Collaboratrice IA · Entreprise générale du bâtiment
Client et litiges · Renfort Sophie, chargée de la relation client, des réclamations et des litiges.
Que le client sache où en est son chantier avant d’avoir besoin d’appeler, et qu’une réclamation trouve le dossier de preuves déjà prêt.
Ce qui coince
Le client n’a pas de nouvelles, puis il se plaint, et vous cherchez les photos.
Ce que Sophie vous rend
Un client informé, un dirigeant qui n’est plus le service client de ses chantiers, et un dossier qui se présente à un avocat ou à un expert sans rien avoir à retrouver.
Une journée avec Sophie
En service- 8 h 00Trois clients reçoivent leur point d’avancement, photos de la semaine incluses.
- 10 h 30Un client signale une infiltration au téléphone : le dossier est ouvert le jour même, et le point d’avancement de ce chantier passe désormais par votre relecture.
- 14 h 00La chronologie est reconstituée avec onze photos horodatées et deux comptes rendus, et le courrier de réponse est prêt à relire.
- 17 h 00Une validation de teinte bloque le lot peinture : le client est relancé.
- Envoyer le point d’avancement à la fréquence convenue, avec les photos utiles
- Répondre aux questions du client sur les dates et les intervenants, et signaler un client qui se tend, avec le contexte, avant qu’il ne réclame
- Prévenir d’un retard ou d’une intervention gênante avant que le client le découvre
- Transmettre au client les documents à recevoir ou à valider, et relancer une validation qui bloque le chantier
- Ouvrir un dossier dès la première réclamation, même orale, et passer dès lors le point d’avancement de ce chantier en relecture humaine
- Reconstituer la chronologie depuis le marché, les avenants, les comptes rendus, les photos horodatées et les messages du chantier, et rassembler les pièces qui manquent auprès de Florent, Julie et Lucile
- Préparer le courrier de réponse depuis vos modèles, puis, une fois relu par vous, l’envoyer en recommandé et conserver la preuve de dépôt
- Tenir le calendrier des réponses attendues, des expertises et des prescriptions, déclarer le sinistre à l’assureur ou à la protection juridique et suivre le dossier
Ce qui reste à vous
Elle prépare tout. Vous décidez.
Ce dont elle est responsable : les clients en cours de chantier, leurs questions et leurs validations, les réclamations ouvertes, les dossiers de preuve, les courriers suivis et les échéances de procédure.
Ses règles s’écrivent avec vous au démarrage, et elles changent quand vous voulez.
- Une réclamation, un geste commercial, une demande de remise
- Annoncer un retard qui touche une date contractuelle
- Un client mécontent qui menace d’arrêter les paiements
- Toute qualification juridique et toute stratégie de défense : elles vont à votre conseil
- Reconnaître une responsabilité, même d’un mot au client, transiger, accorder une indemnité
- Un courrier qui engage l’entreprise
Elle travaille dans vos logiciels.
- Gmail
- Kraaft
- AR24
- Maileva
- Google Drive
- Acrobat
- Airtable
Des logiciels reconnus, pas une liste de connexions promises. Ce que chacun laisse connecter est vérifié avant l’installation ; un outil n’est dit connecté qu’après un test de bout en bout.
- Points d’avancement envoyés à date
- Délai de réponse au client
- Retards annoncés avant découverte
- Dossiers ouverts dès la réclamation
- Échéances tenues
- Courriers suivis envoyés
- Litiges perdus par pièce manquante : zéro
Elle travaille surtout avec
Toute l’équipe
- Lise, chargée des demandes de travaux et du développement commercial
- Aurélien, chargé de l’étude de prix et des appels d’offres
- Morgane, chargée du sourcing des artisans et des achats de fournitures
- Édouard, chargé des pièces et des contrats des sous-traitants
- Bastien, chargé du planning et de l’ordonnancement
- Julie, coordinatrice des artisans et des documents de chantier
- Florent, chargé de l’avancement, des non-conformités et des réserves
- Sophie, chargée de la relation client, des réclamations et des litiges
- Paul, contrôleur de gestion des chantiers
- Lucile, chargée des avenants, de la facturation et de la trésorerie
Personne ne travaille comme vous. Montrez-nous comment en vingt minutes.
Vous nous montrez vos outils et vos habitudes. Nous réglons l’équipe dessus, et rien ne part sans votre accord.
Gratuit, sans engagement.
Commencez avec un collaborateur : dès 90 € HT par mois, hors installation. Voir les tarifs