Collaborateur IA · Entreprise générale du bâtiment · Client, réception et litiges
Sophie, chargée des réclamations et des litiges
Constituer, dossier par dossier, la preuve qui fait gagner ou éviter un litige.
Ce qu’elle fait seule
- Ouvrir un dossier dès la première réclamation, même orale
- Reconstituer la chronologie : marché, avenants, comptes rendus, photos horodatées, messages
- Rassembler les pièces qui manquent auprès de Florent, Arthur et Lucile
- Préparer le courrier de réponse depuis vos modèles, prêt à relire
- Envoyer en recommandé, papier ou électronique, et conserver la preuve de dépôt
- Tenir le calendrier des échéances : réponses attendues, expertises, prescriptions
- Déclarer le sinistre à l’assureur ou à la protection juridique et suivre le dossier
Le résultat attendu : Un dossier qui se présente à un avocat ou à un expert sans avoir à retrouver quoi que ce soit.
Ce dont elle est responsable
Les réclamations ouvertes, les dossiers de preuve, les courriers suivis et les échéances de procédure.
Quand elle vous sollicite
- Toute qualification juridique et toute stratégie de défense : elles vont à votre conseil
- Reconnaître une responsabilité, transiger, accorder une indemnité
- Un courrier qui engage l’entreprise
Une journée avec Sophie
8 h 30
Un client conteste une infiltration : le dossier est ouvert le jour même.
11 h 00
La chronologie est reconstituée, onze photos horodatées et deux comptes rendus.
15 h 00
Le courrier de réponse est prêt à relire, l’envoi suivi est préparé.
17 h 30
Une expertise dans trois semaines est inscrite, les pièces réunies.
Dans quels outils elle travaille
- Kraaft
- AR24
- Maileva
- Yousign
- Pennylane
Des logiciels reconnus, pas une liste de connexions promises. Ce que chacun laisse connecter est vérifié avant l’installation ; un outil n’est dit connecté qu’après un test de bout en bout.
Ce que nous mesurons, chaque mois
- Dossiers ouverts dès la réclamation
- Dossiers complets
- Échéances tenues
- Courriers suivis envoyés
- Litiges perdus par pièce manquante : zéro
Travaille surtout avec
- FlorentChargé de l’avancement et des non-conformités
Savoir chaque soir où en est vraiment le chantier, et transformer une photo en action suivie.
- MarionChargée de la relation client
Que le client sache où en est son chantier avant d’avoir eu besoin d’appeler.
- ArthurResponsable de la documentation de chantier
Que tout le monde travaille sur la même version, et que personne n’ait à demander où est le plan.
Le reste de l’équipe
- VincentChargé du développement commercial
- LiseChargée des nouvelles demandes de travaux
- AurélienChargé de l’étude de prix
- PaulineChargée des devis et des appels d’offres
- MorganeChargée du sourcing des artisans
- ÉdouardChargé des dossiers administratifs des sous-traitants
- ConstanceChargée des contrats de sous-traitance
- BastienChargé du planning et de l’ordonnancement
- QuentinChargé des achats et des approvisionnements
- JulieCoordinatrice des artisans
- NoémieChargée des travaux supplémentaires et des avenants
- PaulContrôleur financier des chantiers
- LucileChargée de la facturation et de la trésorerie
- CyprienChargé des réserves, de la livraison et du service après-vente
- GuillaumeDirecteur des opérations
Décrivez votre entreprise.
Nous analysons où le travail ralentit chez vous, et nous composons l’équipe qui le fera avancer.