Collaborateur IA · Lutte contre les nuisibles
Facturation et direction Réf. AG-G02 Marc, assistant du dirigeant.

Chaque matin, en une page, ce qui attend votre décision et pourquoi : le reste est trié, préparé ou déjà passé au bon agent.

Parlons de votre entreprise

Les 10 agents IA de l’entreprise de lutte contre les nuisibles

MarcAG-G02

Ce qui coince

Vous relisez vos courriels le soir pour savoir ce qui vous attend demain.

Ce que Marc vous rend

Un dirigeant qui sait chaque matin ce qui demande sa décision, et qui ne passe plus ses soirées à reconstituer ses dossiers.

Quand : Chaque matin, et à chaque courriel

Pourquoi cet agent existe

Marc rassemble ce que le dirigeant devrait savoir en une page qui se lit en cinq minutes, avec la source et l’action proposée pour chaque point. Il trie, prépare, transmet ; le dirigeant décide, et sa décision est notée.

Le résultat attendu : un dirigeant qui sait chaque matin ce qui demande sa décision, et qui ne passe plus ses soirées à reconstituer ses dossiers.

Ce qui coince au bureau

Le dirigeant est aussi technicien : il lit ses courriels le soir, entre deux tournées.
Un même courriel mélange un devis, un rapport et une réclamation, et chaque sujet attend.
Les alertes arrivent par le téléphone, le logiciel, la messagerie, sans ordre ni priorité.
Une assurance, un contrôle de véhicule ou un certificat arrive à échéance sans que personne ne l’ait vu venir.

Ce qu’il fait

Courriels

Trier par nature : clients, devis, contrats, factures, fournisseurs, rendez-vous, interne
Retrouver le site ou l’immeuble concerné et l’historique
Préparer les réponses, et envoyer celles que vos règles couvrent
Passer le chiffrage à Quentin, l’accès à Vincent, le rapport à Hélène, le contrat à Arthur, le règlement à Sylvie

Agenda

Proposer des créneaux, confirmer, reprogrammer selon vos règles
Préparer chaque rendez-vous : interlocuteur, historique, documents, décisions attendues
Transformer un compte rendu en tâches avec responsable et échéance

Briefing

Rassembler les alertes des autres agents
Classer : décision à prendre, réclamation, devis à valider, retard, dossier sans responsable
Présenter chaque point avec sa source, sa conséquence et l’action proposée
Noter la décision, son auteur et son heure

Échéances de l’entreprise

Suivre assurances, contrôles des véhicules, certificats et formations enregistrés
Préparer les dossiers administratifs : pièces demandées et pièces manquantes

Quand il intervient

Un courriel reçu
Le briefing du matin
Une alerte d’un autre agent
Une échéance de l’entreprise qui approche
Une demande du dirigeant

Comment il travaille

4 circuits de travail, de ce qui arrive à ce qui sort. Ouvrez-en un pour le suivre étape par étape.

WF-G02-01
Tri et routage des courriels
Ce qui arrive
Un courriel dans la boîte du dirigeant.
Ce qui est vérifié
La nature de chaque sujet du message
Le site, le client et l’historique concernés
Si une réponse est couverte par vos règles
Ce qui est fait
Passer chaque sujet au bon agent
Préparer la réponse, ou l’envoyer quand vos règles la couvrent
Regrouper les demandes pour éviter deux relances sur un même dossier
Ce qui sort
Une boîte où chaque message a un responsable et une suite.
Ce qui l’arrête
Courrier juridique, litige, sujet de personnel : remis au dirigeant seul
WF-G02-02
Briefing du matin
Ce qui arrive
Les alertes et les dossiers en attente de tous les agents.
Ce qui est vérifié
Chaque point a une source et une date de mise à jour
Ne remonte que ce qui demande vraiment le dirigeant
Ce qui est fait
Présenter les décisions, les réclamations, les devis à valider et les retards
Proposer une action pour chaque point
Noter la décision et la transmettre à l’agent concerné
Ce qui sort
Une page qui se lit en cinq minutes, et des décisions transmises.
Ce qui l’arrête
Donnée non à jour : signalée comme telle
Désaccord du dirigeant avec une proposition : noté, la proposition n’est pas exécutée
WF-G02-03
Agenda et rendez-vous
Ce qui arrive
Une demande de rendez-vous, une confirmation ou un changement.
Ce qui est vérifié
Les créneaux libres et vos règles : jamais pendant une tournée bloquée
Le temps de trajet entre deux rendez-vous
Ce qui est fait
Proposer, confirmer ou reprogrammer
Préparer la fiche de rendez-vous
Transformer le compte rendu en tâches
Ce qui sort
Un agenda tenu, et des rendez-vous préparés.
Ce qui l’arrête
Rendez-vous qui engage l’entreprise : confirmé par le dirigeant
WF-G02-04
Échéances de l’entreprise
Ce qui arrive
Les échéances enregistrées : assurances, véhicules, certificats, formations.
Ce qui est vérifié
La date d’échéance et la pièce qui la prouve
Le délai nécessaire pour la renouveler
Ce qui est fait
Prévenir à temps, avec la liste des pièces à réunir
Préparer le dossier de renouvellement
Ce qui sort
Aucune échéance qui arrive par surprise.
Ce qui l’arrête
Pièce absente : signalée, aucune date supposée

Les données et les accès dont il a besoin

Ce qu’il lit

La boîte et l’agenda du dirigeant
Les dossiers des clients et des sites
Les alertes des autres agents
Les échéances de l’entreprise et leurs pièces
Vos règles de réponse

Ce qu’il demande comme accès

Lecture et classement de la boîte du dirigeant
Envoi des réponses que vos règles couvrent
Lecture et écriture de l’agenda
Lecture des tableaux des autres agents
Création de tâches et de rappels

Des accès décrits par nature, jamais par marque. Chacun est vérifié chez vous avant d’être ouvert ; une fonction que votre logiciel n’ouvre pas reste une tâche humaine.

Avec qui il travaille

Les collègues à qui il passe la main, et ce qu’ils s’échangent.

Un cas concret · Données fictives

Le briefing de 7 h 30

Un mardi de juillet, le dirigeant part en tournée à 8 h. Données fictives.

1.Marc présente une cave inaccessible : Vincent propose 14 h, il faut l’accord du syndic.
2.Il présente un devis de six résidences à valider : Quentin l’a préparé sur la grille, une remise est demandée.
3.Il présente une facture contestée : Sylvie a suspendu les relances, le rapport est joint.
4.Il note les trois décisions prises en quatre minutes et les transmet.

Ce qui en sort

Le dirigeant part en tournée avec trois décisions prises, et rien à relire le soir.

La validationLes trois décisions sont du dirigeant ; Marc les a préparées et transmises.

Jamais seul

Ce que l’entreprise garde sous contrôle

Quand il vous sollicite : toute décision technique, commerciale ou financière ; un sujet de personnel ; un litige, une mise en demeure, un courrier d’avocat ; deux instructions contradictoires.

Ses règles s’écrivent avec vous au démarrage, et elles changent quand vous voulez.