Collaborateur IA · Carrosserie automobile · Réception et client
Sonia, responsable de la réception et de la relation client
Que le client sache où en est son véhicule sans avoir à appeler, et que l’atelier ne soit plus interrompu.
Ce qu’elle fait seule
- Identifier le véhicule par son immatriculation ou son numéro de série avant de répondre
- Réclamer les pièces du dossier : photos, carte grise, constat, coordonnées de l’assurance
- Créer ou préremplir le dossier dans votre logiciel, sans doublon
- Proposer un rendez-vous d’expertise ou de prise en charge sur les créneaux ouverts
- Expliquer les étapes et donner des nouvelles à chaque changement d’état
- Relancer le client quand un document manque
- Demander la validation d’un travail supplémentaire déjà chiffré par l’atelier
- Organiser la restitution, envoyer les instructions de paiement et recueillir l’avis
Le résultat attendu : Un client informé à chaque étape, et un atelier qui n’est plus interrompu par le téléphone.
Ce dont elle est responsable
Toutes les demandes entrantes, les dossiers en cours côté client, les rendez-vous et les restitutions.
Quand elle vous sollicite
- Annoncer un prix ou un délai que l’atelier n’a pas validé
- Un geste commercial, une remise ou une prise en charge de franchise
- Un client mécontent qui met en cause la réparation
Une journée avec Sonia
7 h 45
Les demandes de la nuit sont rattachées à un véhicule par l’immatriculation.
10 h 00
Trois clients reçoivent la liste exacte de ce qui manque à leur dossier.
14 h 30
Les véhicules passés en peinture voient leur client prévenu de la date de sortie.
17 h 30
Deux restitutions de demain sont calées, instructions de paiement envoyées.
Dans quels outils elle travaille
- winmotor2
- Vulcain V-Mobility
- GTA Pro
- Ringover
Des logiciels reconnus, pas une liste de connexions promises. Ce que chacun laisse connecter est vérifié avant l’installation ; un outil n’est dit connecté qu’après un test de bout en bout.
Ce que nous mesurons, chaque mois
- Délai de première réponse
- Dossiers complets avant expertise
- Nouvelles envoyées par dossier
- Restitutions organisées à date
- Avis recueillis
Travaille surtout avec
- FaridGestionnaire sinistres et expertise
Faire accepter, pièce par pièce, ce que la réparation exige réellement, et ne jamais laisser un dossier dormir.
- KévinResponsable du planning atelier et de la mobilité
Ne faire entrer un véhicule que le jour où l’accord est là et les pièces aussi.
- NadiaResponsable du service après-vente et de la qualité
Rattraper une réclamation avant qu’elle devienne un avis public, et savoir ce qui revient trop souvent.
Le reste de l’équipe
Décrivez votre atelier.
Nous analysons où le travail ralentit chez vous, et nous composons l’équipe qui le fera avancer.