suivre les statuts des factures reçues par votre plateforme agréée
Préparer avec vous la bascule de l’émission prévue au 1er septembre 2027

Quand elle intervient

Une intervention close
Une échéance de contrat
Un règlement reçu
Une échéance de paiement dépassée
Une pièce reçue qui débloque une facture

Comment elle travaille

4 circuits de travail, de ce qui arrive à ce qui sort. Ouvrez-en un pour le suivre étape par étape.

WF-G01-01
Ce qui est à facturer
Ce qui arrive
Les interventions closes et les échéances des contrats.
Ce qui est vérifié
Le déclencheur convenu est atteint : intervention, fin de série, échéance
Le passage n’est pas déjà compris dans un contrat facturé à l’échéance
Les montants viennent du devis signé ou du contrat
Ce qui est fait
Lister les prestations à facturer, contrat par contrat et client par client
Signaler une intervention réalisée mais non close dans le logiciel
Ce qui sort
Une liste de facturation exacte, sans oubli ni doublon.
Ce qui l’arrête
Supplément non prévu au devis : soumis au dirigeant avant facture
WF-G01-02
Facture et pièces exigées
Ce qui arrive
Une prestation à facturer.
Ce qui est vérifié
L’entité facturée, distincte du gestionnaire quand c’est le cas
L’adresse de facturation, la référence de commande, les pièces exigées
Les acomptes déjà versés
Ce qui est fait
Préparer la facture et y joindre le rapport demandé
L’émettre selon votre délégation, ou la soumettre
Demander la référence ou la pièce manquante avant l’envoi
Ce qui sort
Une facture que le payeur peut traiter dès réception.
Ce qui l’arrête
Référence de commande absente : demandée avant l’envoi, la facture attend
Entité facturée incertaine : vérifiée auprès du gestionnaire
WF-G01-03
Rapprochement des règlements
Ce qui arrive
Les règlements disponibles : virements, cartes, chèques déclarés.
Ce qui est vérifié
Chaque règlement correspond à une facture, ou à plusieurs, ou à aucune
Un chèque remis au technicien n’est pas encaissé tant que la banque ne le dit pas
Ce qui est fait
Rapprocher les correspondances sûres
Présenter les correspondances incertaines à vérifier
Mettre à jour le reste dû de chaque client
Ce qui sort
Une balance juste, faite d’états confirmés.
Ce qui l’arrête
Règlement non identifié : présenté, jamais affecté au hasard
WF-G01-04
Relances et blocages
Ce qui arrive
Une échéance dépassée.
Ce qui est vérifié
La cause du retard est connue : pièce, adresse, commande, règlement, contestation
Aucune contestation ni promesse de règlement en cours
Ce qui est fait
Relancer avec la pièce utile
Noter la promesse de règlement et sa date
Préparer pour vous les dossiers à escalader
Ce qui sort
Une relance qui débloque, ou un dossier qui vous arrive avec sa cause.
Ce qui l’arrête
Contestation : relances suspendues, dossier remis au dirigeant
Procédure de recouvrement : décision du dirigeant

Les données et les accès dont elle a besoin

Ce qu’elle lit

Les devis signés et les contrats
Les interventions closes et leurs rapports
Les factures, acomptes et avoirs
Les règlements disponibles
Les entités facturées et leurs exigences

Ce qu’elle demande comme accès

Lecture des interventions et des contrats
Création des factures dans votre logiciel
Lecture des règlements, sans aucun paiement sortant
Envoi des factures et des relances par le canal autorisé
Lecture des statuts de votre plateforme agréée

Des accès décrits par nature, jamais par marque. Chacun est vérifié chez vous avant d’être ouvert ; une fonction que votre logiciel n’ouvre pas reste une tâche humaine.

Avec qui elle travaille

Les collègues à qui elle passe la main, et ce qu’ils s’échangent.

Un cas concret · Données fictives

La facture d’une copropriété

Une intervention en parties communes est close ; le syndic exige une référence de commande et le rapport pour régler. Données fictives.

1.Sylvie vérifie l’entité facturée : le syndicat des copropriétaires, pas le cabinet du syndic.
2.Elle constate que la référence de commande manque, et la demande au gestionnaire.
3.Elle joint le rapport validé qu’Hélène lui a remis.
4.La référence arrive deux jours plus tard : la facture part complète.

Ce qui en sort

Une facture que le syndic peut traiter dès réception, et un retard évité plutôt que relancé.

La validationAucun avoir, aucun échéancier, aucune procédure sans votre accord.

Jamais seule

Ce que l’entreprise garde sous contrôle

Quand elle vous sollicite : un avoir, un échéancier ou un montant contesté ; un client qui conteste la réalité d’un passage ; un retard qui appelle une procédure de recouvrement ; un supplément que le devis ne prévoit pas.

Ses règles s’écrivent avec vous au démarrage, et elles changent quand vous voulez.

Les avoirs et les échéanciers
Les montants contestés
Les procédures de recouvrement
Aucun paiement sortant

Ce que l’entreprise reçoit

Les factures prêtes ou émises
La liste des factures bloquées, avec leur cause
Les rapprochements à vérifier
La balance des retards et la prochaine action

Questions fréquentes

Sylvie encaisse-t-elle les paiements ?
Non. Elle lit les règlements disponibles et les rapproche des factures. Aucun paiement ne part, et un chèque remis au technicien reste « remis » jusqu’à ce que la banque le confirme.
Que change la facture électronique pour nous ?
Depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises doivent pouvoir recevoir des factures électroniques ; les PME émettront les leurs à partir du 1er septembre 2027. Sylvie suit les statuts que votre plateforme agréée lui donne à lire, et prépare la bascule avec vous.