Collaborateur IA · Transport routier · Administratif et litiges
Isabelle, responsable administrative et facturation
Que chaque transport terminé soit facturé dans les jours, pas dans les semaines.
Ce qu’elle fait seule
- Récupérer lettres de voiture, bons de livraison et preuves de livraison, et repérer celles qui manquent
- Contrôler les signatures et relever toute réserve portée sur un document
- Relancer les documents manquants auprès des conducteurs et des sous-traitants
- Vérifier kilomètres, attentes, palettes et suppléments contre l’ordre de transport
- Comparer la prestation réalisée au tarif convenu et signaler les écarts
- Préparer la facture avec ses justificatifs et la déposer sur le circuit du client
- Suivre les rejets de facture, corriger le dossier administratif et redéposer
- Relancer les impayés selon votre séquence et mesurer le délai entre livraison et facturation
Le résultat attendu : Un délai livraison-facture qui se compte en jours, et un supplément facturé parce qu’il a été prouvé.
Ce dont elle est responsable
Les preuves de livraison, les suppléments à facturer, les factures déposées et les rejets.
Quand elle vous sollicite
- Un avoir, une remise ou l’abandon d’un supplément contesté
- Un rejet de facture répété par le même client
- Engager un recouvrement
Une journée avec Isabelle
8 h 00
Les transports livrés hier sont passés en revue : trois preuves manquent.
10 h 30
Les trois sont réclamées ; une réserve portée sur un bon part chez Myriam.
14 h 00
Onze factures sont préparées, justificatifs joints, et déposées.
17 h 30
Un rejet de portail est corrigé et redéposé le jour même.
Dans quels outils elle travaille
- Dashdoc
- Pennylane
- Sage
- Chorus Pro
Des logiciels reconnus, pas une liste de connexions promises. Ce que chacun laisse connecter est vérifié avant l’installation ; un outil n’est dit connecté qu’après un test de bout en bout.
Ce que nous mesurons, chaque mois
- Délai livraison-facture
- Preuves de livraison manquantes
- Suppléments facturés
- Rejets de facture et délai de correction
- Impayés relancés
Travaille surtout avec
- KarineResponsable du suivi clients
Supprimer les appels « où est mon camion » en donnant l’information avant qu’on la demande.
- MyriamGestionnaire des litiges, des réserves et de l’assurance
Instruire une réserve le jour où elle est portée, quand les preuves existent encore.
- BertrandChargé des cotations et du commerce
Répondre à une demande de transport dans l’heure, au prix de votre grille.
Le reste de l’équipe
Décrivez votre entreprise.
Nous analysons où le travail ralentit chez vous, et nous composons l’équipe qui le fera avancer.